ブレインダンプを次のアクションに変える

コミットメントを表すステータスを選択します。

受信箱にはまだ考える必要があるものが入っています：「窓際の読書コーナー」。「次のアクション」には、すぐに取り組める作業が入っています：「窓の横のスペースを測定する」。スケジュール済みは、計画することにした作業です：「棚のスケッチを承認する」。時間の合意がある場合は、実際の日付を別途追加します。

外部からの反応や結果を記録する「待機中」は、「大工のスケッチを受け取る」のように使用します。誰や何を待っているのかを説明する任意のテキストを追加することもできます。「いつか」は、「後で大きな本棚を探検する」のように、後で見直したいアイデアを保持します。これら5つの選択肢は、異なるタイミングで何を確認するかを決めるのに役立ちます。

タスク、リスト、プロジェクト、エリアにはそれぞれ独自のステータスがあります。習慣やスペースは他の目的で使用され、この分類を使用しません。プロジェクトのステータスは、その子タスクのステータスを変更しません。認識された分類がない既存のレコードはInboxで開始されるため、最初のInboxにはすでに作成した計画を含めることができます。

1つのアイデアを役立つ次のアクションに変える

整理の過程で、受信トレイから読書コーナーのアイデアを開きます。それがいくつかのステップを伴う結果を表す場合、その結果をプロジェクト内に保持し、「窓のそばのスペースを測る」といったタスクを作成または選択します。タスクが実行可能になったら次のアクションを設定します。プロジェクト自身の状況は独立して見直します。

測定を行った後、「大工のスケッチを受け取る」を『待機中』として作成することがあります。スケッチが届いたら、「棚のスケッチを承認する」が別個の実行可能または予定されたアクションになることがあります。ステータスはそれらの記録に関するあなたの判断を表しており、記録をステータス間で移動させても次のタスクは自動的には作成されません。

GTDと一緒に、日付、タグ、優先度、スペース、階層を引き続き使用できます。ワークタグと次のアクションを組み合わせることで、複数のプロジェクトにわたる実行可能なプロフェッショナルワークのスマートフィルターを作成できます。

タイミングと完了を別々に設定する

特定の日時に行う必要がある場合は、日付とリマインダーを設定します。「予定あり」というステータスだけでは、日付は設定されません。「待機中」に自分で状況を確認するためのリマインダーを付けることも、「次のアクション」を実行日を決めるまで日付なしにしておくこともできます。

分類を変更するには、保存された行の［ステータス］メニューを使用するか、「整理 → ステータス」を編集して保存します。完了したレコードは、再分類しても完了のままです。GTDをオフにすると、保存されたステータスが保持され、通常の［すべて］ビューに戻るため、その他の計画は引き続き使用可能です。

異なる決定のために、明確化とレビューを使用します

明確化は、意思決定が必要な受信トレイのレコードから始まります。レビューは、すでに分類されたレコードを再確認します。ステータスタブの［レビュー］をそのカテゴリで使用するか、または［すべての項目 → 項目をレビュー］を使用して、保存されたコミットメント全体を広く確認します。

編集ステップは「保存」の後に進みます。「スキップ」は保存されたレコードを変更せずにそのままにします。受信トレイの外にあるプロジェクトやエリアは、その詳細を開くことで結果、内容、および次のアクションを確認できます。「次へ」を選択すると、そのレビューのステップを承認したことになります。子タスクを単独で保存しても、プロジェクトのレビューは承認されません。

完全なレビューを閉じると、そのレビューコンテキスト内の進行状況は保持されます。続けたい場合は、同じスペースと範囲を「レビューの継続」で再度開きます。週次通知は「アナリティクス」を開きます。計画に関して意思決定する準備ができたら、ワークフロー内でこのGTDレビューを開始してください。

読書コーナーの計画を作成します

「読書コーナーを作る」というプロジェクトから始めます。「窓の横のスペースを測る」「ランプを選ぶ」「選んだ棚を購入する」などのタスクを追加します。買う必要があるものは買い物リストにまとめられます。家のことをまとめて管理するなら、このプロジェクトを「家庭」エリアに入れます。

各レベルは異なる質問に答えます。タスクは何をすべきかを示します。リストは関連する行動をまとめます。プロジェクトは達成したい結果の名前です。エリアはその結果を、他の家事の責任と並んで恒久的に置く場所を提供します。

「ランプを買う」を単独のタスクとして保持することも、プロジェクトなしで短い買い物リストを作ることもできます。作業を快適に見つけてレビューできる十分な構造を選んでください。

レコードがどこに属し、何を含むかを選択してください

タスクは、親としてリスト、プロジェクト、またはエリアを持つことができます。リストはプロジェクトまたはエリアに属することができ、プロジェクトはエリアに属することができます。そのため、別のリストを作成する必要がない場合は、タスクを直接プロジェクトに追加することができます。

「親」または「追加先」は、編集中のレコードがどこに属するかを示します。「リンク済み」は逆方向に機能します。リスト、プロジェクト、またはエリアを編集中に、その中に含めたい既存のレコードを選択します。リストはタスクをサポートし、プロジェクトはタスクとリストをサポートし、エリアはタスク、リスト、およびプロジェクトをサポートします。

スマートフィルターは、同じコンテナに自動的に一致するコンテンツを追加することができます。スペースは、ホームから仕事などコンテキストを切り替えたときに、階層全体から関連するレコードを表示することができます。これらのオプションは、同じレコードのコピーを必要とするのではなく、構造を補完します。

タスク、リスト、プロジェクト、エリア、習慣にはファイル、写真、リンクを添付できます。項目の編集では、添付 がプレビュー付きの 添付済み に変わり、削除ボタンは各行の横に表示されます。場所は資料の下に小さな地図で表示され、必要に応じて全画面で開けます。 資料は編集画面または項目の詳細から開けます。 “添付”で、位置リマインダーのタイトルにある“到着時”または“出発時”をタップして、いつ通知を受け取るかを選択します。 “到着時”がデフォルトで選択されています。保存すると、その選択が保持されます。通知と位置情報の許可は引き続き適用されます。

コンテナ全体を変更する前に内容を確認してください。

コンテナを完了すると、その子項目も完了します。読書コーナーが完成したときなど、全体の成果ができあがった場合に使いましょう。「選んだ棚を購入する」だけが終わったなら、プロジェクト全体ではなく、そのタスクを完了にします。

削除および復元も保存された階層に従います。削除されたアイテムは復元のための関係を保持するため、削除または復元する前にコンテナとその内容を確認してください。自動的に一致したスマートコンテンツと手動でリンクされた子アイテムではメンバーシップのルールが異なります。スマートガイドで確認方法が説明されています。

セッションは、タスク、リスト、プロジェクト、またはエリアに対して時間を記録できます。セッションの停止は、プロジェクトやそのタスクを完了せずに時間追跡を終了します。これは、より大きな計画の一部に取り組み、後で続ける場合に便利です。