Förvandla en hjärndump till nästa åtgärd

Välj status som beskriver åtagandet

Inkorgen innehåller något du fortfarande behöver fundera på: "Ett läshörn vid fönstret". Nästa åtgärder innehåller arbete du är redo att göra: "Mät utrymmet bredvid fönstret". Schemalagt beskriver arbete du har valt att planera: "Godkänn hyllskissen". Lägg till det faktiska datumet separat när det finns en tidsöverenskommelse.

Väntar på registrerar ett externt svar eller resultat, till exempel "Ta emot snickarens skiss". Du kan lägga till valfri text som förklarar vem eller vad du väntar på. Någon dag behåller en idé du vill återkomma till, till exempel "Utforska en större bokhylla senare". Dessa fem val hjälper dig att bestämma vad du ska granska vid olika tidpunkter.

Uppgifter, Listor, Projekt och Områden har alla sin egen status. Vanor och Utrymmen tjänar andra syften och använder inte denna klassificering. Ett projekts status ändrar inte dess underliggande uppgifters status. Befintliga registreringar utan en erkänd klassificering börjar i Inkorgen, så din första inkorg kan innehålla planer du redan skapat.

Förvandla en idé till en användbar nästa åtgärd

Öppna idéen om läshörnan från Inkorgen under Klargör. Om den representerar ett resultat med flera steg, behåll det resultatet i ett Projekt och skapa eller välj en Uppgift, till exempel "Mät utrymmet bredvid fönstret". Ge Uppgiften Nästa Åtgärder när den är redo att utföras. Granska Projektets egen status självständigt.

Efter att ha tagit mått kanske du skapar "Ta emot snickarens skiss" som Väntar På. När skissen anländer kan "Godkänn hyllskissen" bli en separat redo eller schemalagd åtgärd. Statusarna beskriver dina beslut om dessa poster; att flytta en post mellan dem skapar inte nästa Uppgift åt dig.

Du kan fortfarande använda datum, taggar, prioriteringar, Spaces och hierarkin tillsammans med GTD. En arbetstag tillsammans med Nästa Åtgärder kan bilda ett Smarts filter för handlingsbart professionellt arbete över flera Projekt.

Ställ in tidpunkt och slutförande separat

Välj ett datum och en påminnelse när ett åtagande tillhör en viss tid. Schemalagt ger i sig inget datum. Väntar På kan ha en påminnelse för din egen uppföljning, och Nästa Åtgärder kan förbli odaterade tills du bestämmer när du ska agera.

För att ändra klassificering, använd en sparad radens Status-meny eller redigera Organisera → Status och Spara. En slutförd post förblir slutförd när du omklassificerar den. Att stänga av GTD bevarar sparade statusar och återgår till den vanliga Alla-vyn, så resten av din planering förblir användbar.

Använd förtydligande och granskning för olika beslut

Förtydligande börjar med Inkorgsposter som behöver ett beslut. Granskning återbesöker de poster som redan är klassificerade. Använd en statusfliks Granska för den kategorin, eller Alla objekt → Granska objekt för att arbeta mer brett genom sparade åtaganden.

Ett redigeringssteg går vidare efter Spara; Hoppa över behåller den sparade posten oförändrad. Ett Projekt eller Område utanför Inkorgen öppnar dess detaljer så att du kan granska resultatet, innehållet och Nästa Åtgärder. Välj Nästa för att bekräfta det här granskningssteget. Att bara spara en barnuppgift bekräftar inte Projektets granskning.

Att stänga en fullständig granskning behåller framsteg i det granskningssammanhanget. Öppna samma Utrymme och omfattning igen via Fortsätt granskning när du vill fortsätta. Den veckovisa notifikationen öppnar Analys; starta denna GTD granskning i Workflow när du är redo att fatta beslut om dina planer.

Skapa en läshörneplan

Börja med ett projekt som kallas "Skapa en läshörna". Lägg till uppgifter som "Mät utrymmet vid fönstret", "Välj en lampa" och "Köp den valda hyllan". En inköpslista kan innehålla de saker du behöver köpa. Om du organiserar hushållssysslor tillsammans, placera projektet i ett Hemområde.

Varje nivå svarar på en annan fråga. Uppgiften säger vad du ska göra. Listan håller relaterade åtgärder tillsammans. Projektet namnger det resultat du vill uppnå. Området ger det resultatet ett bestående hem tillsammans med andra hushållssysslor.

Du kan också behålla "Köp en lampa" som en fristående uppgift eller göra en kort inköpslista utan ett projekt. Välj tillräckligt med struktur för att hitta och granska arbetet bekvämt.

Välj var en post hör hemma och vad den innehåller

En uppgift kan ha en lista, ett projekt eller ett område som sin överordnade. En lista kan tillhöra ett projekt eller område; ett projekt kan tillhöra ett område. Du kan därför lägga till en uppgift direkt till ett projekt när en separat lista inte skulle vara till hjälp.

Överordnad eller Lägg till beskriver var posten du redigerar hör hemma. Länkad fungerar i motsatt riktning: när du redigerar en lista, ett projekt eller ett område, välj de befintliga posterna du vill att den ska innehålla. En lista stödjer uppgifter, ett projekt stödjer uppgifter och listor, och ett område stödjer uppgifter, listor och projekt.

Smarta filter kan automatiskt lägga till matchande innehåll i dessa samma behållare. Ett Utrymme kan visa relaterade poster från hela hierarkin när du byter kontext, till exempel från hem till arbete. Dessa alternativ kompletterar strukturen istället för att kräva kopior av samma poster.

Uppgifter, listor, projekt, områden och vanor stöder filer, foton och länkar. I redigeraren blir Bifoga till Bifogat med förhandsvisningar; ta bort-knappen finns bredvid varje rad. Platsen visas under materialet med en liten karta som kan öppnas i helskärm. Öppna material i redigeraren eller i postens detaljer. I “Bifoga” trycker du på “Ankomst” eller “Avfärd” i rubriken för platspåminnelse för att välja när du vill meddelas. “Ankomst” är valt som standard. Spara behåller det valet; meddelanden och platsbehörigheter gäller fortfarande.

Kontrollera innehållet innan du ändrar hela behållaren

Att slutföra en behållare slutför också dess barnposter. Använd den åtgärden när hela resultatet är klart, till exempel efter att läshörnan är redo. När endast "Köp den valda hyllan" är gjort, slutför den uppgiften istället för projektet.

Borttagning och återställning följer också den lagrade hierarkin. Borttagna behåller relationer för återställning, så kontrollera behållaren och dess innehåll innan du tar bort eller återställer det. Automatiskt matchat smart innehåll och manuellt länkade underordnade har olika medlemskapsregler; den smarta guiden förklarar hur man kontrollerar dem.

En session låter dig registrera tid mot en uppgift, lista, projekt eller område. Stoppa session avslutar den tidsregistreringen utan att slutföra projektet eller dess uppgifter. Detta är användbart när du har arbetat med en del av en större plan och kommer att fortsätta senare.