ब्रेन डंप को अगली कार्रवाई में बदलें

उस स्थिति का चयन करें जो प्रतिबद्धता का वर्णन करती हो

इनबॉक्स में कुछ ऐसा रखा है जिसे आपको अभी भी विचार करना है: “खिड़की के पास पढ़ने का कोना”। अगले कार्य (Next Actions) में वह काम रखा है जिसे आप करने के लिए तैयार हैं: “खिड़की के पास जगह मापें”। अनुसूचित (Scheduled) उस काम का वर्णन करता है जिसे आपने योजना बनाने के लिए चुना है: “शेल्फ़ की स्केच को अनुमोदित करें”। जब समय के लिए कोई सहमति हो तो वास्तविक तारीख अलग से जोड़ें।

रिकॉर्ड के लिए बाहरी प्रतिक्रिया या परिणाम की प्रतीक्षा करना, जैसे “बढ़ई की स्केच प्राप्त करें”। आप इस बारे में वैकल्पिक टेक्स्ट जोड़ सकते हैं कि आप किसके या किस चीज़ के लिए प्रतीक्षा कर रहे हैं। 'Someday' उस विचार को रखता है जिसे आप बाद में पुनः देखना चाहते हैं, जैसे “बड़ी बुकशेल्फ़ बाद में देखें”। ये पांच विकल्प आपको विभिन्न समयों पर क्या जांचना है, यह तय करने में मदद करते हैं।

कार्य, सूचियाँ, परियोजनाएँ और क्षेत्र प्रत्येक की अपनी स्थिति होती है। आदतें और स्थान अन्य उद्देश्यों की सेवा करते हैं और इस वर्गीकरण का उपयोग नहीं करते। एक परियोजना की स्थिति उसके बच्चे कार्यों की स्थिति को बदलती नहीं है। मान्यता प्राप्त वर्गीकरण के बिना मौजूद रिकॉर्ड इनबॉक्स में शुरू होते हैं, इसलिए आपका पहला इनबॉक्स पहले से बनाए गए योजनाओं को शामिल कर सकता है।

एक विचार को उपयोगी आगामी कार्रवाई में बदलें

क्लैरिफाई के दौरान इनबॉक्स से रीडिंग-कार्नर के आइडिया को खोलें। यदि यह कई चरणों वाले किसी परिणाम का प्रतिनिधित्व करता है, तो उस परिणाम को एक प्रोजेक्ट में रखें और एक टास्क बनाएं या चुनें जैसे कि “खिड़की के पास जगह को मापें”। जब टास्क करने के लिए तैयार हो, तो उसे नेक्स्ट एक्शंस दें। प्रोजेक्ट की अपनी स्थिति को स्वतंत्र रूप से समीक्षा करें।

माप लेने के बाद, आप “कारपेंटर का स्केच प्राप्त करें” को वेटिंग फॉर के रूप में बना सकते हैं। जब स्केच आ जाए, तो “शेल्फ स्केच को मंजूरी दें” एक अलग तैयार या निर्धारित कार्य बन सकता है। स्थिति उन रिकॉर्ड्स के बारे में आपके निर्णय का वर्णन करती है; उन्हें उनके बीच स्थानांतरित करना आपके लिए अगला टास्क तैयार नहीं करता।

आप अब भी तारीखें, टैग, प्राथमिकताएं, स्पेस और पदानुक्रम GTD के साथ उपयोग कर सकते हैं। एक कार्य टैग और नेक्स्ट एक्शन कई प्रोजेक्ट्स में व्यावसायिक कार्य के लिए एक स्मार्ट फ़िल्टर बना सकते हैं।

समय और पूर्णता को अलग-अलग सेट करें

जब कोई प्रतिबद्धता किसी विशेष समय से संबंधित हो, तो तारीख और रिमाइंडर चुनें। शेड्यूल स्वयं कोई तारीख नहीं देता। वेटिंग फॉर के लिए आप अपने फॉलो-अप के लिए रिमाइंडर रख सकते हैं, और नेक्स्ट एक्शन तब तक बिना तारीख के रह सकते हैं जब तक आप यह निर्णय न लें कि कब कार्य करना है।

श्रेणी बदलने के लिए, एक सहेजे गए रो के Status मेनू का उपयोग करें या Organise → Status और Save को संपादित करें। एक पूर्ण रिकॉर्ड पुनः वर्गीकृत करने पर भी पूर्ण रहता है। GTD को बंद करने से सहेजे गए स्टेटस बनाए रहते हैं और सामान्य All दृश्य में वापसी होती है, ताकि आपकी बाकी योजना उपयोग में बनी रहे।

विभिन्न निर्णयों के लिए स्पष्टता और समीक्षा का उपयोग करें

स्पष्टीकरण उन इनबॉक्स रिकॉर्डों से शुरू होता है जिन्हें निर्णय की आवश्यकता होती है। समीक्षा उन रिकॉर्डों को दोबारा देखती है जो पहले ही वर्गीकृत हो चुके हैं। उस श्रेणी के लिए स्टेटस टैब में Review का उपयोग करें, या All items → Review items का उपयोग करके सहेजे गए कमिटमेंट्स के माध्यम से व्यापक रूप से कार्य करें।

एक संपादक चरण 'सहेजें' के बाद आगे बढ़ता है; 'छोड़ें' से सहेजी गई रिकॉर्ड अपरिवर्तित रहती है। इनबॉक्स के बाहर कोई प्रोजेक्ट या क्षेत्र इसके विवरण को खोलता है ताकि आप परिणाम, सामग्री और अगले कार्यों की जांच कर सकें। इसे स्वीकार करने के लिए 'अगला' चुनें। केवल एक बच्चे के कार्य को सहेजना प्रोजेक्ट की समीक्षा को स्वीकार नहीं करता।

पूर्ण समीक्षा को बंद करने पर उस समीक्षा संदर्भ में प्रगति बनी रहती है। जब आप जारी रखना चाहते हैं, तो उसी स्पेस और स्कोप को 'समीक्षा जारी रखें' के माध्यम से फिर से खोलें। साप्ताहिक सूचना Analytics खोलती है; जब आप अपनी योजनाओं के निर्णय लेने के लिए तैयार हों, तो इसे Workflow के अंदर GTD समीक्षा शुरू करें।

पढ़ाई कोने की योजना बनाएं

"एक प्रोजेक्ट शुरू करें जिसका नाम "पढ़ने का कोना सेट करें" हो। इसमें "खिड़की के पास जगह मापें", "लैम्प चुनें" और "चुनी हुईShelf खरीदें" जैसी टास्क जोड़ें। खरीदारी सूची में वे वस्त्र रख सकते हैं जिन्हें आपको खरीदना है। यदि आप घरेलू जिम्मेदारियों को एक साथ व्यवस्थित करते हैं, तो प्रोजेक्ट को होम एरिया में रखें।

प्रत्येक स्तर एक अलग सवाल का उत्तर देता है। टास्क बताता है कि क्या करना है। लिस्ट संबंधित कार्यों को एक साथ रखती है। प्रोजेक्ट उस परिणाम का नाम बताता है जिसे आप चाहते हैं। एरिया उस परिणाम को अन्य घरेलू जिम्मेदारियों के साथ स्थायी रूप से स्थान देता है।

आप "लैंप खरीदें" को एक स्वतंत्र टास्क के रूप में भी रख सकते हैं या बिना प्रोजेक्ट के एक छोटा शॉपिंग लिस्ट बना सकते हैं। इतना पर्याप्त संरचना चुनें कि आप काम को आसानी से ढूंढ और समीक्षा कर सकें।

निर्दिष्ट करें कि एक रिकॉर्ड किस स्थान पर आता है और इसमें क्या होता है

एक कार्य (Task) का एक लिस्ट, प्रोजेक्ट, या एरिया माता-पिता (Parent) हो सकता है। एक लिस्ट किसी प्रोजेक्ट या एरिया की हो सकती है; एक प्रोजेक्ट किसी एरिया की हो सकती है। इसलिए जब एक अलग लिस्ट मदद नहीं करे, आप सीधे किसी प्रोजेक्ट में एक कार्य जोड़ सकते हैं।

Parent या Add to यह बताता है कि आप जिस रिकॉर्ड को संपादित कर रहे हैं वह कहां संबंधित है। Linked विपरीत दिशा में काम करता है: जब आप लिस्ट, प्रोजेक्ट, या एरिया संपादित कर रहे हों, तो उन मौजूदा रिकॉर्ड्स का चयन करें जिन्हें आप इसमें शामिल करना चाहते हैं। एक लिस्ट कार्यों का समर्थन करती है, एक प्रोजेक्ट कार्यों और लिस्ट का समर्थन करता है, और एक एरिया कार्यों, लिस्ट और प्रोजेक्ट्स का समर्थन करता है।

स्मार्ट फ़िल्टर स्वचालित रूप से मेल खाने वाली सामग्री को इन्हीं कंटेनरों में जोड़ सकते हैं। जब आप संदर्भ बदलते हैं, जैसे घर से कार्य स्थल पर, तो एक स्पेस पूरे पदानुक्रम से संबंधित रिकॉर्ड दिखा सकता है। ये विकल्प संरचना को पूरा करते हैं बजाय इसके कि समान रिकॉर्ड की प्रतियां बनाई जाएं।

कार्य, सूचियाँ, प्रोजेक्ट, क्षेत्र और आदतें फ़ाइल, फ़ोटो और लिंक का समर्थन करते हैं। आइटम संपादक में संलग्न करें प्रीव्यू के साथ संलग्न बन जाता है; हटाने का बटन हर पंक्ति के पास है। स्थान सामग्री के नीचे छोटे मानचित्र के साथ है, जिसे चाहें तो पूरी स्क्रीन में खोल सकते हैं। सामग्री को संपादक या आइटम के विवरण से खोलें। “संलग्न करें” में, सूचित होने का समय चुनने के लिए स्थान अनुस्मारक शीर्षक में “पहुँचने पर” या “निकलने पर” पर टैप करें। “पहुँचने पर” डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित है। सहेजें वह विकल्प रखता है; अधिसूचना और स्थान अनुमतियाँ अभी भी लागू हैं।

पूरे कंटेनर को बदलने से पहले सामग्री की जाँच करें

किसी कंटेनर को पूरा करने से उसके बच्चे रिकॉर्ड भी पूरे हो जाते हैं। इस क्रिया का उपयोग तब करें जब पूरा परिणाम तैयार हो गया हो, जैसे कि पढ़ने का कोना तैयार होने के बाद। जब केवल "चुनी हुई Shelf खरीदें" पूरी हो जाए, तो प्रोजेक्ट को पूरा करने के बजाय उस टास्क को पूरा करें।

विलोपन और पुनर्प्राप्ति भी संग्रहीत पदानुक्रम का पालन करते हैं। विलोपित आइटम पुनर्प्राप्ति के लिए संबंध बनाए रखते हैं, इसलिए इसे हटाने या पुनर्स्थापित करने से पहले कंटेनर और इसकी सामग्री की जाँच करें। स्वचालित रूप से मेल खाने वाली स्मार्ट सामग्री और मैन्युअल रूप से लिंक किए गए बच्चों के अलग सदस्यता नियम होते हैं; स्मार्ट गाइड बताता है कि उन्हें कैसे जांचें।

एक सेशन आपको किसी टास्क, सूची, प्रोजेक्ट या क्षेत्र के खिलाफ समय रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है। 'स्टॉप सेशन' उस समय ट्रैकिंग को समाप्त कर देता है बिना प्रोजेक्ट या उसके टास्क को पूरा किए। यह तब उपयोगी होता है जब आपने एक बड़े योजना के हिस्से पर काम किया हो और बाद में जारी रखना हो।