Transforme um dump cerebral numa próxima ação

Escolha o estado que descreve o compromisso

A Caixa de entrada contém algo que ainda precisa de refletir: “Um canto de leitura junto à janela”. Próximas Ações contém trabalho que está pronto para executar: “Medir o espaço ao lado da janela”. Agendado descreve o trabalho que escolheu planear: “Aprovar o esboço da prateleira”. Adicione a data real separadamente quando houver um acordo de horário.

À espera de registos de uma resposta ou resultado externo, como “Receber o esboço do carpinteiro”. Pode adicionar texto opcional explicando de quem ou do quê está à espera. Algum dia guarda uma ideia que quer revisitar, como “Explorar uma estante maior mais tarde”. Estas cinco escolhas ajudam-no a decidir o que inspecionar em diferentes momentos.

Tarefas, Listas, Projetos e Áreas têm cada um o seu próprio estado. Hábitos e Espaços servem outros propósitos e não usam esta classificação. O estado de um Projeto não altera os estados das suas Tarefas secundárias. Registos existentes sem uma classificação reconhecida começam em Caixa de Entrada, por isso a sua primeira Caixa de Entrada pode incluir planos que já criou.

Transformar uma ideia numa próxima ação útil

Abra a ideia do cantinho de leitura da Caixa de Entrada durante a Clarificação. Se representar um resultado com várias etapas, mantenha esse resultado num Projeto e crie ou escolha uma Tarefa, como “Medir o espaço junto à janela”. Atribua Next Actions à Tarefa quando estiver pronta para executar. Reveja o estado do próprio Projeto independentemente.

Após tirar as medidas, pode criar “Receber o esboço do carpinteiro” como À Espera. Quando o esboço chegar, “Aprovar o esboço da prateleira” pode tornar-se uma ação pronta ou agendada separada. Os estados descrevem as suas decisões sobre esses registos; mover um registo entre eles não cria automaticamente a próxima Tarefa para si.

Pode ainda utilizar datas, etiquetas, prioridades, Espaços e a hierarquia juntamente com GTD. Uma etiqueta de trabalho mais Próximas Ações pode formar um filtro Inteligente para trabalho profissional acionável através de vários Projetos.

Defina o tempo e a conclusão separadamente

Escolha uma data e um lembrete quando um compromisso pertencer a um horário específico. Agendado por si só não fornece nenhuma data. Aguardando Pode ter um lembrete para o seu próprio seguimento, e Próximas Ações podem permanecer sem data até que decida quando agir.

Para alterar a classificação, utilize o menu Estado de uma linha guardada ou edite Organizar → Estado e Guardar. Um registo concluído mantém-se concluído quando o reclassifica. Desligar GTD preserva os estados guardados e devolve a vista normal Todos, para que o resto do seu planeamento continue utilizável.

Use clarificação e revisão para decisões diferentes.

Clarificar começa com os registos da Caixa de Entrada que precisam de uma decisão. Revisar volta aos registos já classificados. Utilize a aba de Estado → Revisão para essa categoria, ou Todos os itens → Revisar itens para trabalhar de forma mais abrangente através dos compromissos guardados.

Um passo de edição avança após Guardar; Pular mantém o registo guardado inalterado. Um Projeto ou Área fora da Caixa de Entrada abre os seus detalhes para que possa inspecionar o resultado, conteúdos e Próximas Ações. Escolha Seguinte para reconhecer esse passo de revisão. Guardar apenas uma Tarefa filha não reconhece a revisão do Projeto.

Fechar uma revisão completa retém o progresso nesse contexto de revisão. Reabra o mesmo Espaço e âmbito através de Continuar revisão quando quiser continuar. A notificação semanal abre a Análise; inicie esta revisão GTD dentro do Workflow quando estiver pronto para tomar decisões sobre os seus planos.

Cria um plano para o canto de leitura

Comece com um Projeto chamado “Montar um canto de leitura”. Adicione Tarefas como “Medir o espaço ao lado da janela”, “Escolher uma lâmpada” e “Comprar a estante escolhida”. Uma Lista de Compras pode conter os itens que precisa de comprar. Se organizar responsabilidades domésticas em conjunto, coloque o Projeto numa Área de Casa.

Cada nível responde a uma pergunta diferente. A Tarefa diz-lhe o que fazer. A Lista mantém ações relacionadas juntas. O Projeto dá nome ao resultado que pretende. A Área dá a esse resultado um lugar duradouro juntamente com outras responsabilidades domésticas.

Pode também manter “Comprar uma lâmpada” como uma Tarefa independente ou criar uma Lista de Compras curta sem um Projeto. Escolha estrutura suficiente para encontrar e rever o trabalho confortavelmente.

Escolha a que pertence um registo e o que contém

Uma Tarefa pode ter uma Lista, Projeto ou Área como sua principal. Uma Lista pode pertencer a um Projeto ou Área; um Projeto pode pertencer a uma Área. Pode portanto adicionar uma Tarefa diretamente a um Projeto quando uma Lista separada não seria útil.

Pai ou Adicionar a descreve a que pertence o registo que está a editar. Ligado funciona na outra direção: ao editar uma Lista, Projeto ou Área, selecione os registos existentes que deseja que contenha. Uma Lista suporta Tarefas, um Projeto suporta Tarefas e Listas, e uma Área suporta Tarefas, Listas e Projetos.

Os filtros inteligentes podem adicionar automaticamente conteúdos correspondentes a esses mesmos recipientes. Um Espaço pode mostrar registos relacionados de toda a hierarquia quando muda de contexto, como de casa para o trabalho. Estas opções complementam a estrutura em vez de exigir cópias dos mesmos registos.

Tarefas, listas, projetos, áreas e hábitos aceitam ficheiros, fotografias e ligações. No editor, Anexar passa a Anexado com pré-visualizações; o botão de remover fica ao lado de cada linha. A localização fica abaixo dos materiais, com um pequeno mapa que pode abrir em ecrã inteiro. Abra os materiais no editor ou nos detalhes do registo. Em “Anexar” , toque em “Chegada” ou “Saída” no título do lembrete de localização para escolher quando ser notificado. “Chegada” está selecionado por defeito. Guardar mantém essa escolha; as permissões de notificação e localização ainda se aplicam.

Verifique o conteúdo antes de alterar todo o recipiente

Completar um recipiente também completa os seus registos filhos. Use essa ação quando o resultado completo estiver terminado, como depois de o canto de leitura estar pronto. Quando apenas “Comprar a estante escolhida” estiver concluído, complete essa Tarefa em vez do Projeto.

A eliminação e recuperação também seguem a hierarquia armazenada. O item eliminado mantém relações para recuperação, por isso inspecione o recipiente e o seu conteúdo antes de o eliminar ou restaurar. Conteúdos inteligentes correspondidos automaticamente e filhos ligados manualmente têm regras de pertença diferentes; o guia inteligente explica como verificar estas regras.

Uma Sessão permite registar tempo relativamente a uma Tarefa, Lista, Projeto ou Área. Parar Sessão termina esse acompanhamento de tempo sem concluir o Projeto ou as suas Tarefas. Isto é útil quando trabalhou numa parte de um plano maior e vai continuar mais tarde.