將大腦轉儲變成下一個行動

選擇描述承諾的狀態

收件箱包含你還需要思考的事項：「窗邊的閱讀角落」。下一步行動包含你已經準備好執行的工作：「測量窗邊的空間」。已排程描述你選擇計畫的工作：「批准書架草圖」。當有具體時間協議時，請另行加入實際日期。

「等待」記錄外部的回應或結果，例如「收到木匠的草圖」。你可以加入選擇性文字來說明你在等待誰或什麼。「某天」則保留你想再次探討的想法，例如「以後再探索更大的書櫃」。這五個選擇可以幫助你決定在不同時間檢視什麼。

任務、清單、專案和領域各自有自己的狀態。習慣和空間有其他用途，並不使用這種分類。專案的狀態不會改變其子任務的狀態。沒有被識別分類的現有紀錄會以收件箱開始，因此你的第一個收件箱可以包含你已經建立的計劃。

將一個想法轉化為有用的下一個行動

在澄清階段，從收件箱打開閱讀角落的想法。如果它代表一個包含多個步驟的結果，將該結果保留在專案中，並創建或選擇一個任務，例如“測量窗戶旁的空間”。當任務準備好執行時，給予其下一步行動。獨立審查專案的自身狀態。

在測量完成後，你可能會將“收到木匠的草圖”作為等待中。草圖到達後，“批准書架草圖”可以成為一個單獨的已就緒或已安排行動。這些狀態描述了你對那些紀錄的決策；將紀錄在它們之間移動並不會為你生成下一個任務。

你仍然可以在 GTD 旁邊使用日期、標籤、優先順序、工作區以及層級結構。工作標籤加上下一步行動可以形成一個智慧篩選，讓你在多個專案中管理可執行的專業工作。

分別設定時間與完成日期

當承諾屬於特定時間時，選擇日期與提醒。單純的排程本身不提供日期。等候中可以設定提醒以便自己跟進，而下一步行動可以保持未設定日期，直到你決定何時執行。

要更改分類，請使用已保存列的「狀態」選單或編輯「組織 → 狀態並保存」。完成的記錄在重新分類時仍保持已完成狀態。關閉 GTD 可保留已保存的狀態，並返回普通的「所有項目」視圖，因此您其餘的計劃仍然可以使用。

對不同的決策使用澄清和審查。

澄清從需要決策的收件箱記錄開始。審查則重新檢視已分類的記錄。使用分類標籤中的「審查」來查看該類別，或使用「所有項目 → 審查項目」以更廣泛地處理已保存的承諾。

在編輯器中，儲存後會進行下一步；選擇跳過則會保留已儲存的記錄不變。收件箱之外的專案或區域會打開其詳細資訊，以便你檢查結果、內容及後續行動。選擇「下一步」以確認該審查步驟。單獨儲存子任務並不表示確認了專案的審查。

關閉完整審查可以保留該審查情境中的進度。當你想繼續時，可以通過「繼續審查」重新打開相同的空間和範圍。每週通知會打開分析頁面；當你準備好對計劃做決策時，在工作流程內開始此GTD審查。

建立一個閱讀角落計劃

從名為「設置閱讀角落」的專案開始。新增任務，例如「測量窗邊的空間」、「選擇一盞燈」以及「購買選定的書架」。購物清單可以列出你需要購買的物品。如果你將家庭責任一同規劃，請將專案放在家庭區域中。

每個層級回答不同的問題。任務告訴你該做什麼。清單將相關行動集中在一起。專案命名你想要的結果。區域讓這個結果與其他家務責任共同擁有一個長期的歸屬。

你也可以將「購買燈具」保留為單獨的任務，或在沒有專案的情況下建立一個短的購物清單。選擇足夠的結構，以便舒適地找到和檢視工作。

選擇記錄所屬的位置及其內容

任務可以設置清單、專案或領域作為其父項。清單可以屬於專案或領域；專案可以屬於領域。因此，當單獨的清單無法提供幫助時，您可以將任務直接添加到專案中。

「父項」或「添加到」描述您正在編輯的記錄所屬的位置。「關聯」則是相反方向的操作：在編輯清單、專案或領域時，選擇您希望其包含的現有記錄。清單支援任務，專案支援任務和清單，領域支援任務、清單和專案。

智慧篩選器可以自動將符合條件的內容加入相同的容器中。當你切換情境時，例如從「家」切換到「工作」，空間可以顯示跨層級的相關紀錄。這些選項是對結構的補充，而不需要重複相同的紀錄。

任務、列表、專案、領域和習慣都支援檔案、照片和連結。在事項編輯器中，附加 會變成附預覽的 已附加；移除按鈕位於每列旁邊。地點位於資料下方，顯示小地圖，需要時可開啟全螢幕檢視。 可從編輯器或事項詳細資料開啟資料。 在“附加”中，點擊位置提醒標題中的“到達時”或“離開時”以選擇何時收到通知。預設選擇“到達時” 。儲存保留該選擇；通知和位置權限仍然適用。

在更改整個容器之前，先檢查內容

完成一個容器也會同時完成其子記錄。當整個結果完成時使用此操作，例如在閱讀角落準備好之後。當僅「購買選定的書架」完成時，完成該任務，而不是整個專案。

刪除和恢復也遵循所存儲的層級結構。已刪除項目保留關聯以便恢復，因此在刪除或恢復之前，請檢查容器及其內容。自動匹配的智能內容和手動鏈接的子項具有不同的成員規則；智能指南說明了如何檢查它們。

工作階段允許您對任務、清單、專案或區域記錄時間。停止工作階段會結束該時間追蹤，但不會完成專案或其任務。這在您已經完成較大計劃的一部分且稍後會繼續時非常有用。