Trasforma un brain dump in un'azione successiva

Scegli lo stato che descrive l'impegno.

La Posta in arrivo contiene qualcosa su cui devi ancora riflettere: “Un angolo lettura vicino alla finestra”. Azioni successive contiene lavori che sei pronto a fare: “Misura lo spazio accanto alla finestra”. Pianificato descrive i lavori che hai scelto di pianificare: “Approva il progetto della mensola”. Aggiungi separatamente la data effettiva quando c'è un accordo sul tempo.

In attesa registra una risposta o un risultato esterno, come “Ricevere il disegno del falegname”. Puoi aggiungere del testo opzionale per spiegare chi o cosa stai aspettando. Un giorno conserva un’idea che vuoi rivedere in futuro, come “Esplorare una libreria più grande più tardi”. Queste cinque scelte ti aiutano a decidere cosa esaminare in momenti diversi.

Compiti, Liste, Progetti e Aree hanno ciascuno il loro stato. Abitudini e Spazi servono ad altri scopi e non usano questa classificazione. Lo stato di un Progetto non cambia gli stati dei suoi Compiti figli. I record esistenti senza una classificazione riconosciuta iniziano nella Posta in arrivo, quindi la tua prima Posta in arrivo può includere i piani che hai già creato.

Trasforma un’idea in una prossima azione utile

Apri l'idea dell'angolo lettura dall'Inbox durante la fase di Chiarimento. Se rappresenta un risultato con diversi passaggi, conserva quel risultato in un Progetto e crea o scegli un Compito come “Misurare lo spazio accanto alla finestra”. Assegna le Azioni Successive al Compito quando è pronto da eseguire. Rivedi lo stato del Progetto in modo indipendente.

Dopo aver preso le misure, potresti creare “Ricevere il disegno del falegname” come In Attesa. Una volta che il disegno arriva, “Approvare il disegno della mensola” può diventare un'azione separata pronta o programmata. Gli stati descrivono le tue decisioni riguardo a quei record; spostare un record tra di essi non crea automaticamente il prossimo Compito per te.

Puoi ancora usare date, tag, priorità, Spazi e la gerarchia insieme a GTD. Un tag di lavoro più Azioni Successive può formare un filtro intelligente per il lavoro professionale attuabile attraverso diversi Progetti.

Imposta tempi e completamento separatamente

Scegli una data e un promemoria quando un impegno appartiene a un momento particolare. Pianificato di per sé non fornisce alcuna data. In Attesa di può avere un promemoria per il tuo follow-up, e Azioni Successive possono rimanere senza data fino a quando decidi quando agire.

Per cambiare la classificazione, usa il menu Stato di una riga salvata oppure modifica Organizza → Stato e Salva. Un record completato rimane completato quando lo riclassifichi. Disattivare GTD preserva gli stati salvati e restituisce la vista Tutti ordinaria, così il resto della tua pianificazione rimane utilizzabile.

Usa chiarimenti e revisione per decisioni diverse

Chiarire inizia con i record della Posta in arrivo che necessitano di una decisione. Revisione esamina nuovamente i record già classificati. Usa la scheda Stato → Revisione per quella categoria, oppure Tutti gli elementi → Revisione elementi per lavorare più ampiamente attraverso gli impegni salvati.

Un passaggio dell'editor avanza dopo Salva; Salta mantiene il record salvato invariato. Un Progetto o un'Area al di fuori della Posta in arrivo apre i suoi dettagli in modo da poter ispezionare il risultato, i contenuti e le Azioni successive. Scegli Avanti per riconoscere quel passaggio di revisione. Salvare solo un Compito figlio non riconosce la revisione del Progetto.

Chiudere una revisione completa mantiene i progressi in quel contesto di revisione. Riapri lo stesso Spazio e ambito tramite Continua revisione quando vuoi continuare. La notifica settimanale apre Analytics; avvia questa revisione GTD all'interno di Workflow quando sei pronto per prendere decisioni sui tuoi piani.

Crea un piano per un angolo lettura

Inizia con un Progetto chiamato “Allestire un angolo lettura”. Aggiungi Attività come “Misurare lo spazio accanto alla finestra”, “Scegliere una lampada” e “Acquistare la mensola scelta”. Una Lista della Spesa può contenere gli articoli che devi comprare. Se organizzi le responsabilità domestiche insieme, posiziona il Progetto in un'Area Casa.

Ogni livello risponde a una domanda diversa. Il Compito ti dice cosa fare. La Lista mantiene insieme azioni correlate. Il Progetto nomina il risultato che desideri. L'Area dà a quel risultato una casa duratura insieme ad altre responsabilità domestiche.

Puoi anche mantenere “Comprare una lampada” come Compito autonomo o creare una breve Lista della Spesa senza un Progetto. Scegli abbastanza struttura per trovare e rivedere il lavoro comodamente.

Scegli dove appartiene un record e cosa contiene

Un Compito può avere come genitore una Lista, un Progetto o un'Area. Una Lista può appartenere a un Progetto o a un'Area; un Progetto può appartenere a un'Area. Pertanto, puoi aggiungere un Compito direttamente a un Progetto quando una Lista separata non sarebbe utile.

Genitore o Aggiungi a descrive dove appartiene il record che stai modificando. Collegato funziona nella direzione opposta: mentre modifichi una Lista, un Progetto o un'Area, seleziona i record esistenti che vuoi che contenga. Una Lista supporta Compiti, un Progetto supporta Compiti e Liste, e un'Area supporta Compiti, Liste e Progetti.

I filtri intelligenti possono aggiungere automaticamente contenuti corrispondenti a questi stessi contenitori. Uno Spazio può mostrare record correlati in tutta la gerarchia quando cambi contesto, ad esempio da casa al lavoro. Queste opzioni completano la struttura invece di richiedere copie degli stessi record.

Attività, elenchi, progetti, aree e abitudini supportano file, foto e link. Nell’editor, Allega diventa Allegato con le anteprime; il pulsante di rimozione è accanto a ogni riga. La posizione è sotto i materiali, con una piccola mappa apribile a schermo intero. Apri i materiali dall’editor o dai dettagli dell’elemento. In “Allega” , tocca “Arrivo” o “Partenza” nel titolo del promemoria della posizione per scegliere quando ricevere la notifica. “Arrivo” è selezionato per impostazione predefinita. Salva mantiene quella scelta; le notifiche e le autorizzazioni di posizione continuano a essere valide.

Controlla i contenuti prima di modificare l'intero contenitore

Completare un contenitore completa anche i suoi record figli. Usa quell'azione quando l'intero risultato è finito, ad esempio dopo che l'angolo lettura è pronto. Quando è completata solo “Acquistare la mensola scelta”, completa quell'Attività invece del Progetto.

La cancellazione e il recupero seguono anche la gerarchia memorizzata. Gli elementi eliminati mantengono le relazioni per il recupero, quindi ispeziona il contenitore e i suoi contenuti prima di eliminarlo o ripristinarlo. I contenuti Smart abbinati automaticamente e i figli collegati manualmente hanno regole di appartenenza diverse; la guida Smart spiega come verificarli.

Una Sessione ti permette di registrare il tempo rispetto a un Compito, Elenco, Progetto o Area. Termina Sessione termina quel tracciamento del tempo senza completare il Progetto o i suoi Compiti. Questo è utile quando hai lavorato su una parte di un piano più ampio e continuerai più tardi.