تخلیه مغز را به یک اقدام بعدی تبدیل کنید

وضعیتی را انتخاب کنید که تعهد را توصیف می‌کند.

صندوق ورودی چیزی را نگه می‌دارد که هنوز نیاز دارید در مورد آن فکر کنید: «یک گوشه مطالعه کنار پنجره». اقدامات بعدی کارهایی را نگه می‌دارند که آماده انجام آن‌ها هستید: «اندازه‌گیری فضای کنار پنجره». برنامه‌ریزی‌شده کارهایی را توصیف می‌کند که تصمیم گرفته‌اید برنامه‌ریزی کنید: «تأیید طرح طبقه‌بندی قفسه». در صورت وجود توافق زمانی، تاریخ واقعی را به صورت جداگانه اضافه کنید.

منتظر، ثبت یک پاسخ یا نتیجه خارجی است، مانند «دریافت طرح نجار». شما می‌توانید متن اختیاری اضافه کنید که توضیح دهد منتظر چه کسی یا چه چیزی هستید. روزی، ایده‌ای را که می‌خواهید بعداً مجدداً بررسی کنید، نگه می‌دارد، مانند «بعداً قفسه کتاب بزرگتری را بررسی کن». این پنج گزینه به شما کمک می‌کنند تصمیم بگیرید که در زمان‌های مختلف چه چیزی را بررسی کنید.

تسک‌ها، لیست‌ها، پروژه‌ها و حوزه‌ها هرکدام وضعیت خود را دارند. عادت‌ها و فضاها کاربردهای دیگری دارند و از این دسته‌بندی استفاده نمی‌کنند. وضعیت یک پروژه وضعیت تسک‌های فرزند خود را تغییر نمی‌دهد. رکوردهای موجود که دارای دسته‌بندی شناخته‌شده نیستند، در صندوق ورودی شروع می‌شوند، بنابراین اولین صندوق ورودی شما می‌تواند شامل برنامه‌هایی باشد که قبلاً ایجاد کرده‌اید.

یک ایده را به یک اقدام مفید بعدی تبدیل کنید

ایده گوشه‌خواندن را از اینباکس در زمان شفاف‌سازی باز کنید. اگر این ایده نتیجه‌ای با چندین مرحله دارد، آن نتیجه را در یک پروژه نگه دارید و یک کار ایجاد کنید یا انتخاب کنید، مانند «اندازه‌گیری فضای کنار پنجره». وقتی کار آماده انجام باشد، اقدامات بعدی برای آن تعیین کنید. وضعیت خود پروژه را به‌طور مستقل مرور کنید.

بعد از گرفتن اندازه‌ها، ممکن است «دریافت طرح نجار» را به عنوان در انتظار ایجاد کنید. پس از رسیدن طرح، «تأیید طرح قفسه» می‌تواند به یک اقدام آماده یا برنامه‌ریزی‌شده جداگانه تبدیل شود. وضعیت‌ها تصمیمات شما درباره آن رکوردها را توصیف می‌کنند؛ جابجایی یک رکورد بین آن‌ها وظیفه بعدی را برای شما ایجاد نمی‌کند.

شما هنوز می‌توانید از تاریخ‌ها، برچسب‌ها، اولویت‌ها، فضاها و سلسله مراتب همراه با GTD استفاده کنید. یک برچسب کاری به همراه اقدامات بعدی می‌تواند یک فیلتر هوشمند برای کار حرفه‌ای قابل اقدام در چندین پروژه تشکیل دهد.

زمان‌بندی و تکمیل را جداگانه تنظیم کنید

وقتی یک تعهد به زمان خاصی تعلق دارد، تاریخ و یادآوری را انتخاب کنید. برنامه‌ریزی خودش تاریخ ارائه نمی‌دهد. حالت «در انتظار» می‌تواند برای پیگیری خودتان یادآوری داشته باشد، و اقدامات بعدی تا وقتی که تصمیم بگیرید چه زمانی عمل کنید، بدون تاریخ باقی می‌مانند.

برای تغییر طبقه‌بندی، از منوی وضعیت یک ردیف ذخیره‌شده استفاده کنید یا به Organise → Status بروید و ذخیره کنید. یک رکورد تکمیل‌شده هنگام بازطبقه‌بندی همچنان تکمیل‌شده می‌ماند. خاموش کردن GTD وضعیت‌های ذخیره‌شده را حفظ می‌کند و نمای همه عادی را بازمی‌گرداند، بنابراین بقیه برنامه‌ریزی شما قابل استفاده باقی می‌ماند.

از شفاف‌سازی و بازبینی برای تصمیمات مختلف استفاده کنید

شفاف‌سازی با رکوردهای Inbox که نیاز به تصمیم دارند شروع می‌شود. بازبینی رکوردهایی را که قبلاً طبقه‌بندی شده‌اند مجدداً بررسی می‌کند. از زبانه وضعیت برای آن دسته، بازبینی استفاده کنید، یا All items → Review items را برای کار کردن گسترده‌تر از طریق تعهدات ذخیره‌شده استفاده کنید.

یک مرحله ویرایش پس از ذخیره پیش می‌رود؛ رد کردن، رکورد ذخیره‌شده را بدون تغییر نگه می‌دارد. یک پروژه یا حوزه خارج از صندوق ورودی جزئیات آن را باز می‌کند تا بتوانید نتیجه، محتویات و اقدامات بعدی را بررسی کنید. برای تأیید این مرحله بازبینی، Next را انتخاب کنید. تنها ذخیره یک وظیفه فرزند، بازبینی پروژه را تأیید نمی‌کند.

بستن یک بازبینی کامل، پیشرفت در آن زمینه بازبینی را حفظ می‌کند. وقتی می‌خواهید ادامه دهید، همان فضا و دامنه را از طریق Continue review باز کنید. اعلان هفتگی Analytics را باز می‌کند؛ این بازبینی GTD را داخل Workflow شروع کنید وقتی آماده تصمیم‌گیری در مورد برنامه‌های خود هستید.

یک برنامه برای گوشه مطالعه بسازید

با یک پروژه به نام «راه‌اندازی یک گوشه مطالعه» شروع کنید. وظایفی مانند «اندازه‌گیری فضای کنار پنجره»، «انتخاب یک لامپ» و «خرید قفسه انتخاب شده» اضافه کنید. یک لیست خرید می‌تواند اقلامی را که نیاز دارید بخرید، نگه دارد. اگر می‌خواهید مسئولیت‌های خانه را با هم سازماندهی کنید، پروژه را در یک ناحیه خانه قرار دهید.

هر سطح به یک سؤال متفاوت پاسخ می‌دهد. کار مشخص می‌کند که چه کاری باید انجام دهید. فهرست، اقدامات مرتبط را در کنار هم نگه می‌دارد. پروژه، نتیجه‌ای را که می‌خواهید نامگذاری می‌کند. ناحیه، آن نتیجه را در کنار سایر مسئولیت‌های خانه به طور دائمی جای می‌دهد.

می‌توانید «خرید چراغ» را به عنوان یک کار مستقل نیز نگه دارید یا یک فهرست خرید کوتاه بدون پروژه بسازید. ساختار کافی را انتخاب کنید تا بتوانید کار را به راحتی پیدا کرده و مرور کنید.

انتخاب کنید که یک رکورد به کجا تعلق دارد و چه چیزی در بر دارد

یک وظیفه می‌تواند یک لیست، پروژه، یا حوزه را به عنوان والد خود داشته باشد. یک لیست می‌تواند به یک پروژه یا حوزه تعلق داشته باشد؛ یک پروژه می‌تواند به یک حوزه تعلق داشته باشد. بنابراین، می‌توانید یک وظیفه را مستقیماً به یک پروژه اضافه کنید زمانی که یک لیست جداگانه مفید نیست.

والد یا اضافه کردن به، توضیح می‌دهد که رکوردی که در حال ویرایش آن هستید به کجا تعلق دارد. لینک شده در جهت دیگر عمل می‌کند: هنگام ویرایش یک لیست، پروژه، یا حوزه، رکوردهای موجودی را که می‌خواهید شامل شوند، انتخاب کنید. یک لیست از وظایف پشتیبانی می‌کند، یک پروژه از وظایف و لیست‌ها پشتیبانی می‌کند، و یک حوزه از وظایف، لیست‌ها و پروژه‌ها پشتیبانی می‌کند.

فیلترهای هوشمند می‌توانند محتوای مطابق با شرایط را به‌طور خودکار به همان ساختار اضافه کنند. یک فضا می‌تواند هنگام تغییر زمینه، مانند رفتن از خانه به محل کار، سوابق مرتبط را از بخش‌های مختلف ساختار نمایش دهد. این گزینه‌ها ساختار را تکمیل می‌کنند و نیازی به کپی کردن همان سوابق نیست.

کارها، فهرست‌ها، پروژه‌ها، حوزه‌ها و عادت‌ها از فایل، عکس و پیوند پشتیبانی می‌کنند. در ویرایشگر، پیوست کردن همراه پیش‌نمایش به پیوست‌شده تبدیل می‌شود؛ دکمه حذف کنار هر ردیف است. مکان زیر مطالب، با نقشه کوچک و امکان نمایش تمام‌صفحه قرار می‌گیرد. مطالب را از ویرایشگر یا جزئیات رکورد باز کنید. در “پیوست کردن” ، روی “رسیدن” یا “ترک مکان” در عنوان یادآور موقعیت مکانی ضربه بزنید تا انتخاب کنید چه زمانی به شما اطلاع داده شود. “رسیدن” به طور پیش فرض انتخاب شده است. ذخیره این انتخاب را حفظ می کند. مجوزهای اعلان و مکان همچنان اعمال می شود.

قبل از تغییر کل container، محتوا را بررسی کنید.

تکمیل یک ظرف همچنین رکوردهای فرزند آن را تکمیل می‌کند. از این عمل زمانی استفاده کنید که کل نتیجه کامل شده باشد، مانند زمانی که گوشه مطالعه آماده می‌شود. وقتی فقط «خرید قفسه انتخاب شده» انجام شده است، به جای پروژه، آن وظیفه را تکمیل کنید.

حذف و بازیابی نیز از سلسله مراتب ذخیره شده پیروی می‌کنند. آیتم‌های حذف شده روابط خود را برای بازیابی حفظ می‌کنند، بنابراین قبل از حذف یا بازیابی آن، کانتینر و محتوای آن را بررسی کنید. محتواهای هوشمند که به‌طور خودکار مطابقت می‌یابند و فرزندان پیوند داده شده به‌صورت دستی قوانین عضویت متفاوتی دارند؛ راهنمای هوشمند توضیح می‌دهد چگونه آن‌ها را بررسی کنید.

یک جلسه به شما اجازه می‌دهد زمان را بر اساس یک کار، فهرست، پروژه یا حوزه ثبت کنید. توقف جلسه، ردیابی زمان را بدون تکمیل پروژه یا کارهای آن پایان می‌دهد. این زمانی مفید است که شما روی بخشی از یک طرح بزرگ کار کرده‌اید و بعداً ادامه خواهید داد.