Verwandeln Sie einen Brain Dump in eine nächste Aktion

Wählen Sie den Status, der die Verpflichtung beschreibt.

Der Posteingang enthält etwas, über das Sie noch nachdenken müssen: „Eine Leseecke am Fenster“. Nächste Aktionen enthält Arbeit, die Sie bereit sind zu erledigen: „Den Platz neben dem Fenster ausmessen“. Geplant beschreibt Arbeit, die Sie zur Planung ausgewählt haben: „Den Regalskizze genehmigen“. Das tatsächliche Datum separat hinzufügen, wenn eine Zeitvereinbarung besteht.

Warten auf erfasst eine äußere Antwort oder ein Ergebnis, wie z. B. „Den Entwurf des Tischlers erhalten“. Sie können optionalen Text hinzufügen, der erklärt, auf wen oder was Sie warten. Irgendwann bewahrt eine Idee auf, die Sie später erneut überprüfen möchten, wie z. B. „Später ein größeres Bücherregal erkunden“. Diese fünf Optionen helfen Ihnen zu entscheiden, was zu verschiedenen Zeiten überprüft werden soll.

Aufgaben, Listen, Projekte und Bereiche haben jeweils ihren eigenen Status. Gewohnheiten und Bereiche dienen anderen Zwecken und verwenden diese Klassifizierung nicht. Der Status eines Projekts ändert nicht die Status seiner untergeordneten Aufgaben. Bestehende Einträge ohne erkennbare Klassifizierung beginnen im Posteingang, sodass Ihr erster Posteingang Pläne enthalten kann, die Sie bereits erstellt haben.

Verwandeln Sie eine Idee in eine nützliche nächste Aktion

Öffne die Idee für die Leseecke aus dem Posteingang während des Klärens. Wenn sie ein Ergebnis mit mehreren Schritten darstellt, behalte dieses Ergebnis in einem Projekt und erstelle oder wähle eine Aufgabe wie „Den Platz neben dem Fenster ausmessen“. Gib der Aufgabe Nächste Schritte, wenn sie bereit ist, erledigt zu werden. Überprüfe den Status des Projekts unabhängig davon.

Nachdem du Messungen vorgenommen hast, könntest du „Skizze des Schreiners erhalten“ als Wartend auf erstellen. Sobald die Skizze eintrifft, kann „Regal-Skizze genehmigen“ zu einer separaten, bereiten oder geplanten Aktion werden. Die Status beschreiben deine Entscheidungen über diese Einträge; das Verschieben eines Eintrags zwischen ihnen erzeugt die nächste Aufgabe nicht für dich.

Sie können weiterhin Daten, Tags, Prioritäten, Spaces und die Hierarchie zusammen mit GTD verwenden. Ein Arbeitstag plus Nächste Schritte kann einen Smart-Filter für umsetzbare berufliche Aufgaben über mehrere Projekte hinweg bilden.

Zeitpunkt und Fertigstellung separat festlegen

Wählen Sie ein Datum und eine Erinnerung, wenn eine Verpflichtung zu einer bestimmten Zeit gehört. Geplant selbst liefert kein Datum. Warten Auf kann eine Erinnerung für Ihre eigene Nachverfolgung haben, und Nächste Schritte können ohne Datum bleiben, bis Sie entscheiden, wann Sie handeln.

Um die Klassifizierung zu ändern, verwenden Sie das Statusmenü einer gespeicherten Zeile oder bearbeiten Sie Organisieren → Status und Speichern. Ein abgeschlossener Datensatz bleibt abgeschlossen, wenn Sie ihn umklassifizieren. Das Deaktivieren von GTD bewahrt gespeicherte Stati und kehrt zur normalen Alle-Ansicht zurück, sodass der Rest Ihrer Planung weiterhin nutzbar bleibt.

Verwenden Sie Klarstellung und Überprüfung für unterschiedliche Entscheidungen

Klarstellung beginnt mit Posteingangsdatensätzen, die eine Entscheidung benötigen. Überprüfung besucht die bereits klassifizierten Datensätze erneut. Verwenden Sie Registerkarte Status → Überprüfung für diese Kategorie oder Alle Elemente → Elemente überprüfen, um breiter durch gespeicherte Verpflichtungen zu arbeiten.

Ein Bearbeitungsschritt wird nach dem Speichern fortgesetzt; Überspringen lässt den gespeicherten Datensatz unverändert. Ein Projekt oder Bereich außerhalb des Posteingangs öffnet dessen Details, damit Sie das Ergebnis, den Inhalt und die nächsten Aktionen prüfen können. Wählen Sie Weiter, um diesen Prüfungsschritt anzuerkennen. Das Speichern einer untergeordneten Aufgabe allein erkennt die Überprüfung des Projekts nicht an.

Das Schließen einer vollständigen Überprüfung behält den Fortschritt in diesem Überprüfungskontext bei. Öffnen Sie denselben Bereich und Umfang über „Überprüfung fortsetzen“, wenn Sie fortfahren möchten. Die wöchentliche Benachrichtigung öffnet Analysen; starten Sie diese GTD Überprüfung innerhalb des Workflows, wenn Sie bereit sind, Entscheidungen über Ihre Pläne zu treffen.

Erstellen Sie einen Leseecke-Plan

Beginnen Sie mit einem Projekt namens „Leseecke einrichten“. Fügen Sie Aufgaben wie „Den Platz neben dem Fenster ausmessen“, „Eine Lampe auswählen“ und „Das ausgewählte Regal kaufen“ hinzu. Eine Einkaufsliste kann die Artikel enthalten, die Sie kaufen müssen. Wenn Sie Haushaltsaufgaben gemeinsam organisieren, legen Sie das Projekt in einem Wohnbereich ab.

Jede Ebene beantwortet eine andere Frage. Die Aufgabe sagt Ihnen, was zu tun ist. Die Liste hält zusammengehörige Aktionen zusammen. Das Projekt benennt das gewünschte Ergebnis. Der Bereich gibt diesem Ergebnis ein dauerhaftes Zuhause neben anderen Haushaltsaufgaben.

Sie können auch „Lampe kaufen“ als eigenständige Aufgabe behalten oder eine kurze Einkaufsliste ohne Projekt erstellen. Wählen Sie genügend Struktur, um die Arbeit bequem zu finden und zu überprüfen.

Wählen Sie aus, wo ein Datensatz gehört und was er enthält

Eine Aufgabe kann eine Liste, ein Projekt oder einen Bereich als übergeordnetes Element haben. Eine Liste kann zu einem Projekt oder Bereich gehören; ein Projekt kann zu einem Bereich gehören. Sie können daher eine Aufgabe direkt zu einem Projekt hinzufügen, wenn eine separate Liste nicht hilfreich wäre.

„Übergeordnet“ oder „Hinzufügen zu“ beschreibt, wo der Datensatz, den Sie bearbeiten, hingehört. „Verknüpft“ funktioniert in die andere Richtung: Während Sie eine Liste, ein Projekt oder einen Bereich bearbeiten, wählen Sie die vorhandenen Datensätze aus, die er enthalten soll. Eine Liste unterstützt Aufgaben, ein Projekt unterstützt Aufgaben und Listen, und ein Bereich unterstützt Aufgaben, Listen und Projekte.

Intelligente Filter können automatisch passende Inhalte zu denselben Containern hinzufügen. Ein Space kann verwandte Einträge aus der gesamten Hierarchie anzeigen, wenn Sie den Kontext wechseln, zum Beispiel von Zuhause zu Arbeit. Diese Optionen ergänzen die Struktur, anstatt Kopien derselben Einträge zu erfordern.

Aufgaben, Listen, Projekte, Bereiche und Gewohnheiten unterstützen Dateien, Fotos und Links. Im Editor wird Anhängen zu Angehängt mit Vorschauen; die Entfernen-Taste steht neben jeder Zeile. Der Ort folgt unter den Materialien mit einer kleinen Karte, die sich bei Bedarf bildschirmfüllend öffnen lässt. Öffne Materialien im Editor oder in den Details des Eintrags. Tippen Sie in “Anhängen” im Titel der Standorterinnerung auf “Ankunft” oder “Verlassen” , um auszuwählen, wann Sie benachrichtigt werden möchten. “Ankunft” ist standardmäßig ausgewählt. Save behält diese Auswahl; Benachrichtigungs- und Standortberechtigungen gelten weiterhin.

Überprüfen Sie die Inhalte, bevor Sie den gesamten Container ändern.

Das Abschließen eines Containers schließt auch die untergeordneten Einträge ab. Verwenden Sie diese Aktion, wenn das gesamte Ergebnis abgeschlossen ist, zum Beispiel nachdem die Leseecke fertiggestellt ist. Wenn nur „Das ausgewählte Regal kaufen“ erledigt ist, schließen Sie diese Aufgabe statt des Projekts ab.

Löschen und Wiederherstellen folgen ebenfalls der gespeicherten Hierarchie. Gelöschte Elemente behalten Beziehungen für die Wiederherstellung, daher sollten Sie den Container und dessen Inhalte vor dem Löschen oder Wiederherstellen prüfen. Automatisch zugeordnete Smart-Inhalte und manuell verknüpfte untergeordnete Elemente haben unterschiedliche Mitgliedschaftsregeln; der Smart-Guide erklärt, wie man sie überprüft.

Eine Sitzung ermöglicht es Ihnen, Zeit einer Aufgabe, Liste, einem Projekt oder Bereich zuzuordnen. Sitzung beenden beendet diese Zeiterfassung, ohne das Projekt oder seine Aufgaben abzuschließen. Dies ist nützlich, wenn Sie an einem Teil eines größeren Plans gearbeitet haben und später fortsetzen werden.