একটি ব্রেন ডাম্পকে একটি পরবর্তী কর্মে পরিণত করুন

যে অবস্থা প্রতিশ্রুতিটি বর্ণনা করে তা নির্বাচন করুন

ইনবক্সে এমন কিছু রয়েছে যা আপনি এখনও চিন্তা করতে হবে: “জানালার পাশে একটি পাঠক কোণ”। পরবর্তী কর্মে সেই কাজ রয়েছে যা আপনি সম্পাদনের জন্য প্রস্তুত: “জানালার পাশে স্থান মাপুন”। নির্ধারিত কর্ম আপনার পরিকল্পনা অনুযায়ী করা হয়েছে: “সেলফের খসড়া অনুমোদন করুন”। সময় নির্ধারণ থাকলে প্রকৃত তারিখ আলাদাভাবে যোগ করুন।

রেকর্ডের বাইরে কোনো প্রতিক্রিয়া বা ফলাফলের জন্য অপেক্ষা করা, যেমন “বাটারদের স্কেচ গ্রহণ করুন”। আপনি ঐচ্ছিক টেক্সট যোগ করতে পারেন যে কার জন্য বা কী জন্য আপনি অপেক্ষা করছেন তা ব্যাখ্যা করতে। সামেদে এমন একটি ধারণা রাখে যা আপনি পুনর্বিবেচনা করতে চান, যেমন “পরবর্তীতে বড় বুককেস অন্বেষণ করুন”। এই পাঁচটি বিকল্প আপনাকে বিভিন্ন সময়ে কী পরীক্ষা করবেন তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করে।

কাজ, তালিকা, প্রকল্প এবং ক্ষেত্রের প্রতিটির নিজস্ব অবস্থা থাকে। অভ্যাস এবং স্থান অন্য উদ্দেশ্যে কাজ করে এবং এই শ্রেণীবিন্যাস ব্যবহার করে না। একটি প্রকল্পের অবস্থা তার শিশুকাজের অবস্থার পরিবর্তন করে না। পরিচিত শ্রেণীবিন্যাস ছাড়া থাকা বিদ্যমান রেকর্ডগুলি ইনবক্সে শুরু হয়, তাই আপনার প্রথম ইনবক্সে আপনি ইতিমধ্যে তৈরি করা পরিকল্পনাগুলো অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

একটি ধারণাকে একটি ব্যবহারযোগ্য পরবর্তী পদক্ষেপে রূপান্তর করুন

ইনবক্স থেকে ক্লারিফাই করার সময় রিডিং-কর্নার আইডিয়াটি খুলুন। যদি এটি একাধিক ধাপের ফলাফল উপস্থাপন করে, তাহলে সেই ফলাফলটি একটি প্রকল্পে রাখুন এবং এমন একটি টাস্ক তৈরি করুন বা নির্বাচন করুন যেমন “উইন্ডোর পাশে স্পেস পরিমাপ করুন”। টাস্কটি করার জন্য প্রস্তুত হলে এর পরবর্তী কার্যক্রম (Next Actions) দিন। প্রকল্পের নিজস্ব অবস্থা স্বতন্ত্রভাবে পর্যালোচনা করুন।

পরিমাপ নেওয়ার পরে, আপনি “কার্পেন্টারের স্কেচ গ্রহণ করুন” কে অপেক্ষমান হিসাবে তৈরি করতে পারেন। স্কেচ আসার সঙ্গে সঙ্গে, “শেলফ স্কেচ অনুমোদন করুন” একটি পৃথক প্রস্তুত বা নির্ধারিত কার্যক্রম হয়ে যেতে পারে। স্ট্যাটাসগুলি সেই রেকর্ডগুলির বিষয়ে আপনার সিদ্ধান্তগুলি বর্ণনা করে; রেকর্ডগুলিকে এর মধ্যে স্থানান্তর করলে আপনার জন্য পরবর্তী টাস্ক তৈরি হয় না।

আপনি এখনও তারিখ, ট্যাগ, অগ্রাধিকার, Spaces এবং GTD এর সাথে ক্রমবিন্যাস ব্যবহার করতে পারেন। একটি কাজের ট্যাগ এবং Next Actions মিলিত হয়ে একাধিক প্রকল্পে কার্যকর পেশাগত কাজের জন্য একটি Smart filter তৈরি করতে পারে।

সময় নির্ধারণ এবং সম্পূর্ণতা আলাদাভাবে সেট করুন

যখন কোনো প্রতিশ্রুতি নির্দিষ্ট সময়ের সাথে সম্পর্কিত, তখন একটি তারিখ এবং রিমাইন্ডার নির্বাচন করুন। Scheduled নিজে কোন তারিখ সরবরাহ করে না। Waiting For-এ আপনার নিজস্ব ফলোআপের জন্য একটি রিমাইন্ডার থাকতে পারে, এবং Next Actions তারিখবিহীন থাকতে পারে যতক্ষণ না আপনি ঠিক করেন কখন কাজ শুরু করবেন।

বর্গীকরণ পরিবর্তন করতে, সংরক্ষিত সারির Status মেনু ব্যবহার করুন বা Organise → Status এডিট করে Save করুন। একটি সম্পূর্ণ রেকর্ড পুনরায় শ্রেণীবিন্যাস করলে সম্পূর্ণ অবস্থায় থাকে। GTD বন্ধ করলে সংরক্ষিত Status গুলি সংরক্ষিত থাকে এবং সাধারণ All ভিউ ফিরে আসে, তাই আপনার বাকি পরিকল্পনাগুলি ব্যবহারযোগ্য থাকে।

বিভিন্ন সিদ্ধান্তের জন্য স্পষ্টীকরণ এবং পর্যালোচনা ব্যবহার করুন

Clarify শুরু হয় Inbox রেকর্ড থেকে যেগুলোর একটি সিদ্ধান্ত প্রয়োজন। Review সেই রেকর্ডগুলো পুনরায় পর্যালোচনা করে যা ইতিমধ্যেই শ্রেণীবিন্যস্ত হয়েছে। সেই ক্যাটাগরির জন্য Status ট্যাবের Review ব্যবহার করুন, অথবা All items → Review items ব্যবহার করে সংরক্ষিত কমিটমেন্টগুলো নিয়ে বিস্তৃতভাবে কাজ করুন।

সংরক্ষণ করার পরে একটি সম্পাদকের পদক্ষেপ অগ্রসর হয়; স্কিপ সংরক্ষিত রেকর্ডটি অপরিবর্তিত রাখে। ইনবক্সের বাইরের একটি প্রকল্প বা অঞ্চল তার বিশদ খোলে যাতে আপনি ফলাফল, সামগ্রী এবং পরবর্তী ক্রিয়াগুলি পরীক্ষা করতে পারেন। সেই পর্যালোচনা পদক্ষেপটি স্বীকার করতে পরবর্তী চয়ন করুন। একটি শিশুকে সংরক্ষণ করা একা টাস্ক প্রকল্পের পর্যালোচনাকে স্বীকৃতি দেয় না।

একটি সম্পূর্ণ পর্যালোচনা বন্ধ করা সেই পর্যালোচনা প্রসঙ্গে অগ্রগতি বজায় রাখে। আপনি যখন চালিয়ে যেতে চান তখন পর্যালোচনা চালিয়ে যান এর মাধ্যমে একই স্থান এবং সুযোগটি পুনরায় খুলুন। সাপ্তাহিক বিজ্ঞপ্তি বিশ্লেষণ খোলে; আপনি যখন আপনার পরিকল্পনা সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে প্রস্তুত হন তখন ওয়ার্কফ্লোর ভিতরে এই GTD পর্যালোচনাটি শুরু করুন।

একটি পড়ার-কোণ পরিকল্পনা তৈরি করুন

“পড়ার কোণ তৈরি করা” নামে একটি প্রকল্প দিয়ে শুরু করুন। যেমন কাজগুলি যোগ করুন: “জানালার পাশে স্থান পরিমাপ করুন”, “একটি ল্যাম্প বেছে নিন”, এবং “বাছাইকৃত তাকটি ক্রয় করুন”। একটি শপিং লিস্টে আপনি যে সমস্ত জিনিসপত্র কিনতে হবে তা রাখা যেতে পারে। যদি আপনি গৃহস্থালির দায়িত্বগুলো একসাথে সংগঠিত করেন, তবে প্রকল্পটি একটি হোম এরিয়ায় রাখুন।

প্রতিটি স্তর একটি ভিন্ন প্রশ্নের উত্তর দেয়। কাজটি আপনাকে কী করতে হবে তা বলে। লিস্টটি সম্পর্কিত ক্রিয়াগুলি একত্র রাখে। প্রকল্পটি আপনি যে ফলাফলটি চান তার নাম নির্দেশ করে। এরিয়া সেই ফলাফলটিকে অন্যান্য বাড়ির দায়িত্বের পাশাপাশি স্থায়ীভাবে নিয়ে আসে।

আপনি “ল্যাম্প কিনুন” কে একটি স্বতন্ত্র কাজ হিসেবেও রাখতে পারেন বা একটি প্রকল্প ছাড়া ছোট একটি শপিং লিস্ট তৈরি করতে পারেন। কাজটি সঠিকভাবে খুঁজে পেতে এবং পর্যালোচনা করতে পর্যাপ্ত কাঠামো নির্বাচন করুন।

একটি রেকর্ড কোথায় প্রযোজ্য এবং এটি কী ধারণ করে তা নির্বাচন করুন

একটি টাস্কের পিতামাতার হিসেবে একটি লিস্ট, প্রজেক্ট বা এরিয়া থাকতে পারে। একটি লিস্ট একটি প্রজেক্ট বা এরিয়ার অন্তর্গত হতে পারে; একটি প্রজেক্ট একটি এরিয়ার অন্তর্গত হতে পারে। তাই, যদি একটি পৃথক লিস্ট সাহায্য না করে, আপনি সরাসরি একটি প্রজেক্টে একটি টাস্ক যোগ করতে পারেন।

Parent বা Add to বর্ণনা করে আপনি যে রেকর্ডটি সম্পাদনা করছেন তা কোথায় অন্তর্গত। Linked অন্য দিকে কাজ করে: একটি লিস্ট, প্রজেক্ট, বা এরিয়া সম্পাদনা করার সময়, আপনি যা অন্তর্ভুক্ত করতে চান সেগুলি বিদ্যমান রেকর্ড থেকে নির্বাচন করুন। একটি লিস্ট টাস্ককে সমর্থন করে, একটি প্রজেক্ট টাস্ক এবং লিস্টকে সমর্থন করে, এবং একটি এরিয়া টাস্ক, লিস্ট, এবং প্রজেক্টকে সমর্থন করে।

স্মার্ট ফিল্টারগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মিলে যাওয়া বিষয়বস্তুগুলো এই একই কন্টেইনারে যোগ করতে পারে। যখন আপনি প্রসঙ্গ পরিবর্তন করেন, যেমন বাড়ি থেকে কাজের দিকে, একটি স্পেস সমগ্র ধারা জুড়ে সম্পর্কিত রেকর্ডগুলো দেখাতে পারে। এই বিকল্পগুলো একই রেকর্ডের কপি প্রয়োজনের পরিবর্তে কাঠামোর পরিপূরক হিসাবে কাজ করে।

টাস্ক, তালিকা, প্রকল্প, ক্ষেত্র ও অভ্যাসে ফাইল, ছবি ও লিংক রাখা যায়। আইটেম সম্পাদকে সংযুক্ত করুন প্রিভিউসহ সংযুক্ত হয়; সরানোর বোতাম প্রতিটি সারির পাশে থাকে। উপকরণের নিচে অবস্থান ও ছোট মানচিত্র থাকে, চাইলে পূর্ণ পর্দায় খোলা যায়। সম্পাদক বা আইটেমের বিবরণ থেকে উপকরণ খুলুন। “সংযুক্ত করুন” এ, “পৌঁছানো” বা “বের হওয়া” এ আলতো চাপুন লোকেশন রিমাইন্ডারের শিরোনাম কখন বিজ্ঞপ্তি দেওয়া হবে তা বেছে নিতে। “পৌঁছানো” ডিফল্টরূপে নির্বাচিত হয়৷ সংরক্ষণ যে পছন্দ রাখে; বিজ্ঞপ্তি এবং অবস্থান অনুমতি এখনও প্রযোজ্য.

পুরো কন্টেইনার পরিবর্তনের আগে বিষয়বস্তুগুলো পরীক্ষা করুন।

একটি কন্টেইনার সম্পন্ন করলে তারchild রেকর্ডগুলিও সম্পন্ন হয়। যখন পুরো ফলাফলটি শেষ, যেমন পড়ার কোণটি প্রস্তুত হওয়ার পরে, তখন সেই ক্রিয়াটি ব্যবহার করুন। যখন কেবল “বাছাইকৃত তাকটি ক্রয় করুন” সম্পন্ন হয়, তখন প্রকল্পের পরিবর্তে সেই কাজটি সম্পন্ন করুন।

মুছে ফেলা এবং পুনরুদ্ধারও সংরক্ষিত শ্রেণীবিন্যাস অনুসরণ করে। মুছে ফেলা উপাদানটি পুনরুদ্ধারের জন্য সম্পর্কগুলো বজায় রাখে, তাই এটি মুছে ফেলা বা পুনরায় স্থাপন করার আগে কনটেইনার এবং এর বিষয়বস্তু পরীক্ষা করুন। স্বয়ংক্রিয়ভাবে মেলানো স্মার্ট কনটেন্ট এবং ম্যানুয়ালি সংযুক্ত সন্তানের সদস্যপদ নিয়ম ভিন্ন; স্মার্ট গাইডে এটি পরীক্ষা করার পদ্ধতি ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

একটি সেশন আপনাকে একটি টাস্ক, লিস্ট, প্রজেক্ট, বা এরিয়ার বিরুদ্ধে সময় রেকর্ড করতে দেয়। 'স্টপ সেশন' সেই সময় ট্র্যাকিং বন্ধ করে দেয় প্রজেক্ট বা এর টাস্কগুলো সম্পন্ন না করেও। এটি তখনই ব্যবহারকারীভাবে কাজের জন্য কার্যকরী হয় যখন আপনি একটি বৃহত্তর পরিকল্পনার অংশে কাজ করেছেন এবং পরে চালিয়ে যাবেন।