Biến việc suy nghĩ thành hành động tiếp theo

Chọn trạng thái mô tả sự cam kết

Hộp thư đến chứa những thứ bạn vẫn cần suy nghĩ: “Một góc đọc sách bên cửa sổ”. Hành động tiếp theo chứa công việc bạn đã sẵn sàng thực hiện: “Đo không gian bên cạnh cửa sổ”. Lịch trình mô tả công việc bạn đã chọn để lên kế hoạch: “Phê duyệt bản vẽ kệ”. Thêm ngày thực tế riêng biệt khi có thỏa thuận về thời gian.

Chờ đợi ghi lại phản hồi hoặc kết quả từ bên ngoài, chẳng hạn như “Nhận bản phác thảo của thợ mộc”. Bạn có thể thêm văn bản tùy chọn giải thích bạn đang chờ ai hoặc cái gì. Ngày nào đó giữ lại một ý tưởng mà bạn muốn xem lại, chẳng hạn như “Khám phá một giá sách lớn hơn sau”. Năm lựa chọn này giúp bạn quyết định điều gì cần kiểm tra vào các thời điểm khác nhau.

Nhiệm vụ, Danh sách, Dự án và Khu vực mỗi thứ đều có trạng thái riêng. Thói quen và Không gian phục vụ các mục đích khác và không sử dụng phân loại này. Trạng thái của một Dự án không thay đổi trạng thái của các Nhiệm vụ con của nó. Các hồ sơ hiện có mà không có phân loại được nhận diện sẽ bắt đầu ở Hộp thư đến, vì vậy Hộp thư đến đầu tiên của bạn có thể bao gồm các kế hoạch bạn đã tạo.

Biến một ý tưởng thành hành động tiếp theo hữu ích

Mở ý tưởng góc đọc từ Hộp thư đến trong quá trình Làm rõ. Nếu nó đại diện cho một kết quả với nhiều bước, giữ kết quả đó trong một Dự án và tạo hoặc chọn một Nhiệm vụ như "Đo không gian bên cạnh cửa sổ". Gán Hành động Tiếp theo cho Nhiệm vụ khi nó sẵn sàng để thực hiện. Xem xét trạng thái của Dự án một cách độc lập.

Sau khi đo xong, bạn có thể tạo "Nhận bản phác thảo của thợ mộc" dưới dạng Chờ đợi. Khi bản phác thảo đến, "Phê duyệt bản phác thảo kệ" có thể trở thành một hành động riêng biệt đã sẵn sàng hoặc được lên lịch. Các trạng thái mô tả quyết định của bạn về những hồ sơ đó; di chuyển một hồ sơ giữa chúng không tạo ra Nhiệm vụ tiếp theo cho bạn.

Bạn vẫn có thể sử dụng ngày, thẻ, mức độ ưu tiên, Spaces và hệ thống phân cấp cùng với GTD. Một thẻ công việc cùng với Next Actions có thể tạo thành một bộ lọc Thông minh cho công việc chuyên môn có thể hành động trên nhiều Dự án.

Thiết lập thời gian và hoàn thành riêng biệt

Chọn ngày và nhắc nhở khi một cam kết thuộc về một thời điểm cụ thể. Scheduled tự nó không cung cấp ngày. Waiting For có thể có nhắc nhở để bạn tự theo dõi, và Next Actions có thể giữ không ngày cho đến khi bạn quyết định khi nào hành động.

Để thay đổi phân loại, sử dụng menu Trạng thái của một hàng đã lưu hoặc chỉnh sửa Tổ chức → Trạng thái và Lưu. Một bản ghi đã hoàn thành vẫn giữ trạng thái hoàn thành khi bạn phân loại lại nó. Tắt GTD sẽ bảo lưu các trạng thái đã lưu và trả lại chế độ xem Tất cả thông thường, vì vậy phần lập kế hoạch còn lại của bạn vẫn có thể sử dụng được.

Sử dụng làm rõ và xem lại cho các quyết định khác nhau

Làm rõ bắt đầu với các bản ghi trong Hộp thư đến cần một quyết định. Xem lại sẽ xem lại các bản ghi đã được phân loại. Sử dụng tab Trạng thái → Xem lại cho danh mục đó, hoặc Tất cả mục → Xem lại các mục để làm việc rộng hơn thông qua các cam kết đã lưu.

Một bước chỉnh sửa tiến lên sau khi Lưu; Bỏ qua giữ nguyên bản ghi đã lưu. Một Dự án hoặc Khu vực ngoài Hộp thư đến mở chi tiết của nó để bạn có thể kiểm tra kết quả, nội dung và Hành động tiếp theo. Chọn Tiếp theo để xác nhận bước đánh giá đó. Chỉ lưu một Tác vụ con không xác nhận việc đánh giá của Dự án.

Đóng một đánh giá đầy đủ giữ tiến độ trong bối cảnh đánh giá đó. Mở lại cùng một Không gian và phạm vi thông qua Tiếp tục đánh giá khi bạn muốn tiếp tục. Thông báo hàng tuần mở Analytics; bắt đầu đánh giá GTD này trong Quy trình làm việc khi bạn sẵn sàng đưa ra quyết định về kế hoạch của mình.

Xây dựng một kế hoạch góc đọc sách

Bắt đầu với một Dự án có tên “Thiết lập một góc đọc sách”. Thêm các Công việc như “Đo không gian bên cạnh cửa sổ”, “Chọn một đèn”, và “Mua kệ đã chọn”. Một Danh sách Mua sắm có thể chứa những món bạn cần mua. Nếu bạn tổ chức các trách nhiệm trong gia đình cùng nhau, đặt Dự án vào một Khu vực Nhà.

Mỗi cấp độ trả lời một câu hỏi khác nhau. Nhiệm vụ cho bạn biết những gì cần làm. Danh sách giữ các hành động liên quan cùng nhau. Dự án đặt tên kết quả bạn muốn đạt được. Khu vực mang kết quả đó một vị trí lâu dài cùng với các trách nhiệm trong gia đình khác.

Bạn cũng có thể giữ “Mua một chiếc đèn” như một Nhiệm vụ riêng lẻ hoặc tạo một Danh sách Mua sắm ngắn mà không cần Dự án. Chọn đủ cấu trúc để tìm kiếm và xem xét công việc một cách thoải mái.

Chọn nơi một bản ghi thuộc về và những gì nó chứa

Một Nhiệm vụ có thể có một Danh sách, Dự án hoặc Khu vực làm cha mẹ. Một Danh sách có thể thuộc về một Dự án hoặc Khu vực; một Dự án có thể thuộc về một Khu vực. Do đó, bạn có thể thêm trực tiếp một Nhiệm vụ vào một Dự án khi một Danh sách riêng biệt sẽ không hữu ích.

Cha mẹ hoặc Thêm vào mô tả nơi bản ghi bạn đang chỉnh sửa thuộc về. Liên kết hoạt động theo hướng ngược lại: trong khi chỉnh sửa một Danh sách, Dự án, hoặc Khu vực, chọn các bản ghi hiện có mà bạn muốn nó chứa. Một Danh sách hỗ trợ Nhiệm vụ, một Dự án hỗ trợ Nhiệm vụ và Danh sách, và một Khu vực hỗ trợ Nhiệm vụ, Danh sách, và Dự án.

Bộ lọc thông minh có thể tự động thêm các nội dung phù hợp vào những thùng/khay này. Một Không gian có thể hiển thị các bản ghi liên quan từ khắp danh mục khi bạn chuyển ngữ cảnh, chẳng hạn từ nhà sang công việc. Những tùy chọn này bổ sung cho cấu trúc thay vì yêu cầu sao chép các bản ghi giống nhau.

Tác vụ, danh sách, dự án, lĩnh vực và thói quen hỗ trợ tệp, ảnh và liên kết. Trong trình sửa, Đính kèm đổi thành Đã đính kèm kèm bản xem trước; nút xóa nằm cạnh mỗi hàng. Vị trí ở dưới tài liệu, có bản đồ nhỏ và tùy chọn mở toàn màn hình. Mở tài liệu từ trình sửa hoặc chi tiết của mục. Trong “Đính kèm” , hãy nhấn vào “Khi đến” hoặc “Khi rời đi” trong tiêu đề lời nhắc vị trí để chọn thời điểm được thông báo. “Khi đến” được chọn theo mặc định. Lưu giữ lựa chọn đó; quyền thông báo và vị trí vẫn được áp dụng.

Kiểm tra nội dung trước khi thay đổi toàn bộ thùng/khay.

Hoàn thành một container cũng đồng nghĩa với việc hoàn thành các bản ghi con của nó. Sử dụng hành động đó khi toàn bộ kết quả đã hoàn tất, ví dụ như sau khi góc đọc sách đã sẵn sàng. Khi chỉ có “Mua kệ đã chọn” được thực hiện, hãy hoàn thành Công việc đó thay vì Dự án.

Việc xóa và khôi phục cũng tuân theo hệ thống danh mục đã lưu. Mục bị xóa vẫn giữ các mối quan hệ để khôi phục, vì vậy hãy kiểm tra container và các nội dung bên trong trước khi xóa hoặc khôi phục. Nội dung Smart được ghép tự động và các mục con được liên kết thủ công có các quy tắc thành viên khác nhau; hướng dẫn Smart giải thích cách kiểm tra chúng.

Một Phiên cho phép bạn ghi lại thời gian cho một Nhiệm vụ, Danh sách, Dự án, hoặc Khu vực. Dừng Phiên kết thúc việc theo dõi thời gian đó mà không hoàn thành Dự án hoặc các Nhiệm vụ của nó. Điều này hữu ích khi bạn đã làm việc trên một phần của kế hoạch lớn hơn và sẽ tiếp tục sau.