Transforme um despejo cerebral em uma próxima ação

Escolha o status que descreve o compromisso

A caixa de entrada contém algo que você ainda precisa pensar: “Um cantinho de leitura perto da janela”. Próximas Ações contém trabalhos que você está pronto para fazer: “Medir o espaço ao lado da janela”. Agendado descreve trabalhos que você escolheu planejar: “Aprovar o esboço da prateleira”. Adicione a data real separadamente quando houver um acordo de horário.

Esperando registra uma resposta ou resultado externo, como “Receber o esboço do carpinteiro”. Você pode adicionar um texto opcional explicando de quem ou do que está esperando. Algum dia mantém uma ideia que você quer revisitar, como “Explorar uma estante maior mais tarde”. Essas cinco opções ajudam você a decidir o que inspecionar em diferentes momentos.

Tarefas, Listas, Projetos e Áreas têm cada um seu próprio status. Hábitos e Espaços servem a outros propósitos e não usam essa classificação. O status de um Projeto não altera os status das Tarefas filhas. Registros existentes sem uma classificação reconhecida começam na Caixa de Entrada, então sua primeira Caixa de Entrada pode incluir planos que você já criou.

Transforme uma ideia em uma próxima ação útil

Abra a ideia do cantinho de leitura da Caixa de Entrada durante a Clarificação. Se ela representar um resultado com várias etapas, mantenha esse resultado em um Projeto e crie ou escolha uma Tarefa, como “Medir o espaço ao lado da janela”. Dê as Próximas Ações à Tarefa quando ela estiver pronta para ser executada. Revise o status do Projeto de forma independente.

Após tirar as medidas, você pode criar “Receber o esboço do marceneiro” como Aguardando. Uma vez que o esboço chegar, “Aprovar o esboço da prateleira” pode se tornar uma ação separada, pronta ou agendada. Os status descrevem suas decisões sobre esses registros; mover um registro entre eles não cria a próxima Tarefa para você.

Você ainda pode usar datas, tags, prioridades, Espaços e a hierarquia juntamente com GTD. Uma tag de trabalho mais Próximas Ações pode formar um filtro Inteligente para trabalho profissional acionável em vários Projetos.

Defina o tempo e a conclusão separadamente

Escolha uma data e um lembrete quando um compromisso pertence a um horário específico. Agendado por si só não fornece uma data. Aguardando pode ter um lembrete para seu próprio acompanhamento, e Próximas Ações podem permanecer sem data até você decidir quando agir.

Para alterar a classificação, use o menu Status de uma linha salva ou edite Organizar → Status e Salvar. Um registro concluído permanece concluído quando você o reclassifica. Desativar GTD preserva os status salvos e retorna à visualização normal Todos, para que o restante do seu planejamento permaneça utilizável.

Use esclarecimento e revisão para decisões diferentes

Esclarecer começa com registros da Caixa de entrada que precisam de decisão. Revisar revisita os registros já classificados. Use a guia de status Revisão para essa categoria, ou Todos os itens → Revisar itens para trabalhar de forma mais ampla através dos compromissos salvos.

Um passo de edição avança após Salvar; Pular mantém o registro salvo inalterado. Um Projeto ou Área fora da Caixa de Entrada abre seus detalhes para que você possa inspecionar o resultado, os conteúdos e Próximas Ações. Escolha Próximo para reconhecer esse passo de revisão. Salvar apenas uma Tarefa filha não reconhece a revisão do Projeto.

Fechar uma revisão completa mantém o progresso nesse contexto de revisão. Reabra o mesmo Espaço e escopo através de Continuar revisão quando quiser continuar. A notificação semanal abre a Análise; inicie essa revisão GTD dentro do Fluxo de Trabalho quando estiver pronto para tomar decisões sobre seus planos.

Crie um plano para um canto de leitura

Comece com um Projeto chamado “Montar um cantinho de leitura”. Adicione Tarefas como “Medir o espaço ao lado da janela”, “Escolher um abajur” e “Comprar a prateleira escolhida”. Uma Lista de Compras pode conter os itens que você precisa comprar. Se você organizar responsabilidades domésticas em conjunto, coloque o Projeto em uma Área da Casa.

Cada nível responde a uma pergunta diferente. A Tarefa diz o que você deve fazer. A Lista mantém ações relacionadas juntas. O Projeto nomeia o resultado que você deseja. A Área dá a esse resultado um lar duradouro junto com outras responsabilidades domésticas.

Você também pode manter “Comprar uma luminária” como uma Tarefa independente ou fazer uma Lista de Compras curta sem um Projeto. Escolha estrutura suficiente para encontrar e revisar o trabalho confortavelmente.

Escolha onde um registro pertence e o que ele contém

Uma Tarefa pode ter uma Lista, um Projeto ou uma Área como seu pai. Uma Lista pode pertencer a um Projeto ou Área; um Projeto pode pertencer a uma Área. Portanto, você pode adicionar uma Tarefa diretamente a um Projeto quando uma Lista separada não ajudaria.

Pai ou Adicionar a descreve onde o registro que você está editando pertence. Vinculado funciona na outra direção: ao editar uma Lista, Projeto ou Área, selecione os registros existentes que você deseja que ela contenha. Uma Lista suporta Tarefas, um Projeto suporta Tarefas e Listas, e uma Área suporta Tarefas, Listas e Projetos.

Filtros inteligentes podem adicionar automaticamente conteúdos correspondentes a esses mesmos contêineres. Um Espaço pode mostrar registros relacionados de toda a hierarquia quando você muda de contexto, como de casa para o trabalho. Essas opções complementam a estrutura, em vez de exigir cópias dos mesmos registros.

Tarefas, listas, projetos, áreas e hábitos aceitam arquivos, fotos e links. No editor, Anexar passa a Anexado com prévias; o botão de remover fica ao lado de cada linha. A localização fica abaixo dos materiais, com um mapa pequeno que pode ser aberto em tela cheia. Abra os materiais no editor ou nos detalhes do registro. Em “Anexar” , toque em “Chegada” ou “Saída” no título do lembrete de localização para escolher quando ser notificado. “Chegada” é selecionado por padrão. Salvar mantém essa escolha; as permissões de notificação e localização ainda se aplicam.

Verifique o conteúdo antes de alterar todo o contêiner

Concluir um contêiner também conclui seus registros filhos. Use essa ação quando o resultado todo estiver finalizado, como depois que o cantinho de leitura estiver pronto. Quando apenas “Comprar a prateleira escolhida” for feito, conclua essa Tarefa em vez do Projeto.

A exclusão e recuperação também seguem a hierarquia armazenada. O item excluído mantém relacionamentos para recuperação, portanto inspecione o contêiner e seu conteúdo antes de excluí-lo ou restaurá-lo. Conteúdos inteligentes automaticamente correspondidos e filhos vinculados manualmente têm regras de associação diferentes; o guia inteligente explica como verificá-los.

Uma Sessão permite que você registre o tempo em uma Tarefa, Lista, Projeto ou Área. Parar Sessão encerra esse rastreamento de tempo sem concluir o Projeto ou suas Tarefas. Isso é útil quando você trabalhou em parte de um plano maior e continuará mais tarde.