Verander een braindump in een volgende actie

Kies de status die de betrokkenheid beschrijft

Inbox bevat iets waar je nog over na moet denken: “Een leeshoek bij het raam”. Volgende acties bevat werk dat je klaar bent om te doen: “Meet de ruimte naast het raam”. Gepland beschrijft werk dat je hebt gekozen om te plannen: “Keur het schetsontwerp van het rek goed”. Voeg de daadwerkelijke datum apart toe wanneer er een tijdsafspraak is.

Wachten Op registreert een externe reactie of resultaat, zoals “Ontvang het schets van de timmerman”. Je kunt optionele tekst toevoegen waarin wordt uitgelegd op wie of wat je wacht. Ooit bewaart een idee dat je later opnieuw wilt bekijken, zoals “Onderzoek later een grotere boekenkast”. Deze vijf keuzes helpen je beslissen wat je op verschillende momenten moet bekijken.

Taken, Lijsten, Projecten en Gebieden hebben elk hun eigen status. Gewoontes en Ruimtes dienen andere doelen en gebruiken deze indeling niet. De status van een Project verandert de status van de onderliggende Taken niet. Bestaande items zonder erkende indeling beginnen in Inbox, dus je eerste Inbox kan ook al bestaande plannen bevatten.

Verander één idee in een bruikbare volgende actie

Open het idee van de leeshoek uit de Inbox tijdens het Clarify. Als het een resultaat met meerdere stappen vertegenwoordigt, bewaar dat resultaat in een Project en maak of kies een Taak zoals “Meet de ruimte naast het raam”. Geef de Taak de Volgende Acties wanneer deze klaar is om te doen. Bekijk de status van het Project onafhankelijk.

Na het nemen van de metingen, kun je “Ontvang de schets van de timmerman” aanmaken als Wachten Op. Zodra de schets arriveert, kan “Goedkeur de plankenschets” een aparte gereed of geplande actie worden. De statussen beschrijven je beslissingen over die records; het verplaatsen van een record ertussen creëert de volgende Taak niet automatisch.

Je kunt nog steeds datums, tags, prioriteiten, Spaces en de hiërarchie gebruiken naast GTD. Een work-tag plus Next Actions kan een Slim filter vormen voor uitvoerbaar professioneel werk over meerdere Projects.

Stel timing en voltooiing apart in

Kies een datum en herinnering wanneer een verplichting aan een bepaalde tijd verbonden is. Scheduled zelf levert geen datum op. Waiting For kan een herinnering hebben voor je eigen follow-up, en Next Actions kan ongedateerd blijven totdat je beslist wanneer je gaat handelen.

Om de classificatie te wijzigen, gebruik het Statusmenu van een opgeslagen rij of bewerk Organiseren → Status en Sla op. Een voltooid record blijft voltooid wanneer je het opnieuw classificeert. Het uitschakelen van GTD behoudt opgeslagen statussen en keert terug naar de gewone Alles-weergave, zodat de rest van je planning bruikbaar blijft.

Gebruik verduidelijking en beoordeling voor verschillende beslissingen

Verduidelijken begint met Inbox-records die een beslissing nodig hebben. Beoordelen bekijkt de reeds geclassificeerde records opnieuw. Gebruik het tabblad Status → Beoordelen voor die categorie, of Alles-items → Beoordeel items om breder door opgeslagen verplichtingen te werken.

Een editorstap gaat verder na Opslaan; Overslaan laat het opgeslagen record ongewijzigd. Een Project of Gebied buiten de Inbox opent de details zodat je het resultaat, de inhoud en de Volgende Acties kunt bekijken. Kies Volgende om die beoordelingsstap te bevestigen. Alleen het opslaan van een kindtaak betekent niet dat de beoordeling van het Project wordt bevestigd.

Het sluiten van een volledige beoordeling behoudt de voortgang in die beoordelingscontext. Heropen dezelfde Ruimte en scope via Doorgaan met beoordeling wanneer je wilt doorgaan. De wekelijkse melding opent Analytics; start deze GTD beoordeling binnen Workflow wanneer je klaar bent om beslissingen te nemen over je plannen.

Maak een plan voor een leeshoek

Begin met een project genaamd “Creëer een leeshoek”. Voeg taken toe zoals “Meet de ruimte naast het raam”, “Kies een lamp” en “Koop de gekozen plank”. Een boodschappenlijst kan de items bevatten die je moet kopen. Als je huishoudelijke verantwoordelijkheden samen organiseert, plaats het project in een huisgebied.

Elk niveau beantwoordt een andere vraag. De taak vertelt je wat je moet doen. De lijst houdt gerelateerde acties bij elkaar. Het project benoemt het resultaat dat je wilt bereiken. Het gebied geeft dat resultaat een blijvende plek naast andere huishoudelijke taken.

Je kunt ook "Koop een lamp" als een losse taak bijhouden of een korte boodschappenlijst maken zonder een project. Kies voldoende structuur om het werk comfortabel te vinden en te bekijken.

Kies waar een record thuishoort en wat het bevat

Een Taak kan een Lijst, Project of Gebied als ouder hebben. Een Lijst kan bij een Project of Gebied horen; een Project kan bij een Gebied horen. U kunt daarom een Taak rechtstreeks aan een Project toevoegen wanneer een aparte Lijst niet helpt.

Ouder of Toevoegen aan beschrijft waar het record dat u bewerkt thuishoort. Gekoppeld werkt in de andere richting: terwijl u een Lijst, Project of Gebied bewerkt, selecteert u de bestaande records die u wilt dat het bevat. Een Lijst ondersteunt Taken, een Project ondersteunt Taken en Lijsten, en een Gebied ondersteunt Taken, Lijsten en Projecten.

Slimme filters kunnen automatisch overeenkomende inhoud aan dezelfde containers toevoegen. Een Space kan gerelateerde records uit de hele hiërarchie weergeven wanneer je van context wisselt, bijvoorbeeld van thuis naar werk. Deze opties vullen de structuur aan in plaats van dat er kopieën van dezelfde records nodig zijn.

Taken, lijsten, projecten, gebieden en gewoonten ondersteunen bestanden, foto’s en links. In de editor wordt Bijvoegen gewijzigd in Bijgevoegd met voorbeelden; de verwijderknop staat naast elke rij. De locatie staat onder het materiaal met een kleine kaart die je schermvullend kunt openen. Open materiaal vanuit de editor of de details van het item. Tik in “Bijvoegen” op “Aankomst” of “Vertrek” in de titel van de locatieherinnering om te kiezen wanneer u een melding wilt ontvangen. “Aankomst” is standaard geselecteerd. Save behoudt die keuze; meldings- en locatierechten zijn nog steeds van toepassing.

Controleer de inhoud voordat je de hele container wijzigt

Het voltooien van een container voltooit ook de onderliggende items. Gebruik deze actie wanneer het hele resultaat klaar is, bijvoorbeeld wanneer de leeshoek gereed is. Wanneer alleen “Koop de gekozen plank” voltooid is, voltooi die taak in plaats van het project.

Verwijdering en herstel volgen ook de opgeslagen hiërarchie. Verwijderde items behouden relaties voor herstel, dus controleer de container en de inhoud ervan voordat je deze verwijdert of herstelt. Automatisch toegewezen slimme inhoud en handmatig gekoppelde kinderen hebben verschillende lidmaatschapsregels; de slimme gids legt uit hoe je ze kunt controleren.

Een Sessie stelt je in staat om tijd te registreren tegen een Taak, Lijst, Project of Gebied. Stop Sessie beëindigt die tijdregistratie zonder het Project of de bijbehorende Taken te voltooien. Dit is nuttig wanneer je aan een deel van een groter plan hebt gewerkt en later wilt doorgaan.