دماغی ڈمپ کو ایک اگلی کارروائی میں تبدیل کریں۔

اس حیثیت کو منتخب کریں جو عزم کو بیان کرتی ہو۔

ان باکس میں وہ چیزیں رکھی جاتی ہیں جن پر آپ کو ابھی سوچنا ہے: “کھڑکی کے پاس ایک پڑھنے کا کونہ”۔ اگلے اقدامات وہ کام رکھتا ہے جو آپ کرنے کے لیے تیار ہیں: “کھڑکی کے پاس جگہ ناپیں”۔ شیڈول کردہ وہ کام بتاتا ہے جسے آپ نے منصوبہ بنانے کے لیے منتخب کیا ہے: “شیلف کے خاکے کی منظوری دیں”۔ جب وقت کا معاہدہ ہو تو اصل تاریخ الگ سے شامل کریں۔

ریکارڈز کے لیے بیرونی ردعمل یا نتیجہ کا انتظار کرنا، جیسے کہ “کیمپینٹر کا خاکہ وصول کریں”۔ آپ اختیاری متن شامل کر سکتے ہیں جس میں یہ وضاحت ہو کہ آپ کس یا کس چیز کا انتظار کر رہے ہیں۔ کسی دن کا خیال ایک ایسا خیال رکھتا ہے جسے آپ بعد میں دوبارہ دیکھنا چاہتے ہیں، جیسے کہ “بعد میں بڑا بک کیس دریافت کریں”۔ یہ پانچ اختیارات آپ کو مختلف اوقات میں جانچنے کے لیے فیصلہ کرنے میں مدد کرتے ہیں۔

ٹاسکس، لسٹس، پروجیکٹس، اور ایریاز ہر ایک کی اپنی حالت ہوتی ہے۔ عادات اور اسپیسز دیگر مقاصد کے لیے ہیں اور یہ درجہ بندی استعمال نہیں کرتے۔ ایک پروجیکٹ کی حالت اس کے ذیلی ٹاسکس کی حالت کو تبدیل نہیں کرتی۔ موجودہ ریکارڈز جن کی پہچانی گئی درجہ بندی نہیں ہے، وہ ان باکس میں شروع ہوتے ہیں، اس لیے آپ کا پہلا ان باکس پہلے سے بنائی گئی منصوبوں کو شامل کر سکتا ہے۔

ایک خیال کو ایک مفید اگالی کارروائی میں تبدیل کریں

Inbox سے Clarify کے دوران مطالعے کے کونے کے خیال کو کھولیں۔ اگر یہ کئی مراحل کے ساتھ نتیجہ پیش کرتا ہے، تو اس نتیجے کو Project میں رکھیں اور ایک Task بنائیں یا منتخب کریں جیسے کہ “کھڑکی کے کنارے کی جگہ ماپنا”۔ جب Task کے لیے کام کرنے کے لیے تیار ہو جائے تو اس کے لیے Next Actions تفویض کریں۔ Project کی اپنی حیثیت کو آزادانہ طور پر جائزہ لیں۔

ماپ لینے کے بعد، آپ “کارپینٹر کا خاکہ وصول کریں” کو Waiting For کے طور پر بنا سکتے ہیں۔ جب خاکہ آ جائے، “شیلف کے خاکے کی منظوری دیں” ایک الگ تیار یا مقرر کردہ عمل بن سکتا ہے۔ حیثیتیں وہ فیصلے بیان کرتی ہیں جو آپ نے ان ریکارڈز کے بارے میں کیے ہیں؛ کسی ریکارڈ کو ان کے درمیان منتقل کرنا آپ کے لیے اگلا Task پیدا نہیں کرتا۔

آپ اب بھی تاریخیں، ٹیگز، ترجیحات، اسپیسز، اور ہائیرارکی کو GTD کے ساتھ استعمال کر سکتے ہیں۔ ایک ورک ٹیگ اور نیکسٹ ایکشنز کئی پروجیکٹس میں قابل عمل پیشہ ورانہ کام کے لیے اسمارٹ فلٹر بنا سکتے ہیں۔

وقت اور تکمیل کو علیحدہ سے مقرر کریں

جب کسی پابندی کا تعلق کسی خاص وقت سے ہو تو تاریخ اور یاد دہانی منتخب کریں۔ شیڈیول خود کوئی تاریخ فراہم نہیں کرتا۔ ویٹنگ فار کے لیے آپ کی اپنی فالو اپ کے لیے یاد دہانی ہو سکتی ہے، اور نیکسٹ ایکشنز بغیر تاریخ کے رہ سکتے ہیں جب تک کہ آپ فیصلہ نہ کریں کہ عمل کب کرنا ہے۔

زمرہ بندی تبدیل کرنے کے لیے، محفوظ شدہ صف کی Status مینو استعمال کریں یا Organise → Status اور Save میں ترمیم کریں۔ ایک مکمل ریکارڈ مکمل ہی رہتا ہے جب آپ اسے دوبارہ درجہ بندی کریں۔ GTD کو بند کرنے سے محفوظ شدہ Status برقرار رہتے ہیں اور عام All ویو واپس آتا ہے، تاکہ آپ کی باقی منصوبہ بندی قابل استعمال رہے۔

مختلف فیصلوں کے لیے وضاحت اور جائزہ استعمال کریں

وضاحت Inbox ریکارڈز سے شروع ہوتی ہے جنہیں فیصلہ درکار ہوتا ہے۔ جائزہ ان ریکارڈز کا دوبارہ جائزہ لیتا ہے جو پہلے ہی درجہ بندی کیے جا چکے ہیں۔ اس زمرہ کے لیے Status ٹیب کے Review استعمال کریں، یا All items → Review items پر جا کر محفوظ شدہ وعدوں کے ذریعے زیادہ وسیع پیمانے پر کام کریں۔

ایک ایڈیٹر کا مرحلہ Save کے بعد آگے بڑھتا ہے؛ Skip محفوظ شدہ ریکارڈ کو بغیر تبدیلی کے رکھتا ہے۔ Inbox کے باہر کوئی Project یا Area اس کی تفصیلات کھولتا ہے تاکہ آپ نتیجہ، مواد، اور Next Actions کا معائنہ کر سکیں۔ اس جائزہ کے مرحلے کو منظور کرنے کے لیے Next کو منتخب کریں۔ صرف ایک child Task کو Save کرنا Project کے جائزے کو منظور نہیں کرتا۔

مکمل جائزے کو بند کرنے سے اس جائزے کے سیاق و سباق میں پیش رفت برقرار رہتی ہے۔ جب آپ جاری رکھنا چاہیں تو Continue review کے ذریعے اسی Space اور scope کو دوبارہ کھولیں۔ ہفتہ وار نوٹیفیکیشن Analytics کھولتا ہے؛ جب آپ اپنے منصوبوں کے بارے میں فیصلے کرنے کے لیے تیار ہوں تو اس GTD جائزے کو Workflow کے اندر شروع کریں۔

ایک مطالعہ کے کونے کا منصوبہ بنائیں

ایک پروجیکٹ کے ساتھ شروع کریں جسے "مطالعہ کا کونا قائم کریں" کہا جاتا ہے۔ اس میں یہ ٹاسک شامل کریں: "کھڑکی کے ساتھ والے علاقے کی پیمائش کریں"، "ایک لیمپ منتخب کریں"، اور "منتخب شدہ شیلف خریدیں"۔ خریداری کی فہرست میں وہ اشیاء شامل کی جا سکتی ہیں جو آپ کو خریدنی ہیں۔ اگر آپ گھریلو ذمہ داریوں کو ایک ساتھ منظم کریں، تو پروجیکٹ کو کسی ہوم ایریا میں رکھیں۔

ہر سطح ایک مختلف سوال کا جواب دیتی ہے. ٹاسک آپ کو بتاتا ہے کہ کیا کرنا ہے. فہرست متعلقہ کارروائیوں کو ایک ساتھ رکھتی ہے. پراجیکٹ اس نتیجے کا نام دیتا ہے جو آپ چاہتے ہیں. ایریا اس نتیجے کو دیگر گھریلو ذمہ داریوں کے ساتھ ایک دیرپا گھر فراہم کرتا ہے۔

آپ “لیمپ خریدیں” کو ایک آزاد ٹاسک کے طور پر بھی رکھ سکتے ہیں یا بغیر پراجیکٹ کے چھوٹی خریداری کی فہرست بنا سکتے ہیں. اتنی ساخت منتخب کریں کہ آپ کام کو آسانی سے تلاش اور جائزہ لے سکیں۔

چُنیں کہ ایک ریکارڈ کہاں آتا ہے اور اس میں کیا شامل ہے

ایک ٹاسک کا پیرنٹ ایک لسٹ، پراجیکٹ، یا ایریا ہو سکتا ہے۔ ایک لسٹ کسی پراجیکٹ یا ایریا کی ملکیت ہو سکتی ہے؛ ایک پراجیکٹ کسی ایریا کی ملکیت ہو سکتا ہے۔ لہٰذا جب ایک الگ لسٹ مددگار نہ ہو، آپ ایک ٹاسک براہِ راست کسی پراجیکٹ میں شامل کر سکتے ہیں۔

Parent یا Add to اس بات کی وضاحت کرتا ہے کہ جس ریکارڈ کو آپ ایڈیٹ کر رہے ہیں وہ کہاں آتا ہے۔ Linked دوسرے طریقے سے کام کرتا ہے: جب آپ کسی لسٹ، پراجیکٹ، یا ایریا کو ایڈیٹ کر رہے ہوں، تو موجودہ ریکارڈز میں سے منتخب کریں جنہیں آپ اس میں شامل کرنا چاہتے ہیں۔ ایک لسٹ ٹاسک کو سپورٹ کرتی ہے، ایک پراجیکٹ ٹاسک اور لسٹ کو سپورٹ کرتا ہے، اور ایک ایریا ٹاسک، لسٹ، اور پراجیکٹ کو سپورٹ کرتا ہے۔

سمارٹ فلٹرز خودبخود میل کھانے والے مواد کو انہی کنٹینرز میں شامل کر سکتے ہیں۔ ایک اسپیس پورے ہیرا رکی میں متعلقہ ریکارڈز دکھا سکتا ہے جب آپ سیاق و سباق تبدیل کرتے ہیں، جیسے کہ گھر سے کام کی طرف۔ یہ اختیارات ساخت کی تکمیل کرتے ہیں بجائے اس کے کہ وہ ایک جیسے ریکارڈز کی کاپیاں بنانے کی ضرورت ہو۔

کام، فہرستیں، منصوبے، شعبے اور عادتیں فائلوں، تصاویر اور لنکس کی معاونت کرتے ہیں۔ ایڈیٹر میں منسلک کریں پیش نظاروں کے ساتھ منسلک بن جاتا ہے؛ ہٹانے کا بٹن ہر قطار کے ساتھ ہوتا ہے۔ مقام مواد کے نیچے چھوٹے نقشے کے ساتھ ہے، جسے پوری اسکرین پر کھولا جا سکتا ہے۔ مواد کو ایڈیٹر یا آئٹم کی تفصیلات سے کھولیں۔ “منسلک کریں” میں، مقام کی یاد دہانی کے عنوان میں “پہنچنے پر” یا “نکلنے پر” تھپتھپائیں تاکہ یہ منتخب کیا جا سکے کہ کب مطلع کیا جائے۔ “پہنچنے پر” کو بطور ڈیفالٹ منتخب کیا جاتا ہے۔ محفوظ کرنا اس انتخاب کو برقرار رکھتا ہے۔ اطلاع اور مقام کی اجازتیں اب بھی لاگو ہیں۔

پورے کنٹینر کو تبدیل کرنے سے قبل اس کے مواد کو چیک کریں۔

کسی کنٹینر کو مکمل کرنے سے اس کے سب ریکارڈز بھی مکمل ہو جاتے ہیں۔ یہ عمل تب استعمال کریں جب مکمل نتیجہ تیار ہو، جیسے کہ مطالعہ کے کونے کے تیار ہونے کے بعد۔ جب صرف "منتخب شدہ شیلف خریدیں" مکمل ہو جائے، تو پروجیکٹ کے بجائے صرف اس ٹاسک کو مکمل کریں۔

حذف اور بازیافت بھی محفوظ شدہ ترتیب کی پیروی کرتے ہیں۔ حذف شدہ اشیاء بازیافت کے لیے تعلقات کو برقرار رکھتی ہیں، لہٰذا اسے حذف یا بحال کرنے سے پہلے کنٹینر اور اس کے مواد کا جائزہ لیں۔ خودکار طور پر مماثلت رکھنے والے Smart مواد اور دستی طور پر منسلک بچوں کے لیے مختلف ممبرشپ قواعد ہیں؛ Smart گائیڈ یہ چیک کرنے کا طریقہ بتاتی ہے۔

ایک سیشن آپ کو کسی ٹاسک، لسٹ، پروجیکٹ، یا علاقے کے خلاف وقت ریکارڈ کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ Stop Session اس وقت کی ٹریکنگ کو ختم کرتا ہے بغیر پروجیکٹ یا اس کے ٹاسک مکمل کیے۔ یہ اس وقت مفید ہے جب آپ نے کسی بڑے منصوبے کے حصے پر کام کیا ہو اور بعد میں جاری رکھیں گے۔