Convierta un volcado de cerebros en una próxima acción

Elige el estado que describa el compromiso.

La bandeja de entrada contiene algo que aún necesitas pensar: “Un rincón de lectura junto a la ventana”. Próximas acciones contiene trabajo que estás listo para hacer: “Medir el espacio al lado de la ventana”. Programado describe el trabajo que has decidido planificar: “Aprobar el boceto de la estantería”. Agrega la fecha real por separado cuando haya un acuerdo de tiempo.

Esperando registra una respuesta o resultado externo, como "Recibir el boceto del carpintero". Puedes agregar texto opcional explicando a quién o a qué estás esperando. Algún día guarda una idea que quieres revisar más tarde, como "Explorar una biblioteca más grande más adelante". Estas cinco opciones te ayudan a decidir qué inspeccionar en diferentes momentos.

Tareas, Listas, Proyectos y Áreas tienen cada uno su propio estado. Hábitos y Espacios sirven otros propósitos y no usan esta clasificación. El estado de un Proyecto no cambia los estados de sus Tareas hijas. Los registros existentes sin una clasificación reconocida comienzan en la Bandeja de entrada, así que tu primera Bandeja de entrada puede incluir planes que ya creaste.

Convierte una idea en una próxima acción útil

Abre la idea del rincón de lectura desde la Bandeja de entrada durante la fase de Aclaración. Si representa un resultado con varios pasos, mantén ese resultado en un Proyecto y crea o elige una Tarea como “Medir el espacio junto a la ventana”. Da a la Tarea Acciones Siguientes cuando esté lista para hacerse. Revisa el estado del Proyecto de manera independiente.

Después de tomar las medidas, podrías crear “Recibir el boceto del carpintero” como En espera. Una vez que llegue el boceto, “Aprobar el boceto de la estantería” puede convertirse en una acción lista o programada por separado. Los estados describen tus decisiones sobre esos registros; mover un registro entre ellos no genera automáticamente la siguiente Tarea para ti.

Todavía puedes usar fechas, etiquetas, prioridades, Espacios y la jerarquía junto con GTD. Una etiqueta de trabajo más Acciones Siguientes puede formar un filtro inteligente para trabajo profesional accionable a través de varios Proyectos.

Establece el momento y la finalización por separado

Elige una fecha y un recordatorio cuando un compromiso pertenezca a un momento particular. Programado por sí mismo no proporciona ninguna fecha. Esperando puede tener un recordatorio para tu propio seguimiento, y las Acciones Siguientes pueden permanecer sin fecha hasta que decidas cuándo actuar.

Para cambiar la clasificación, use el menú de Estado de una fila guardada o edite Organizar → Estado y Guardar. Un registro completado permanece completado cuando lo reclasifica. Apagar GTD conserva los estados guardados y devuelve la vista normal de Todos, por lo que el resto de su planificación sigue siendo utilizable.

Use aclaración y revisión para diferentes decisiones

Aclarar comienza con los registros de la Bandeja de entrada que necesitan una decisión. Revisar vuelve a examinar los registros ya clasificados. Use la pestaña de estado Revisar para esa categoría, o Todos los elementos → Revisar elementos para trabajar más ampliamente a través de los compromisos guardados.

Un paso de editor avanza después de Guardar; Omitir mantiene el registro guardado sin cambios. Un Proyecto o Área fuera de la Bandeja de entrada abre sus detalles para que puedas inspeccionar el resultado, el contenido y las Próximas Acciones. Elige Siguiente para reconocer ese paso de revisión. Guardar solo una Tarea secundaria no reconoce la revisión del Proyecto.

Cerrar una revisión completa mantiene el progreso en ese contexto de revisión. Reabre el mismo Espacio y alcance a través de Continuar revisión cuando quieras continuar. La notificación semanal abre Analíticas; inicia esta revisión GTD dentro de Flujo de trabajo cuando estés listo para tomar decisiones sobre tus planes.

Crea un plan para un rincón de lectura

Comienza con un Proyecto llamado “Montar un rincón de lectura”. Agrega Tareas como “Medir el espacio junto a la ventana”, “Elegir una lámpara” y “Comprar la estantería elegida”. Una Lista de Compras puede contener los artículos que necesitas comprar. Si organizas las responsabilidades del hogar en conjunto, coloca el Proyecto en un Área del Hogar.

Cada nivel responde a una pregunta diferente. La Tarea te dice qué hacer. La Lista mantiene acciones relacionadas juntas. El Proyecto nombra el resultado que deseas. El Área le da a ese resultado un hogar duradero junto a otras responsabilidades del hogar.

También puedes mantener “Comprar una lámpara” como una Tarea independiente o hacer una Lista de Compras corta sin un Proyecto. Escoge suficiente estructura para encontrar y revisar el trabajo cómodamente.

Elige dónde pertenece un registro y qué contiene

Una Tarea puede tener como padre una Lista, Proyecto o Área. Una Lista puede pertenecer a un Proyecto o Área; un Proyecto puede pertenecer a un Área. Por lo tanto, puedes agregar una Tarea directamente a un Proyecto cuando una Lista separada no sería útil.

Padre o Agregar a describe dónde pertenece el registro que estás editando. Vinculado funciona en la dirección opuesta: mientras editas una Lista, Proyecto o Área, selecciona los registros existentes que deseas que contenga. Una Lista admite Tareas, un Proyecto admite Tareas y Listas, y un Área admite Tareas, Listas y Proyectos.

Los filtros inteligentes pueden añadir automáticamente contenidos coincidentes a estos mismos contenedores. Un Espacio puede mostrar registros relacionados de toda la jerarquía cuando cambias de contexto, por ejemplo, de hogar a trabajo. Estas opciones complementan la estructura en lugar de requerir copias de los mismos registros.

Las tareas, listas, proyectos, áreas y hábitos admiten archivos, fotos y enlaces. En el editor, Adjuntar pasa a Adjuntado con vistas previas; el botón de eliminar queda junto a cada fila. La ubicación está debajo del material, con un mapa pequeño que se puede ampliar a pantalla completa. Abre el material desde el editor o desde los detalles del elemento. En “Adjuntar” , toque “Llegada” o “Salida” en el título del recordatorio de ubicación para elegir cuándo recibir la notificación. “Llegada” está seleccionado de forma predeterminada. Guardar mantiene esa elección; Los permisos de notificación y ubicación aún se aplican.

Revisa el contenido antes de cambiar todo el contenedor

Completar un contenedor también completa sus registros hijos. Usa esa acción cuando todo el resultado esté terminado, como después de que el rincón de lectura esté listo. Cuando solo se haya completado “Comprar la estantería elegida”, completa esa Tarea en lugar del Proyecto.

La eliminación y recuperación también siguen la jerarquía almacenada. Los elementos eliminados conservan las relaciones para su recuperación, así que inspecciona el contenedor y su contenido antes de eliminarlo o restaurarlo. Los contenidos inteligentes coincidentes automáticamente y los elementos hijos vinculados manualmente tienen reglas de membresía diferentes; la guía inteligente explica cómo verificarlos.

Una Sesión te permite registrar tiempo en contra de una Tarea, Lista, Proyecto o Área. Detener Sesión termina ese seguimiento de tiempo sin completar el Proyecto ni sus Tareas. Esto es útil cuando has trabajado en parte de un plan más grande y continuarás más tarde.