Khi bạn biết nhiệm vụ nhưng không thể bắt đầu

Chọn trạng thái mô tả sự cam kết

Hộp thư đến chứa những thứ bạn vẫn cần suy nghĩ: “Một góc đọc sách bên cửa sổ”. Hành động tiếp theo chứa công việc bạn đã sẵn sàng thực hiện: “Đo không gian bên cạnh cửa sổ”. Lịch trình mô tả công việc bạn đã chọn để lên kế hoạch: “Phê duyệt bản vẽ kệ”. Thêm ngày thực tế riêng biệt khi có thỏa thuận về thời gian.

Chờ đợi ghi lại phản hồi hoặc kết quả từ bên ngoài, chẳng hạn như “Nhận bản phác thảo của thợ mộc”. Bạn có thể thêm văn bản tùy chọn giải thích bạn đang chờ ai hoặc cái gì. Ngày nào đó giữ lại một ý tưởng mà bạn muốn xem lại, chẳng hạn như “Khám phá một giá sách lớn hơn sau”. Năm lựa chọn này giúp bạn quyết định điều gì cần kiểm tra vào các thời điểm khác nhau.

Nhiệm vụ, Danh sách, Dự án và Khu vực mỗi thứ đều có trạng thái riêng. Thói quen và Không gian phục vụ các mục đích khác và không sử dụng phân loại này. Trạng thái của một Dự án không thay đổi trạng thái của các Nhiệm vụ con của nó. Các hồ sơ hiện có mà không có phân loại được nhận diện sẽ bắt đầu ở Hộp thư đến, vì vậy Hộp thư đến đầu tiên của bạn có thể bao gồm các kế hoạch bạn đã tạo.

Biến một ý tưởng thành hành động tiếp theo hữu ích

Mở ý tưởng góc đọc từ Hộp thư đến trong quá trình Làm rõ. Nếu nó đại diện cho một kết quả với nhiều bước, giữ kết quả đó trong một Dự án và tạo hoặc chọn một Nhiệm vụ như "Đo không gian bên cạnh cửa sổ". Gán Hành động Tiếp theo cho Nhiệm vụ khi nó sẵn sàng để thực hiện. Xem xét trạng thái của Dự án một cách độc lập.

Sau khi đo xong, bạn có thể tạo "Nhận bản phác thảo của thợ mộc" dưới dạng Chờ đợi. Khi bản phác thảo đến, "Phê duyệt bản phác thảo kệ" có thể trở thành một hành động riêng biệt đã sẵn sàng hoặc được lên lịch. Các trạng thái mô tả quyết định của bạn về những hồ sơ đó; di chuyển một hồ sơ giữa chúng không tạo ra Nhiệm vụ tiếp theo cho bạn.

Bạn vẫn có thể sử dụng ngày, thẻ, mức độ ưu tiên, Spaces và hệ thống phân cấp cùng với GTD. Một thẻ công việc cùng với Next Actions có thể tạo thành một bộ lọc Thông minh cho công việc chuyên môn có thể hành động trên nhiều Dự án.

Thiết lập thời gian và hoàn thành riêng biệt

Chọn ngày và nhắc nhở khi một cam kết thuộc về một thời điểm cụ thể. Scheduled tự nó không cung cấp ngày. Waiting For có thể có nhắc nhở để bạn tự theo dõi, và Next Actions có thể giữ không ngày cho đến khi bạn quyết định khi nào hành động.

Để thay đổi phân loại, sử dụng menu Trạng thái của một hàng đã lưu hoặc chỉnh sửa Tổ chức → Trạng thái và Lưu. Một bản ghi đã hoàn thành vẫn giữ trạng thái hoàn thành khi bạn phân loại lại nó. Tắt GTD sẽ bảo lưu các trạng thái đã lưu và trả lại chế độ xem Tất cả thông thường, vì vậy phần lập kế hoạch còn lại của bạn vẫn có thể sử dụng được.

Sử dụng làm rõ và xem lại cho các quyết định khác nhau

Làm rõ bắt đầu với các bản ghi trong Hộp thư đến cần một quyết định. Xem lại sẽ xem lại các bản ghi đã được phân loại. Sử dụng tab Trạng thái → Xem lại cho danh mục đó, hoặc Tất cả mục → Xem lại các mục để làm việc rộng hơn thông qua các cam kết đã lưu.

Một bước chỉnh sửa tiến lên sau khi Lưu; Bỏ qua giữ nguyên bản ghi đã lưu. Một Dự án hoặc Khu vực ngoài Hộp thư đến mở chi tiết của nó để bạn có thể kiểm tra kết quả, nội dung và Hành động tiếp theo. Chọn Tiếp theo để xác nhận bước đánh giá đó. Chỉ lưu một Tác vụ con không xác nhận việc đánh giá của Dự án.

Đóng một đánh giá đầy đủ giữ tiến độ trong bối cảnh đánh giá đó. Mở lại cùng một Không gian và phạm vi thông qua Tiếp tục đánh giá khi bạn muốn tiếp tục. Thông báo hàng tuần mở Analytics; bắt đầu đánh giá GTD này trong Quy trình làm việc khi bạn sẵn sàng đưa ra quyết định về kế hoạch của mình.

Chọn đồng hồ hẹn giờ hoặc đồng hồ bấm giờ

Đối với khoảng thời gian viết 25 phút, mở Nhiệm vụ và chọn Đồng hồ hẹn giờ với cài đặt sẵn 25 phút. Các cài đặt khác là 15 và 45 phút; đếm ngược tùy chỉnh có thể từ 5 đến 180 phút. Bắt đầu, tạm dừng khi bị gián đoạn và tiếp tục. Thời gian tạm dừng không được tính vào thời gian hoạt động.

Ở số không, bộ đếm giờ ngừng tích lũy thời gian hoạt động và chờ quyết định của bạn. Bạn có thể thêm năm phút, dừng Phiên hoặc hoàn thành Nhiệm vụ của nó. Thêm thời gian khi đang tạm dừng giữ cho nó ở trạng thái tạm dừng; thêm thời gian sau khi số không sẽ tiếp tục đếm ngược. Một lần đếm ngược không được trả lời sẽ đóng sau 15 phút hoàn thành.

Đồng hồ bấm giờ bắt đầu từ số không và thích hợp cho công việc mà bạn muốn đo thời gian khi thực hiện. Đối với Thói quen Thời lượng có giới hạn, đây là chế độ mặc định: bạn có thể xem thời gian thực hành hoặc tiêu thụ đã qua mà không coi mục tiêu là thành công tự động. Nó không có bước thêm thời gian hay đếm ngược về số không. Cả hai chế độ đều có thời gian sử dụng tám giờ từ lúc bắt đầu ban đầu, bao gồm cả thời gian tạm dừng.

Chọn những gì kết thúc nên ghi lại

Dừng Phiên ghi lại sự kết thúc của khoảng thời gian và để mục chưa hoàn thành. Đối với một Nhiệm vụ, Hoàn thành Mục sử dụng các quy tắc hoàn thành thông thường của Nhiệm vụ và kết thúc Phiên. Chỉ đạt đến số không không hoàn thành Nhiệm vụ. Một Phiên Danh sách, Dự án hoặc Khu vực cung cấp Dừng Phiên, điều này để lại container và các nội dung của nó không thay đổi.

Ví dụ, bạn có thể dành 25 phút cho một Dự án bao gồm nhiều Nhiệm vụ, sau đó dừng mà không báo cáo Dự án đã hoàn thành. Bạn có thể hoàn thành một Nhiệm vụ riêng lẻ thông qua màn hình thông thường khi nó thực sự xong. Một Phiên giúp ghi lại khoảng thời gian; nó không quyết định bạn đã thực hiện những cam kết nào.

Một Phiên Thói Quen cung cấp hành động tiến trình riêng của nó. Một Thói Quen kiểm tra ghi lại việc thực hành. Một Thói Quen theo Thời lượng mở nhật ký tiến trình với số phút hoạt động được đề xuất để xác nhận. Đếm và Số lượng cần giá trị theo đơn vị riêng của chúng; thời gian không được chuyển đổi thành số trang hoặc số lần lặp lại. Với danh sách kiểm tra, hoàn thành các hành động trước. Hủy danh sách kiểm tra hoặc nhật ký số để Phiên vẫn có thể thử lại; Dừng Phiên sẽ không ghi lại tiến trình Thói Quen.

Quay lại cùng một Phiên

Một Phiên có thể hiện tại cho tài khoản iCloud của bạn. Nếu bạn bắt đầu từ một mục khác, Mement sẽ hỏi phải làm gì với Phiên hiện có trước khi bắt đầu phiên mới. Trang chủ, bộ đếm thời gian đầy đủ, các widget và Live Activities được hỗ trợ sẽ hiển thị Phiên đó, vì vậy việc mở lại Phiên không tạo bộ đếm thời gian khác.

Khi iCloud khả dụng, một thiết bị khác có thể mở, tạm dừng, tiếp tục hoặc dừng cùng một Phiên sau khi các thay đổi đến. Bộ đếm thời gian cục bộ vẫn có thể sử dụng ngoại tuyến và sẽ đồng bộ sau. Một Live Activity được tạo trên thiết bị đó: đồng bộ trạng thái Phiên không tự động tạo một Live Activity mới trên mọi thiết bị khác.

Báo cáo phân tích thời gian hoạt động, số buổi đã hoàn thành, kết quả mục và thời lượng trung bình. Các buổi ngắn hơn một phút hoạt động sẽ không được tính vào các chỉ số. Một đồng hồ bấm giờ ghi nhận thời gian nhưng không có tỷ lệ thành công dựa trên thời lượng dự kiến. Số phút của buổi không trực tiếp cộng điểm vào Điểm Năng suất; việc hoàn thành một Nhiệm vụ vẫn ảnh hưởng đến thống kê Nhiệm vụ thông thường.