جب آپ کام جانتے ہیں لیکن شروع نہیں کر سکتے

اس حیثیت کو منتخب کریں جو عزم کو بیان کرتی ہو۔

ان باکس میں وہ چیزیں رکھی جاتی ہیں جن پر آپ کو ابھی سوچنا ہے: “کھڑکی کے پاس ایک پڑھنے کا کونہ”۔ اگلے اقدامات وہ کام رکھتا ہے جو آپ کرنے کے لیے تیار ہیں: “کھڑکی کے پاس جگہ ناپیں”۔ شیڈول کردہ وہ کام بتاتا ہے جسے آپ نے منصوبہ بنانے کے لیے منتخب کیا ہے: “شیلف کے خاکے کی منظوری دیں”۔ جب وقت کا معاہدہ ہو تو اصل تاریخ الگ سے شامل کریں۔

ریکارڈز کے لیے بیرونی ردعمل یا نتیجہ کا انتظار کرنا، جیسے کہ “کیمپینٹر کا خاکہ وصول کریں”۔ آپ اختیاری متن شامل کر سکتے ہیں جس میں یہ وضاحت ہو کہ آپ کس یا کس چیز کا انتظار کر رہے ہیں۔ کسی دن کا خیال ایک ایسا خیال رکھتا ہے جسے آپ بعد میں دوبارہ دیکھنا چاہتے ہیں، جیسے کہ “بعد میں بڑا بک کیس دریافت کریں”۔ یہ پانچ اختیارات آپ کو مختلف اوقات میں جانچنے کے لیے فیصلہ کرنے میں مدد کرتے ہیں۔

ٹاسکس، لسٹس، پروجیکٹس، اور ایریاز ہر ایک کی اپنی حالت ہوتی ہے۔ عادات اور اسپیسز دیگر مقاصد کے لیے ہیں اور یہ درجہ بندی استعمال نہیں کرتے۔ ایک پروجیکٹ کی حالت اس کے ذیلی ٹاسکس کی حالت کو تبدیل نہیں کرتی۔ موجودہ ریکارڈز جن کی پہچانی گئی درجہ بندی نہیں ہے، وہ ان باکس میں شروع ہوتے ہیں، اس لیے آپ کا پہلا ان باکس پہلے سے بنائی گئی منصوبوں کو شامل کر سکتا ہے۔

ایک خیال کو ایک مفید اگالی کارروائی میں تبدیل کریں

Inbox سے Clarify کے دوران مطالعے کے کونے کے خیال کو کھولیں۔ اگر یہ کئی مراحل کے ساتھ نتیجہ پیش کرتا ہے، تو اس نتیجے کو Project میں رکھیں اور ایک Task بنائیں یا منتخب کریں جیسے کہ “کھڑکی کے کنارے کی جگہ ماپنا”۔ جب Task کے لیے کام کرنے کے لیے تیار ہو جائے تو اس کے لیے Next Actions تفویض کریں۔ Project کی اپنی حیثیت کو آزادانہ طور پر جائزہ لیں۔

ماپ لینے کے بعد، آپ “کارپینٹر کا خاکہ وصول کریں” کو Waiting For کے طور پر بنا سکتے ہیں۔ جب خاکہ آ جائے، “شیلف کے خاکے کی منظوری دیں” ایک الگ تیار یا مقرر کردہ عمل بن سکتا ہے۔ حیثیتیں وہ فیصلے بیان کرتی ہیں جو آپ نے ان ریکارڈز کے بارے میں کیے ہیں؛ کسی ریکارڈ کو ان کے درمیان منتقل کرنا آپ کے لیے اگلا Task پیدا نہیں کرتا۔

آپ اب بھی تاریخیں، ٹیگز، ترجیحات، اسپیسز، اور ہائیرارکی کو GTD کے ساتھ استعمال کر سکتے ہیں۔ ایک ورک ٹیگ اور نیکسٹ ایکشنز کئی پروجیکٹس میں قابل عمل پیشہ ورانہ کام کے لیے اسمارٹ فلٹر بنا سکتے ہیں۔

وقت اور تکمیل کو علیحدہ سے مقرر کریں

جب کسی پابندی کا تعلق کسی خاص وقت سے ہو تو تاریخ اور یاد دہانی منتخب کریں۔ شیڈیول خود کوئی تاریخ فراہم نہیں کرتا۔ ویٹنگ فار کے لیے آپ کی اپنی فالو اپ کے لیے یاد دہانی ہو سکتی ہے، اور نیکسٹ ایکشنز بغیر تاریخ کے رہ سکتے ہیں جب تک کہ آپ فیصلہ نہ کریں کہ عمل کب کرنا ہے۔

زمرہ بندی تبدیل کرنے کے لیے، محفوظ شدہ صف کی Status مینو استعمال کریں یا Organise → Status اور Save میں ترمیم کریں۔ ایک مکمل ریکارڈ مکمل ہی رہتا ہے جب آپ اسے دوبارہ درجہ بندی کریں۔ GTD کو بند کرنے سے محفوظ شدہ Status برقرار رہتے ہیں اور عام All ویو واپس آتا ہے، تاکہ آپ کی باقی منصوبہ بندی قابل استعمال رہے۔

مختلف فیصلوں کے لیے وضاحت اور جائزہ استعمال کریں

وضاحت Inbox ریکارڈز سے شروع ہوتی ہے جنہیں فیصلہ درکار ہوتا ہے۔ جائزہ ان ریکارڈز کا دوبارہ جائزہ لیتا ہے جو پہلے ہی درجہ بندی کیے جا چکے ہیں۔ اس زمرہ کے لیے Status ٹیب کے Review استعمال کریں، یا All items → Review items پر جا کر محفوظ شدہ وعدوں کے ذریعے زیادہ وسیع پیمانے پر کام کریں۔

ایک ایڈیٹر کا مرحلہ Save کے بعد آگے بڑھتا ہے؛ Skip محفوظ شدہ ریکارڈ کو بغیر تبدیلی کے رکھتا ہے۔ Inbox کے باہر کوئی Project یا Area اس کی تفصیلات کھولتا ہے تاکہ آپ نتیجہ، مواد، اور Next Actions کا معائنہ کر سکیں۔ اس جائزہ کے مرحلے کو منظور کرنے کے لیے Next کو منتخب کریں۔ صرف ایک child Task کو Save کرنا Project کے جائزے کو منظور نہیں کرتا۔

مکمل جائزے کو بند کرنے سے اس جائزے کے سیاق و سباق میں پیش رفت برقرار رہتی ہے۔ جب آپ جاری رکھنا چاہیں تو Continue review کے ذریعے اسی Space اور scope کو دوبارہ کھولیں۔ ہفتہ وار نوٹیفیکیشن Analytics کھولتا ہے؛ جب آپ اپنے منصوبوں کے بارے میں فیصلے کرنے کے لیے تیار ہوں تو اس GTD جائزے کو Workflow کے اندر شروع کریں۔

کسی ٹائمر یا اسٹاپ واچ کا انتخاب کریں۔

25 منٹ کے لکھنے کے وقفے کے لیے، ٹاسک کھولیں اور 25 منٹ کے پری سیٹ کے ساتھ ٹائمر منتخب کریں۔ دیگر پری سیٹس 15 اور 45 منٹ ہیں؛ ایک کسٹم کاؤنٹ ڈاؤن 5 سے 180 منٹ تک ہو سکتا ہے۔ شروع کریں، کسی رکاوٹ کے لیے وقفہ لیں اور دوبارہ شروع کریں۔ وقف شدہ وقت فعال وقت میں شامل نہیں ہوگا۔

صفر پر، ٹائمر فعال وقت جمع کرنا بند کر دیتا ہے اور آپ کے فیصلے کا انتظار کرتا ہے۔ آپ پانچ منٹ مزید شامل کر سکتے ہیں، سیشن روک سکتے ہیں یا اس کا ٹاسک مکمل کر سکتے ہیں۔ وقفے کے دوران وقت شامل کرنے سے وہ وقفے میں ہی رہتا ہے؛ صفر کے بعد وقت شامل کرنے سے کاؤنٹ ڈاؤن دوبارہ شروع ہو جاتا ہے۔ ایک غیر جواب شدہ کاؤنٹ ڈاؤن اپنی 15 منٹ کی تکمیل کی ونڈو کے اختتام پر بند ہو جاتا ہے۔

اسٹوپ واچ صفر سے شروع ہوتی ہے اور ان کاموں کے لیے موزوں ہے جن کی مدت آپ چاہتے ہیں کہ آپ عمل کے دوران ناپیں۔ ایک دورانیہ کی عادت کے لیے جس کی حد ہو، یہ ڈیفالٹ موڈ ہے: آپ گزرے ہوئے مشق یا استعمال کو دیکھ سکتے ہیں بغیر اس کے کہ ہدف کو خودکار کامیابی کے طور پر سمجھیں۔ اس میں وقت شامل کرنے یا کاؤنٹ ڈاؤن صفر کے بعد کوئی مرحلہ نہیں ہوتا۔ دونوں موڈز کی اصل آغاز سے آٹھ گھنٹے کی عمر ہوتی ہے، وقفوں سمیت۔

چنیں کہ اختتام کیا ریکارڈ کرے

سیشن روکنا وقفے کے اختتام کو ریکارڈ کرتا ہے اور آئٹم کو نامکمل چھوڑ دیتا ہے۔ کسی ٹاسک کے لیے، 'آئٹم مکمل کریں' ٹاسک کے عام تکمیل کے قواعد کا استعمال کرتا ہے اور سیشن ختم کر دیتا ہے۔ صرف صفر تک پہنچنا ٹاسک کو مکمل نہیں کرتا۔ ایک فہرست، پروجیکٹ یا ایریا سیشن سٹاپ سیشن فراہم کرتا ہے، جو کنٹینر اور اس کے مواد کو بغیر تبدیلی کے چھوڑ دیتا ہے۔

مثال کے طور پر، آپ کسی پروجیکٹ پر 25 منٹ صرف کر سکتے ہیں جس میں کئی ٹاسک شامل ہوں، اور پھر پروجیکٹ کو مکمل ہونے کا اعلان کیے بغیر روک سکتے ہیں۔ آپ کسی انفرادی ٹاسک کو اس کی نارمل اسکرین کے ذریعے اس وقت مکمل کر سکتے ہیں جب وہ واقعی مکمل ہو جائے۔ ایک سیشن وقفے کو ریکارڈ کرنے میں مدد دیتا ہے؛ یہ فیصلہ نہیں کرتا کہ آپ نے کون سی ذمہ داریاں پوری کی ہیں۔

ایک عادت کا سیشن اپنی پیش رفت کی کارروائی پیش کرتا ہے۔ ایک چیک ان عادت مشق کو ریکارڈ کرتی ہے۔ ایک دورانیہ عادت لاگ پیش رفت کو کھولتی ہے جس میں تصدیق کے لیے فعال منٹ تجویز کیے جاتے ہیں۔ گنتی اور مقدار کو ان کے اپنے یونٹ میں اقدار کی ضرورت ہوتی ہے؛ وقت کو صفحات یا دہرائیوں میں تبدیل نہیں کیا جاتا۔ چیک لسٹ کے ساتھ، پہلے کارروائیاں مکمل کریں۔ چیک لسٹ یا عددی لاگ کو منسوخ کرنے سے سیشن دوبارہ آزمانے کے لیے دستیاب رہتا ہے؛ سیشن کو روکنے سے کوئی عادت کی پیش رفت ریکارڈ نہیں ہوتی۔

اسی سیشن پر واپس جائیں

آپ کے iCloud اکاؤنٹ کے لیے ایک سیشن موجود ہو سکتا ہے۔ اگر آپ کسی دوسرے آئٹم سے شروع کرتے ہیں تو Mement موجود سیشن کے ساتھ کیا کرنا ہے یہ پوچھتا ہے اس سے پہلے کہ نیا سیشن شروع ہو۔ ہوم، مکمل ٹائمر، ویجیٹس اور معاون Live Activities اس سیشن کو دکھاتے ہیں، اس لیے اسے دوبارہ کھولنے سے نیا ٹائمر نہیں بنتا۔

جب iCloud دستیاب ہو، تو دوسرا ڈیوائس بھی وہی سیشن کھول، روک، دوبارہ شروع یا بند کر سکتا ہے جب تبدیلیاں پہنچ جائیں۔ مقامی ٹائمر آف لائن رہتے ہوئے بھی استعمال ہو سکتا ہے اور بعد میں ہم آہنگی کرتا ہے۔ اس کے ڈیوائس پر ایک Live Activity بنایا جاتا ہے: سیشن کی حالت کی ہم آہنگی خود بخود ہر دوسرے ڈیوائس پر نیا Live Activity نہیں بناتی۔

تجزیاتی رپورٹس فعال وقت، مکمل شدہ سیشنز، آئٹم کے نتائج اور اوسط دورانیہ دکھاتی ہیں۔ ایک فعال منٹ سے کم والے سیشن میٹرکس میں شامل نہیں ہوتے۔ اسٹاپ واچ وقت میں حصہ ڈالتی ہے لیکن اس کا کوئی منصوبہ بند مدت والا کامیابی کی شرح نہیں ہوتی۔ سیشن کے منٹ براہ راست پروڈکٹیویٹی اسکور میں پوائنٹس شامل نہیں کرتے؛ کسی ٹاسک کو مکمل کرنا اب بھی معمول کے ٹاسک کے اعدادوشمار کو متاثر کرتا ہے۔