Quando conhece a tarefa, mas não consegue começar

Escolha o estado que descreve o compromisso

A Caixa de entrada contém algo que ainda precisa de refletir: “Um canto de leitura junto à janela”. Próximas Ações contém trabalho que está pronto para executar: “Medir o espaço ao lado da janela”. Agendado descreve o trabalho que escolheu planear: “Aprovar o esboço da prateleira”. Adicione a data real separadamente quando houver um acordo de horário.

À espera de registos de uma resposta ou resultado externo, como “Receber o esboço do carpinteiro”. Pode adicionar texto opcional explicando de quem ou do quê está à espera. Algum dia guarda uma ideia que quer revisitar, como “Explorar uma estante maior mais tarde”. Estas cinco escolhas ajudam-no a decidir o que inspecionar em diferentes momentos.

Tarefas, Listas, Projetos e Áreas têm cada um o seu próprio estado. Hábitos e Espaços servem outros propósitos e não usam esta classificação. O estado de um Projeto não altera os estados das suas Tarefas secundárias. Registos existentes sem uma classificação reconhecida começam em Caixa de Entrada, por isso a sua primeira Caixa de Entrada pode incluir planos que já criou.

Transformar uma ideia numa próxima ação útil

Abra a ideia do cantinho de leitura da Caixa de Entrada durante a Clarificação. Se representar um resultado com várias etapas, mantenha esse resultado num Projeto e crie ou escolha uma Tarefa, como “Medir o espaço junto à janela”. Atribua Next Actions à Tarefa quando estiver pronta para executar. Reveja o estado do próprio Projeto independentemente.

Após tirar as medidas, pode criar “Receber o esboço do carpinteiro” como À Espera. Quando o esboço chegar, “Aprovar o esboço da prateleira” pode tornar-se uma ação pronta ou agendada separada. Os estados descrevem as suas decisões sobre esses registos; mover um registo entre eles não cria automaticamente a próxima Tarefa para si.

Pode ainda utilizar datas, etiquetas, prioridades, Espaços e a hierarquia juntamente com GTD. Uma etiqueta de trabalho mais Próximas Ações pode formar um filtro Inteligente para trabalho profissional acionável através de vários Projetos.

Defina o tempo e a conclusão separadamente

Escolha uma data e um lembrete quando um compromisso pertencer a um horário específico. Agendado por si só não fornece nenhuma data. Aguardando Pode ter um lembrete para o seu próprio seguimento, e Próximas Ações podem permanecer sem data até que decida quando agir.

Para alterar a classificação, utilize o menu Estado de uma linha guardada ou edite Organizar → Estado e Guardar. Um registo concluído mantém-se concluído quando o reclassifica. Desligar GTD preserva os estados guardados e devolve a vista normal Todos, para que o resto do seu planeamento continue utilizável.

Use clarificação e revisão para decisões diferentes.

Clarificar começa com os registos da Caixa de Entrada que precisam de uma decisão. Revisar volta aos registos já classificados. Utilize a aba de Estado → Revisão para essa categoria, ou Todos os itens → Revisar itens para trabalhar de forma mais abrangente através dos compromissos guardados.

Um passo de edição avança após Guardar; Pular mantém o registo guardado inalterado. Um Projeto ou Área fora da Caixa de Entrada abre os seus detalhes para que possa inspecionar o resultado, conteúdos e Próximas Ações. Escolha Seguinte para reconhecer esse passo de revisão. Guardar apenas uma Tarefa filha não reconhece a revisão do Projeto.

Fechar uma revisão completa retém o progresso nesse contexto de revisão. Reabra o mesmo Espaço e âmbito através de Continuar revisão quando quiser continuar. A notificação semanal abre a Análise; inicie esta revisão GTD dentro do Workflow quando estiver pronto para tomar decisões sobre os seus planos.

Escolha um temporizador ou um cronómetro

Para um intervalo de escrita de 25 minutos, abra a Tarefa e escolha Temporizador com a pré-definição de 25 minutos. Outras pré-definições são 15 e 45 minutos; uma contagem decrescente personalizada pode ser de 5 a 180 minutos. Comece, pause para uma interrupção e retome. O tempo pausado não conta como tempo ativo.

A zero, o temporizador deixa de acumular tempo ativo e espera a sua decisão. Pode adicionar cinco minutos, parar a Sessão ou completar a sua Tarefa. Adicionar tempo enquanto pausado mantém-no pausado; adicionar tempo após chegar a zero retoma a contagem decrescente. Uma contagem decrescente não respondida encerra após a janela de conclusão de 15 minutos.

O cronómetro começa a zero e é adequado para trabalhos cuja duração deseja medir à medida que avança. Para um Hábito de Duração com limite, é o modo predefinido: pode ver a prática ou consumo já efetuado sem tratar o objetivo como um sucesso automático. Não possui passo de adicionar tempo nem de contagem decrescente zero. Ambos os modos têm uma duração de oito horas a partir do início original, incluindo pausas.

Escolha o que o fim deverá registar

Parar Sessão regista o fim do intervalo e deixa o item por terminar. Para uma Tarefa, Concluir Item utiliza as regras normais de conclusão da Tarefa e termina a Sessão. Chegar a zero sozinho não conclui a Tarefa. Uma Sessão de Lista, Projeto ou Área oferece Parar Sessão, que deixa o recipiente e o seu conteúdo inalterados.

Por exemplo, pode gastar 25 minutos num Projeto que contém várias Tarefas, e depois parar sem declarar o Projeto concluído. Pode concluir uma Tarefa individual através do seu ecrã normal quando estiver realmente concluída. Uma Sessão ajuda a registar o intervalo; não decide quais compromissos cumpriu.

Uma Sessão de Hábito oferece a sua própria ação de progresso. Um Hábito de check-in regista a prática. Um Hábito de Duração abre o registo de progresso com minutos ativos sugeridos para confirmação. Contagem e Quantidade precisam de valores nas suas próprias unidades; o tempo não é convertido em páginas ou repetições. Com uma lista de verificação, termine primeiro as ações. Cancelar a lista de verificação ou o registo numérico deixa a Sessão disponível para tentar novamente; Parar a Sessão não regista progresso do Hábito.

Voltar para a mesma Sessão

Uma Sessão pode estar ativa para a sua conta iCloud. Se iniciar a partir de outro item, Mement pergunta o que fazer com a Sessão existente antes de iniciar a nova. No Início, o temporizador completo, os widgets e Live Activities suportados mostram essa Sessão, pelo que abri-la novamente não cria outro temporizador.

Com iCloud disponível, outro dispositivo pode abrir, pausar, retomar ou parar a mesma Sessão depois de chegarem as alterações. O temporizador local permanece utilizável offline e sincroniza mais tarde. Um Live Activity é criado no seu dispositivo: sincronizar o estado da Sessão não cria automaticamente um novo Live Activity em todos os outros dispositivos.

Os relatórios de análise registam o tempo ativo, sessões concluídas, resultados dos itens e duração média. Sessões com menos de um minuto ativo ficam fora das métricas. Um cronómetro contribui com tempo, mas não tem uma taxa de sucesso de duração planeada. Os minutos da sessão não adicionam pontos diretamente à Pontuação de Produtividade; concluir uma Tarefa ainda afeta as estatísticas normais da Tarefa.