در Mement امتحان کنید
- اگر می‌خواهید سازماندهی GTD داشته باشید، در تنظیمات → عمومی → سازماندهی گزینه استفاده از GTD را فعال کنید.
- WorkFlow → Inbox را باز کنید و گزینه Clarify را انتخاب کنید تا تعهدات ثبت شده را بررسی کنید.
- برای هر رکورد، تصمیم بگیرید که چه معنایی دارد، وضعیت را انتخاب کنید، هر ویرایشی که لازم است انجام دهید و ذخیره کنید. Skip رکورد ذخیره شده را بدون تغییر باقی می‌گذارد.
- از Next Actions استفاده کنید زمانی که می‌خواهید کاری را که آماده است انتخاب کنید، یا وضعیت دیگری را برای نوع تصمیم خود بررسی کنید.
- تمام آیتم‌ها را باز کنید → آیتم‌ها را برای بازبینی گسترده‌تر بررسی کنید. اگر در میانه راه متوقف شدید، از طریق ادامه بازبینی در همان زمینه بازگردید.
وضعیتی را انتخاب کنید که تعهد را توصیف می‌کند.
صندوق ورودی چیزی را نگه می‌دارد که هنوز نیاز دارید در مورد آن فکر کنید: «یک گوشه مطالعه کنار پنجره». اقدامات بعدی کارهایی را نگه می‌دارند که آماده انجام آن‌ها هستید: «اندازه‌گیری فضای کنار پنجره». برنامه‌ریزی‌شده کارهایی را توصیف می‌کند که تصمیم گرفته‌اید برنامه‌ریزی کنید: «تأیید طرح طبقه‌بندی قفسه». در صورت وجود توافق زمانی، تاریخ واقعی را به صورت جداگانه اضافه کنید.
منتظر، ثبت یک پاسخ یا نتیجه خارجی است، مانند «دریافت طرح نجار». شما می‌توانید متن اختیاری اضافه کنید که توضیح دهد منتظر چه کسی یا چه چیزی هستید. روزی، ایده‌ای را که می‌خواهید بعداً مجدداً بررسی کنید، نگه می‌دارد، مانند «بعداً قفسه کتاب بزرگتری را بررسی کن». این پنج گزینه به شما کمک می‌کنند تصمیم بگیرید که در زمان‌های مختلف چه چیزی را بررسی کنید.
تسک‌ها، لیست‌ها، پروژه‌ها و حوزه‌ها هرکدام وضعیت خود را دارند. عادت‌ها و فضاها کاربردهای دیگری دارند و از این دسته‌بندی استفاده نمی‌کنند. وضعیت یک پروژه وضعیت تسک‌های فرزند خود را تغییر نمی‌دهد. رکوردهای موجود که دارای دسته‌بندی شناخته‌شده نیستند، در صندوق ورودی شروع می‌شوند، بنابراین اولین صندوق ورودی شما می‌تواند شامل برنامه‌هایی باشد که قبلاً ایجاد کرده‌اید.
یک ایده را به یک اقدام مفید بعدی تبدیل کنید
ایده گوشه‌خواندن را از اینباکس در زمان شفاف‌سازی باز کنید. اگر این ایده نتیجه‌ای با چندین مرحله دارد، آن نتیجه را در یک پروژه نگه دارید و یک کار ایجاد کنید یا انتخاب کنید، مانند «اندازه‌گیری فضای کنار پنجره». وقتی کار آماده انجام باشد، اقدامات بعدی برای آن تعیین کنید. وضعیت خود پروژه را به‌طور مستقل مرور کنید.
بعد از گرفتن اندازه‌ها، ممکن است «دریافت طرح نجار» را به عنوان در انتظار ایجاد کنید. پس از رسیدن طرح، «تأیید طرح قفسه» می‌تواند به یک اقدام آماده یا برنامه‌ریزی‌شده جداگانه تبدیل شود. وضعیت‌ها تصمیمات شما درباره آن رکوردها را توصیف می‌کنند؛ جابجایی یک رکورد بین آن‌ها وظیفه بعدی را برای شما ایجاد نمی‌کند.
شما هنوز می‌توانید از تاریخ‌ها، برچسب‌ها، اولویت‌ها، فضاها و سلسله مراتب همراه با GTD استفاده کنید. یک برچسب کاری به همراه اقدامات بعدی می‌تواند یک فیلتر هوشمند برای کار حرفه‌ای قابل اقدام در چندین پروژه تشکیل دهد.
زمان‌بندی و تکمیل را جداگانه تنظیم کنید
وقتی یک تعهد به زمان خاصی تعلق دارد، تاریخ و یادآوری را انتخاب کنید. برنامه‌ریزی خودش تاریخ ارائه نمی‌دهد. حالت «در انتظار» می‌تواند برای پیگیری خودتان یادآوری داشته باشد، و اقدامات بعدی تا وقتی که تصمیم بگیرید چه زمانی عمل کنید، بدون تاریخ باقی می‌مانند.
برای تغییر طبقه‌بندی، از منوی وضعیت یک ردیف ذخیره‌شده استفاده کنید یا به Organise → Status بروید و ذخیره کنید. یک رکورد تکمیل‌شده هنگام بازطبقه‌بندی همچنان تکمیل‌شده می‌ماند. خاموش کردن GTD وضعیت‌های ذخیره‌شده را حفظ می‌کند و نمای همه عادی را بازمی‌گرداند، بنابراین بقیه برنامه‌ریزی شما قابل استفاده باقی می‌ماند.
از شفاف‌سازی و بازبینی برای تصمیمات مختلف استفاده کنید
شفاف‌سازی با رکوردهای Inbox که نیاز به تصمیم دارند شروع می‌شود. بازبینی رکوردهایی را که قبلاً طبقه‌بندی شده‌اند مجدداً بررسی می‌کند. از زبانه وضعیت برای آن دسته، بازبینی استفاده کنید، یا All items → Review items را برای کار کردن گسترده‌تر از طریق تعهدات ذخیره‌شده استفاده کنید.
یک مرحله ویرایش پس از ذخیره پیش می‌رود؛ رد کردن، رکورد ذخیره‌شده را بدون تغییر نگه می‌دارد. یک پروژه یا حوزه خارج از صندوق ورودی جزئیات آن را باز می‌کند تا بتوانید نتیجه، محتویات و اقدامات بعدی را بررسی کنید. برای تأیید این مرحله بازبینی، Next را انتخاب کنید. تنها ذخیره یک وظیفه فرزند، بازبینی پروژه را تأیید نمی‌کند.
بستن یک بازبینی کامل، پیشرفت در آن زمینه بازبینی را حفظ می‌کند. وقتی می‌خواهید ادامه دهید، همان فضا و دامنه را از طریق Continue review باز کنید. اعلان هفتگی Analytics را باز می‌کند؛ این بازبینی GTD را داخل Workflow شروع کنید وقتی آماده تصمیم‌گیری در مورد برنامه‌های خود هستید.
پیش از پایان
- وضعیت انتخاب‌شده مشخص می‌کند برای هر رکورد بازبینی‌شده چه اتفاقی باید بیفتد.
- تاریخ‌ها و زمان‌های یادآوری جایی تعیین می‌شوند که تعهد زمان‌بندی واقعی وجود داشته باشد.
- پروژه‌های فعال یک اقدام بعدی دارند و مراحل بازبینی به طور آگاهانه ذخیره یا تأیید می‌شوند.