پس از دست نخورده شدن برنامه ریز، برگردید

با کار شروع کنید، سپس ساختار آن را انتخاب کنید.

یک وظیفه برای یک عمل واحد کافی است. یک فهرست وظایف مرتبط را کنار هم نگه می‌دارد، یک پروژه کارها را به سوی یک نتیجه گروه‌بندی می‌کند و یک حوزه مسئولیت مداوم را در بر می‌گیرد. می‌توانید بدون فعال‌سازی GTD از تاریخ‌ها، یادآورها، برچسب‌ها، فضاها، جلسات و سایر ابزارهای برنامه‌ریزی استفاده کنید.

برای مثال، «ارسال پیش‌نویس تجدیدنظرشده» می‌تواند به عنوان یک وظیفه مستقل باقی بماند. «آماده کردن ارائه مشتری» ممکن است به یک پروژه نیاز داشته باشد که شامل چندین وظیفه باشد. «کار» می‌تواند یک حوزه باشد که آن پروژه و سایر تعهدات را در بر می‌گیرد. زمانی که اضافه کردن ساختار به شما کمک می‌کند کار خود را پیدا کنید و مرور کنید، آن را اضافه کنید.

درباره یک روز واقعی تصمیم بگیرید

فرض کنید جلسه‌ای ساعت ۱۴:۰۰ دارید، یک پیش‌نویس باید ارسال شود، سه کار روزمره دارید و فقط یک ساعت برای سایر کارها زمان دارید. زمان واقعی جلسه را حفظ کنید. گزینه «ارسال پیش‌نویس اصلاح‌شده» را برای امروز انتخاب کنید، سپس کارهای ارائه بعدی را در پروژه خود باقی بگذارید. کارهای روزمره می‌توانند در یک فهرست باقی بمانند تا زمانی که سفر را در بخش نزدیکان برنامه‌ریزی کنید.

عادت‌ها در امروز مطابق برنامه و اهداف خود عمل می‌کنند. قبل از افزودن کارهای بیشتر، بررسی کنید که چه کاری موعد آن فرا رسیده است. هدف مطالعه هفتگی و یک کار برای ارسال سند نشان‌دهنده انواع مختلف پیشرفت هستند، حتی وقتی هر دو را امروز انجام می‌دهید.

در عصر، اگر نقل قولی را ارسال کرده‌اید، آن را به‌عنوان انجام‌شده علامت بزنید. برای یک کار ناتمام، یک تاریخ جدید انتخاب کنید، یک تاریخ غیرضروری را حذف کنید در حالی که آن را در پروژه خود نگه می‌دارید، یا اگر تعهد دیگر وجود ندارد، آن را حذف کنید. یک جلسه زمان صرف‌شده را ثبت می‌کند؛ توقف آن به‌طور خودکار کار را کامل نمی‌کند.

انتخاب‌های فردا را ممکن نگه دارید.

پروژه‌ها و حوزه‌های فعال را به‌طور منظم مرور کنید. بپرسید چه چیزی هنوز اهمیت دارد، آیا پروژه یک گام بعدی قابل اقدام دارد و آیا تاریخ ذخیره‌شده هنوز نشان‌دهنده یک تعهد واقعی است. برچسب‌ها یا فضای کاری می‌تواند به شما کمک کند تا برنامه‌های مرتبط را در چندین پروژه مرور کنید.

اگر GTD را فعال کنید، از Workflow برای روشن کردن رکوردهای Inbox و بررسی پنج وضعیت استفاده کنید. برنامه‌ریزی روزانه معمولی همچنان با خاموش بودن GTD کار می‌کند. شما همچنین می‌توانید یادآوری‌های صبح، عصر و هفتگی را در تنظیمات یادآوری تنظیم کنید. اعلان هفتگی Analytics را باز می‌کند؛ بررسی GTD جدا از Workflow شروع می‌شود.

بعد از یک استراحت بازگردید.

پس از یک تعطیلات یا هفته شلوغ، با تعهدات محدود به زمان و پروژه‌های فعال شروع کنید. وظایف عقب‌افتاده را به طور جداگانه بررسی کنید تا یک برنامه قدیمی به‌طور تصادفی به کار امروز تبدیل نشود. وقتی به یاد می‌آورید چیزی را انجام داده‌اید اما نمی‌توانید آن را در میان رکوردهای فعال پیدا کنید، در Completed یا Deleted نگاه کنید.

برنامه روز بعد را از کاری که هنوز مرتبط است بسازید. نیازی نیست فضای کار خود را دوباره ایجاد کنید یا به هر ایده ذخیره‌شده تاریخ‌های جدید اختصاص دهید.

یک روز را رد کنید

رد کردن امروز، یک استثنای عمدی برای هدف روزانه ثبت می‌کند. از آن زمانی استفاده کنید که امروز یک روز استراحت برنامه‌ریزی‌شده باشد و نه یک روز ثبت‌نشده. سابقه‌ی پیشرفت‌های قبلی در تاریخچه باقی می‌ماند. روزی که رد شده، به عنوان یک هدف موفق حساب نمی‌شود؛ انتخاب «رد کردن» راهی برای تکمیل یک عادت نیست.

برای یک وقفه یک روزه، امروز از Skip استفاده کنید. برای تغییر مکرر، “برنامه” باز کنید. اگر سه شنبه دیگر روز تمرین نیست، سفارشی را باز کنید، یک بازه زمانی هفتگی را انتخاب کنید و روزهای هفته را که می خواهید نگه دارید انتخاب کنید. قبل از ذخیره، خلاصه را مرور کنید.

اهداف مربوط به مقدار هفتگی و ماهانه از ثبت‌های روزانه صرف نظر کردن پشتیبانی نمی‌کنند: هدف آن‌ها بر اساس کل هفته یا ماه ارزیابی می‌شود. قبل از جستجوی صرف نظر کردن امروز، بازه زمانی هدف را بررسی کنید. برنامه روزانه و هدف روزانه تنظیمات متفاوتی هستند، حتی اگر هر دو در حال حاضر مقدار روزانه را نشان دهند.

عادت را که قصد بازگشت به آن را دارید متوقف کنید

توقف، عادت را از پیگیری فعال حذف می‌کند در حالی که تنظیمات و ثبت‌های قبلی آن را نگه می‌دارد. برای تعطیلات طولانی‌تر یا بازه بهبودی، این کار یک روال آماده برای بعد حفظ می‌کند. ادامه دادن دوباره آن را با استفاده از پیکربندی ذخیره شده فعال می‌کند؛ هدف و برنامه آن را بررسی کنید اگر شرایط شما تغییر کرده باشد.

چک‌این‌های قبلی و اهداف حل شده در بازه‌های تاریخی تجزیه و تحلیل همچنان قابل مشاهده هستند. متوقف کردن، دوره جاری باز را در زمان تغییر وضعیت پایان می‌دهد بدون اینکه آن را به یک دوره شکست‌خورده جدید تبدیل کند. نتیجه موجودی که قبلاً حل شده بود، هنوز بخشی از تاریخچه است.

اگر عادت به نظر می‌رسد که گم شده است، «همه عادات» را باز کنید و وضعیت آن را بررسی کنید. تاریخ شروع آینده، روزی خارج از قانون برنامه یا فضایی با نمایش عادات خاموش می‌تواند توضیح دهد که چرا در «امروز» حضور ندارد. عادات قدیمی‌تر نیز ممکن است سهمیه هفتگی انعطاف‌پذیری داشته باشند که قبلاً تکمیل شده است. این موارد نیاز به بازیابی یک عادت آرشیو شده ندارند.

فقط وقتی دوره نگهداری برایتان مناسب است، آرشیو کنید.

بایگانی عادت را از پیگیری فعال حذف کرده و آن را در بخش بایگانی شده‌ی همه‌ی عادات قرار می‌دهد. شما می‌توانید از منوی ردیف یا عمل کشیدن برای بایگانی استفاده کنید. تعریف و سابقه‌ی پیگیری برای ۳۰ روز نگهداری می‌شود، و پس از آن به صورت دائمی حذف می‌شوند.

برای بازگرداندن تصمیم در زمان مناسب، عادت بایگانی شده را پیدا کرده و از منوی ردیف یا عمل کشیدن گزینه‌ی بازیابی را انتخاب کنید. پس از بازیابی، پیکربندی و سابقه‌ی آن را بررسی کنید. فرض نکنید که یک عادت بایگانی شده به‌طور نامحدود در دسترس می‌ماند.

اگر می‌خواهید یک وقفه طولانی داشته باشید و عادت و تاریخچه‌ی آن حفظ شود، گزینه‌ی توقف را انتخاب کنید. بایگانی زمانی مفید است که فقط پنجره حذف ۳۰ روزه را قبول کنید. حذف دائمی عادت همچنین سوابق ضمیمه و فایل‌ها یا عکس‌های ذخیره‌شده‌ی آن را نیز پاک می‌کند. هر ماده‌ای که هنوز نیاز دارید را خارج از آن عادت نگه دارید.