Palauta, kun suunnittelija on ollut koskematon

Aloita työstä, sitten valitse sen rakenne

Tehtävä riittää yhdelle toiminnalle. Lista pitää siihen liittyvät tehtävät yhdessä, Projekti ryhmittelee työn kohti lopputulosta, ja Alue sisältää jatkuvan vastuun. Voit käyttää päivämääriä, muistutuksia, tunnisteita, Tilaa, Istuntoja ja muita suunnitteluvälineitä ilman GTD:n käyttöönottoa.

Esimerkiksi "Lähetä tarkistettu tarjous" voi olla itsenäinen Tehtävä. "Valmistele asiakasesitys" saattaa tarvita Projektin, joka sisältää useita Tehtäviä. "Työ" voi olla Alue, joka sisältää kyseisen Projektin ja muita sitoumuksia. Lisää rakennetta, kun se auttaa sinua löytämään ja tarkistamaan työsi.

Tee päätöksiä todellisesta päivästä

Oletetaan, että sinulla on kokous klo 14:00, lähetettävä tarjous, kolme asian hoitamista ja vain tunti muuta työtä varten. Säilytä kokouksen todellinen aika. Valitse "Lähetä muokattu tarjous" tälle päivälle, ja jätä myöhemmät esitystehtävät niiden Projektiin. Asian hoitamiset voivat pysyä Listassa, kunnes suunnittelet matkan Lähistöllä.

Tänään-tapojen aikataulut ja tavoitteet seuraavat omaa rytmiään. Tarkista, mitä on tehtävä, ennen kuin lisäät lisää Tehtäviä. Viikoittainen lukutavoite ja Tehtävä asiakirjan lähettämisestä edustavat erilaisia edistymisen muotoja, vaikka työskentelisit molempien parissa tänään.

Illalla merkitse lainaus tehdyksi, jos lähetit sen. Keskeneräiselle Tehtävälle valitse uusi päivämäärä, poista tarpeeton päivämäärä mutta säilytä se Projektissaan, tai poista se, jos sitoumus ei enää ole voimassa. Istunto tallentaa käytetyn ajan; sen pysäyttäminen ei automaattisesti merkitse työtä valmiiksi.

Pidä huomisen valinnat mahdollisina

Arvioi aktiiviset Projektit ja Alueet säännöllisesti. Kysy, mikä on edelleen tärkeää, onko Projektille mahdollista tehdä seuraava konkreettinen askel, ja heijastaako tallennettu päivämäärä edelleen todellista sitoumusta. Tunnisteet tai Työtila voivat auttaa sinua tarkastelemaan liittyviä suunnitelmia useissa Projekteissa.

Jos otat GTD käyttöön, käytä Workflow’ta Inbox-tietueiden selventämiseen ja viiden tilan tarkasteluun. Tavallinen päivittäinen suunnittelu toimii edelleen, vaikka GTD olisi pois päältä. Voit myös määrittää aamun, illan ja viikoittaiset muistutukset muistutusasetuksissa. Viikoittainen ilmoitus avaa Analytiikan; GTD-katsaus alkaa erikseen Workflowsa.

Palaa tauon jälkeen

Loman tai kiireisen viikon jälkeen aloita aikarajoitetuista sitoumuksista ja aktiivisista Projekteista. Tarkastele myöhässä olevia Tehtäviä yksitellen, jotta vanha suunnitelma ei vahingossa muutu tämän päivän työkuormaksi. Katso Suoritettu- tai Poistettu-kansioista, kun muistat hoitaneesi jotain mutta et löydä sitä aktiivisten tietueiden joukosta.

Laadi seuraavan päivän suunnitelma jäljellä olevasta työstä, joka on edelleen relevanttia. Sinun ei tarvitse luoda työtasoasi uudelleen tai määrittää uusia päivämääriä jokaiselle tallennetulle idealle.

Ohita yksi päivä

Ohita tänään kirjaa tarkoituksellisen poikkeuksen päivittäiselle tavoitteelle. Käytä sitä, kun tänään on suunniteltu tauko eikä kirjautumaton päivä. Aiemmat edistymisen merkinnät säilyvät historiassa. Ohitettu päivä ei lasketa onnistuneeksi tavoitteeksi; Ohita-valinnan tekeminen ei ole tapa saada Rutiini suoritetuksi.

Jos haluat yhden päivän keskeytyksen, käytä Ohita tänään. Jos haluat tehdä toistuvia muutoksia, avaa “Aikataulu” . Jos tiistai ei ole enää harjoituspäivä, avaa Custom, valitse viikoittainen väli ja valitse arkipäivät, jotka haluat säilyttää. Tarkista yhteenveto ennen tallentamista.

Viikko- ja kuukausittaiset määrätavoitteet eivät tue päivittäisiä ohitusmerkintöjä: niiden tavoitetta arvioidaan koko viikon tai kuukauden yli. Tarkista tavoitejakso ennen kuin etsit Tänään ohitusta. Päivittäinen aikataulu ja päivittäinen tavoite ovat eri asetuksia, vaikka molemmat tällä hetkellä lukisivat Päivittäin.

Tauota tapa, johon aiot palata

Tauotus poistaa tavan aktiivisesta seurannasta säilyttäen sen asetukset ja aiemmat merkinnät. Pidemmän loman tai palautumisjakson ajaksi tämä pitää rutiinin valmiina myöhempää käyttöä varten. Jatka tekee sen taas aktiiviseksi käyttämällä tallennettua määritystään; tarkista tavoite ja aikataulu, jos olosuhteesi ovat muuttuneet.

Aiemmat tarkistukset ja ratkaistut tavoitteet pysyvät näkyvissä historiallisissa analytiikkajaksoissa. Tauko päättää nykyisen avoimen jakson tilanmuutoksen hetkellä muuttamatta sitä uudeksi epäonnistuneeksi jaksoksi. Olemassa oleva tulos, joka on jo ratkaistu, kuuluu edelleen historialliseen tietoon.

Jos Tapa on kadonnut, avaa Kaikki tavat ja tarkasta sen tila. Tuleva aloituspäivämäärä, päivä Aikataulu säännön ulkopuolella tai tila, jossa Näytä tavat -asetus on pois päältä, voi selittää, miksi se puuttuu Tänään-näkymästä. Vanhat tavat voivat myös säilyttää joustavan viikoittaisen kiintiön, joka on jo täyttynyt. Nämä tilanteet eivät vaadi arkistoidun tavan palauttamista.

Arkistoi vain, kun säilytysaika sopii sinulle

Arkistointi poistaa Tavan aktiivisesta seurannasta ja sijoittaa sen Kaikkien tapojen arkistoituun osioon. Voit arkistoida sen rivivalikosta tai pyyhkäisytoiminnolla. Määritelmä ja seuranta-historia säilytetään 30 päivän ajan, jonka jälkeen ne poistetaan pysyvästi.

Jos haluat perua päätöksen ajoissa, löydä arkistoitu Tapa ja valitse Palauta rivivalikosta tai pyyhkäisytoiminnolla. Tarkista sen asetukset ja historia palautuksen jälkeen. Älä oleta, että arkistoitu Tapa pysyy saatavilla loputtomiin.

Valitse Tauko, jos haluat pitkän tauon säilyttäen Tavan ja sen historian. Arkisto on hyödyllinen vain, kun hyväksyt 30 päivän poistoikkunan. Pysyvä Tavan poistaminen poistaa myös siihen liitetyt tiedot ja tallennetut tiedostot tai valokuvat. Säilytä kaikki tarvittavat materiaalit tämän Tavan ulkopuolella.