در Mement امتحان کنید
- Today را باز کن و به وظایف و عادات که در حال حاضر موعدشان رسیده نگاه کن. آنها را با زمانی که واقعاً داری مقایسه کن.
- هر چیزی که مفقود است را ثبت کن. از یک نام مشخص مانند «ارسال پیش‌فاکتور اصلاح‌شده» استفاده کن، سپس یک تاریخ یا زمان اضافه کن که مهم است.
- پروژه‌های فعال خود را باز کن و از هر کدام که نیاز به توجه امروز دارد، اقدام مفید بعدی را انتخاب کن.
- کارهای بعدی را در لیست، پروژه یا حوزه خود نگه دار. برای کاری که قصد داری امروز انجام دهی، تاریخ امروز را اختصاص بده.
- در پایان روز، وظایف تکمیل شده و پیشرفت عادت‌ها را ثبت کنید، سپس تصمیم بگیرید با هر تعهد ناتمام چه کاری انجام دهید.
با کار شروع کنید، سپس ساختار آن را انتخاب کنید.
یک وظیفه برای یک عمل واحد کافی است. یک فهرست وظایف مرتبط را کنار هم نگه می‌دارد، یک پروژه کارها را به سوی یک نتیجه گروه‌بندی می‌کند و یک حوزه مسئولیت مداوم را در بر می‌گیرد. می‌توانید بدون فعال‌سازی GTD از تاریخ‌ها، یادآورها، برچسب‌ها، فضاها، جلسات و سایر ابزارهای برنامه‌ریزی استفاده کنید.
برای مثال، «ارسال پیش‌نویس تجدیدنظرشده» می‌تواند به عنوان یک وظیفه مستقل باقی بماند. «آماده کردن ارائه مشتری» ممکن است به یک پروژه نیاز داشته باشد که شامل چندین وظیفه باشد. «کار» می‌تواند یک حوزه باشد که آن پروژه و سایر تعهدات را در بر می‌گیرد. زمانی که اضافه کردن ساختار به شما کمک می‌کند کار خود را پیدا کنید و مرور کنید، آن را اضافه کنید.
درباره یک روز واقعی تصمیم بگیرید
فرض کنید جلسه‌ای ساعت ۱۴:۰۰ دارید، یک پیش‌نویس باید ارسال شود، سه کار روزمره دارید و فقط یک ساعت برای سایر کارها زمان دارید. زمان واقعی جلسه را حفظ کنید. گزینه «ارسال پیش‌نویس اصلاح‌شده» را برای امروز انتخاب کنید، سپس کارهای ارائه بعدی را در پروژه خود باقی بگذارید. کارهای روزمره می‌توانند در یک فهرست باقی بمانند تا زمانی که سفر را در بخش نزدیکان برنامه‌ریزی کنید.
عادت‌ها در امروز مطابق برنامه و اهداف خود عمل می‌کنند. قبل از افزودن کارهای بیشتر، بررسی کنید که چه کاری موعد آن فرا رسیده است. هدف مطالعه هفتگی و یک کار برای ارسال سند نشان‌دهنده انواع مختلف پیشرفت هستند، حتی وقتی هر دو را امروز انجام می‌دهید.
در عصر، اگر نقل قولی را ارسال کرده‌اید، آن را به‌عنوان انجام‌شده علامت بزنید. برای یک کار ناتمام، یک تاریخ جدید انتخاب کنید، یک تاریخ غیرضروری را حذف کنید در حالی که آن را در پروژه خود نگه می‌دارید، یا اگر تعهد دیگر وجود ندارد، آن را حذف کنید. یک جلسه زمان صرف‌شده را ثبت می‌کند؛ توقف آن به‌طور خودکار کار را کامل نمی‌کند.
انتخاب‌های فردا را ممکن نگه دارید.
پروژه‌ها و حوزه‌های فعال را به‌طور منظم مرور کنید. بپرسید چه چیزی هنوز اهمیت دارد، آیا پروژه یک گام بعدی قابل اقدام دارد و آیا تاریخ ذخیره‌شده هنوز نشان‌دهنده یک تعهد واقعی است. برچسب‌ها یا فضای کاری می‌تواند به شما کمک کند تا برنامه‌های مرتبط را در چندین پروژه مرور کنید.
اگر GTD را فعال کنید، از Workflow برای روشن کردن رکوردهای Inbox و بررسی پنج وضعیت استفاده کنید. برنامه‌ریزی روزانه معمولی همچنان با خاموش بودن GTD کار می‌کند. شما همچنین می‌توانید یادآوری‌های صبح، عصر و هفتگی را در تنظیمات یادآوری تنظیم کنید. اعلان هفتگی Analytics را باز می‌کند؛ بررسی GTD جدا از Workflow شروع می‌شود.
بعد از یک استراحت بازگردید.
پس از یک تعطیلات یا هفته شلوغ، با تعهدات محدود به زمان و پروژه‌های فعال شروع کنید. وظایف عقب‌افتاده را به طور جداگانه بررسی کنید تا یک برنامه قدیمی به‌طور تصادفی به کار امروز تبدیل نشود. وقتی به یاد می‌آورید چیزی را انجام داده‌اید اما نمی‌توانید آن را در میان رکوردهای فعال پیدا کنید، در Completed یا Deleted نگاه کنید.
برنامه روز بعد را از کاری که هنوز مرتبط است بسازید. نیازی نیست فضای کار خود را دوباره ایجاد کنید یا به هر ایده ذخیره‌شده تاریخ‌های جدید اختصاص دهید.
یک مکان برای یک برنامه جدید انتخاب کنید
به دو سوال در مورد برنامه خود پاسخ دهید. اگر برنامه شما دارای نقطه پایان و چندین بخش باشد، سوال سوم به شما کمک می‌کند بین یک فهرست و یک پروژه انتخاب کنید. توصیه یک ساختار شروع را توصیف می‌کند که می‌توانید آن را در Mement تطبیق دهید.
این نمونه فقط در این صفحه کار می‌کند. چیزی در Mement ایجاد یا تغییر نمی‌دهد.
مثال شما
کار: تعیین وقت ملاقات
کار: تعیین وقت ملاقات
برای یک اقدام با نقطه پایان واضح از یک کار استفاده کنید. وقتی نیاز دارید، تاریخ، یادآوری، اولویت یا والد را اضافه کنید.
- قرار ملاقات را رزرو کنید
- انجام شده به این معنی است که قرار ملاقات رزرو شده است.
تمام مثال‌ها را بخوانید
کار: تعیین وقت ملاقات
برای یک اقدام با نقطه پایان واضح از یک کار استفاده کنید. وقتی نیاز دارید، تاریخ، یادآوری، اولویت یا والد را اضافه کنید.
- قرار ملاقات را رزرو کنید
- انجام شده به این معنی است که قرار ملاقات رزرو شده است.
فهرست: چیزهایی برای بسته‌بندی
یک فهرست کارها را گروه‌بندی می‌کند. این زمانی مفید است که می‌خواهید ورودی‌های فردی را بررسی کنید بدون اینکه کل فهرست را به یک پروژه بزرگ تبدیل کنید.
- گذرنامه
- شارژر
- بلیط‌های سفر
پروژه: آماده‌سازی ارائه
یک پروژه شامل کارها و فهرست‌هایی است که به یک نتیجه کمک می‌کنند. نتیجه را نام‌گذاری کنید، سپس اقداماتی را اضافه کنید که آن را به جلو می‌برند.
- نتیجه: ارائه آماده تحویل است.
- وظیفه: بر سر پیام اصلی توافق کنید.
- فهرست: اتاق و تجهیزات را بررسی کنید.
منطقه: خانه
یک منطقه شامل مسئولیت‌های مداوم است، از جمله پروژه‌ها، فهرست‌ها و وظایف. بر خلاف یک پروژه، مسئولیت پس از اتمام یک نتیجه ادامه می‌یابد.
- پروژه: تعمیر شیر آشپزخانه.
- فهرست: لوازم خانگی.
- وظیفه: وقت‌گرفتن برای بازدید سالانه.
عادت: به مدت ۲۰ دقیقه مطالعه کنید.
از یک عادت استفاده کنید زمانی که می‌خواهید یک رفتار را در طول زمان ردیابی کنید، از جمله اینکه چند بار آن را انجام می‌دهید یا چه مقدار پیشرفت ثبت می‌کنید. یک معیار و ریتم مناسب در ویرایشگر عادت انتخاب کنید. یک کار تکراری با تکمیل جداگانه در هر بار، مانند پرداخت قبض، ممکن است به جای آن مناسب یک کار تکرارشونده باشد.
- رفتار نمونه: به طور منظم مطالعه کنید.
- هدف ارزشی نمونه: ۲۰ دقیقه در روز.
- اگر بین یک کار تکراری و رفتاری برای توسعه گیج شده‌اید، نمونه عادت یا کار را مرور کنید.
پیش از پایان
- امروز شامل یک انتخاب واقع‌بینانه از کارها است، از جمله عادات از قبل برنامه‌ریزی شده.
- تعهدات دارای محدودیت زمانی، تاریخ‌های مشخص و زمان‌های یادآوری مورد نظر را دارند.
- پروژه‌های فعال دارای قدم بعدی هستند که وقتی بازمی‌گردید می‌توانید آن را درک کنید.