Crea raccolte intelligenti che rispondono a una domanda utile

Prova in Mement

1. Crea o modifica una Lista, un Progetto o un'Area e apri Smart → Modifica.
2. Scegli i tipi di record supportati che il contenitore dovrebbe includere.
3. Seleziona Tutti quando tutte le condizioni attive devono corrispondere, oppure Qualsiasi quando basta una condizione corrispondente.
4. Aggiungi le condizioni necessarie, conferma il filtro, quindi Salva l'editor del contenitore.
5. Apri la raccolta e confronta alcuni record inclusi ed esclusi con la tua domanda. Controlla anche Collegati per i contenuti manuali.

Crea “Lavoro incompleto ad alta priorità”

Crea una Lista con quel nome. In Smart → Modifica, usa Compiti, scegli Tutti, imposta lo stato di completamento su Incompleto e seleziona Alta Priorità. Conferma il filtro e salva la Lista. Ora trova i Compiti corrispondenti dal tuo spazio di lavoro man mano che i loro campi salvati cambiano.

“Invia il preventivo rivisto”, incompleto e Alta, corrisponde a entrambe le condizioni. “Prenota la riparazione”, incompleto senza priorità, non soddisfa la condizione della priorità. “Invia la domanda”, completato e Alta, non soddisfa la condizione incompleto. Questi esempi ti forniscono un modo per controllare il tuo risultato piuttosto che fare affidamento sul nome della Lista.

Cambia Tutto in Qualsiasi e il risultato si amplia: un Compito non completato può corrispondere tramite stato di completamento, mentre un Compito Alto completato può corrispondere tramite priorità. L'esempio interattivo ti permette di modificare le condizioni e vedere quei diversi risultati su Compiti fittizi.

Combina risultati automatici e contenuti selezionati

Una Lista supporta Compiti; un Progetto supporta Compiti e Liste; un'Area supporta Compiti, Liste e Progetti. Mantieni selezionato almeno un tipo supportato. Senza condizioni attive, tutti i record non eliminati di quei tipi scelti sono idonei per la corrispondenza automatica.

Linked aggiunge manualmente i record che vuoi includere. Quei record rimangono inclusi anche se non superano il filtro Smart. Se un Task è sia selezionato manualmente sia corrisponde automaticamente, appare una sola volta. Rimuovere il collegamento manuale lo lascia visibile mentre corrisponde ancora; rimuovere Smart mantiene i contenuti manuali.

Raccogli il lavoro in attesa

Per una lista di lavori in attesa, scegli Task, Tutti, Stato di completamento Incompleto, Tag includi lavoro, e GTD Stato In attesa. “Ricevere il preventivo firmato” corrisponde quando quei campi sono salvati. Un Task etichettato lavoro ma classificato Prossime Azioni non corrisponde a questa combinazione Tutti.

Lo stato di completamento e lo stato di GTD sono condizioni distinte. Un impegno in attesa può essere ancora incompleto e un record completato può mantenere la sua classificazione precedente. Il testo opzionale di attesa ti aiuta a ricordare la persona o il risultato senza modificare il significato di quei filtri.

Trova lavori in un periodo scelto

Seleziona Compiti, Tutti, Incompleti e una condizione di Data per il periodo di cui hai bisogno. Un Compito datato all'interno dell'intervallo selezionato corrisponde; un Compito senza data non soddisfa quella condizione. L'editor offre anche i preimpostati Oggi, Domani e Weekend.

Quando si riutilizza un periodo personalizzato salvato, controllare i suoi confini effettivi. Non dare per scontato che un intervallo salvato si sposti in avanti solo perché la Lista ha un titolo come “Questa settimana”. Il titolo descrive la tua intenzione; le condizioni salvate determinano il risultato.

Includere un contesto ed escluderne un altro

Scegli Tutti, includi il tag lavoro ed escludi casa. Un record con tag lavoro corrisponde; un record con tag sia lavoro che casa non soddisfa l’esclusione. All’interno di un gruppo di tag, diversi tag inclusi accettano uno qualsiasi di quei tag, mentre tutti i tag esclusi devono essere assenti.

Ad esempio, includere telefono ed email trova record con uno qualsiasi dei due etichette. Escludere "reviewed" trova record senza "reviewed", includendo record con altri tag. Questa esclusione specifica è diversa da una condizione generale "senza tag", che l'attuale editor visivo non offre.

Usa il nome del luogo salvato quando filtri per località.

Una condizione di Località per Office confronta il nome del luogo salvato senza distinzione tra maiuscole e minuscole. Un luogo diverso nelle vicinanze non corrisponde semplicemente perché è vicino. Usa Vicino quando vuoi una pianificazione basata sulla distanza; la condizione Smart location risponde a una domanda basata sul nome.

Combina la posizione con i tipi di record e altre condizioni quando aiuta. Un Progetto può raccogliere Attività e Liste per un luogo; un'Area può inoltre raccogliere Progetti. Quelle opzioni ti permettono di organizzare più di un tipo di record attraverso lo stesso linguaggio di filtro.

Spiega un risultato sorprendente

Esamina il tipo di record, i valori salvati, Tutti o Qualsiasi, tag inclusi ed esclusi, e Collegato. Verifica che una condizione GTD utilizzi lo stato effettivo del record piuttosto che presumere che una data implichi Pianificato.

I gruppi di filtri GTD precedentemente salvati continuano a funzionare se disattivi GTD; aggiungere un nuovo gruppo GTD è nascosto in quello stato. Le regole intelligenti si modificano nell'editor di filtri di Mement. Le azioni attuali di Scorciatoie non forniscono parametri per modificare quelle regole.

Prima di finire

• I tipi supportati dal contenitore corrispondono ai record che vuoi raccogliere.
• All o Any esprime la domanda che intendevi.
• Puoi spiegare le corrispondenze automatiche separatamente dai contenuti collegati manualmente.

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