Thử trong Mement
- Mở Hôm Nay và xem các Công Việc và Thói Quen đã đến hạn. So sánh chúng với thời gian bạn thực sự có.
- Ghi lại bất cứ điều gì còn thiếu. Sử dụng một tên cụ thể như “Gửi báo giá đã chỉnh sửa”, sau đó thêm ngày hoặc thời gian khi nó quan trọng.
- Mở các Dự Án đang hoạt động của bạn và chọn hành động hữu ích tiếp theo từ mỗi dự án cần chú ý hôm nay.
- Giữ công việc sau này trong Danh Sách, Dự Án, hoặc Khu Vực của nó. Gán ngày hôm nay cho công việc bạn dự định thực hiện hôm nay.
- Vào cuối ngày, ghi lại các Công việc đã hoàn thành và tiến trình Thói quen, sau đó quyết định làm gì với từng cam kết chưa hoàn tất.
Bắt đầu với công việc, sau đó chọn cấu trúc của nó.
Một Công việc đủ cho một hành động đơn lẻ. Một Danh sách giữ các Công việc liên quan với nhau, một Dự án nhóm các công việc hướng tới một kết quả, và một Khu vực chứa một trách nhiệm liên tục. Bạn có thể sử dụng ngày tháng, nhắc nhở, thẻ, Không gian, Phiên làm việc và các công cụ lập kế hoạch khác mà không cần bật GTD.
Ví dụ, “Gửi báo giá đã chỉnh sửa” có thể giữ là một Công việc độc lập. “Chuẩn bị bài thuyết trình cho khách hàng” có thể cần một Dự án chứa nhiều Công việc. “Công việc” có thể là một Khu vực chứa Dự án đó và các cam kết khác. Thêm cấu trúc khi nó giúp bạn tìm kiếm và xem xét công việc của mình.
Ra quyết định về một ngày thực tế
Giả sử bạn có một cuộc họp lúc 14:00, một báo giá cần gửi, ba việc vặt, và chỉ còn một giờ cho công việc khác. Giữ nguyên thời gian cuộc họp. Chọn “Gửi báo giá đã chỉnh sửa” cho hôm nay, sau đó để các Công việc thuyết trình sau này trong Dự án của chúng. Các việc vặt có thể ở lại trong Danh sách cho đến khi bạn lên kế hoạch chuyến đi trong Nearby.
Thói quen trong Hôm nay theo lịch trình và mục tiêu riêng của chúng. Kiểm tra những gì phải hoàn thành trước khi thêm nhiều Công việc hơn. Một mục tiêu đọc sách hàng tuần và một Công việc gửi tài liệu đại diện cho các loại tiến bộ khác nhau, ngay cả khi bạn làm cả hai hôm nay.
Vào buổi tối, đánh dấu báo giá là xong nếu bạn đã gửi nó. Đối với một Công việc chưa hoàn thành, chọn một ngày mới, loại bỏ một ngày không cần thiết trong khi vẫn giữ nó trong Dự án, hoặc xóa nó nếu cam kết không còn tồn tại. Một Phiên ghi lại thời gian đã dành; dừng nó không tự động hoàn thành công việc.
Giữ các lựa chọn cho ngày mai khả dụng
Xem xét các Dự án và Khu vực đang hoạt động thường xuyên. Hỏi xem điều gì vẫn quan trọng, liệu một Dự án có bước tiếp theo khả thi, và liệu ngày lưu giữ vẫn phản ánh một cam kết thực sự hay không. Nhãn hoặc Không gian làm việc có thể giúp bạn xem xét các kế hoạch liên quan trên nhiều Dự án.
Nếu bạn bật GTD, hãy sử dụng Workflow để làm rõ các bản ghi trong Hộp thư đến và xem xét năm trạng thái. Kế hoạch hàng ngày thông thường vẫn hoạt động khi GTD tắt. Bạn cũng có thể cấu hình nhắc nhở buổi sáng, buổi tối và hàng tuần trong cài đặt nhắc nhở. Thông báo hàng tuần mở Analytics; một đánh giá GTD bắt đầu riêng biệt với Workflow.
Quay lại sau khi nghỉ giải lao
Sau một kỳ nghỉ hoặc một tuần bận rộn, hãy bắt đầu với các cam kết có thời hạn và các Dự án đang hoạt động. Xem xét các Nhiệm vụ quá hạn từng cái một để kế hoạch cũ không vô tình trở thành khối lượng công việc của hôm nay. Nhìn vào Hoàn thành hoặc Đã xóa khi bạn nhớ đã xử lý một việc gì đó nhưng không thể tìm thấy nó trong các bản ghi đang hoạt động.
Xây dựng kế hoạch cho ngày hôm sau từ công việc vẫn còn liên quan. Bạn không cần phải tạo lại không gian làm việc hoặc gán ngày mới cho mọi ý tưởng đã lưu.
Chọn một địa điểm cho kế hoạch mới
Trả lời hai câu hỏi về kế hoạch của bạn. Nếu nó có điểm kết thúc và nhiều phần, câu hỏi thứ ba sẽ giúp bạn chọn giữa danh sách và dự án. Khuyến nghị mô tả một cấu trúc bắt đầu mà bạn có thể điều chỉnh trong Mement.
Ví dụ này chỉ hoạt động trên trang này. Nó không tạo ra hoặc thay đổi bất kỳ thứ gì trong Mement.
Ví dụ của bạn
Nhiệm vụ: đặt lịch hẹn
Nhiệm vụ: đặt lịch hẹn
Sử dụng một nhiệm vụ cho một hành động với điểm hoàn thành rõ ràng. Thêm ngày, nhắc nhở, mức độ ưu tiên hoặc nhiệm vụ cha khi bạn cần.
- Đặt lịch hẹn
- Hoàn thành có nghĩa là lịch hẹn đã được đặt.
Đọc mọi ví dụ
Nhiệm vụ: đặt lịch hẹn
Sử dụng một nhiệm vụ cho một hành động với điểm hoàn thành rõ ràng. Thêm ngày, nhắc nhở, mức độ ưu tiên hoặc nhiệm vụ cha khi bạn cần.
- Đặt lịch hẹn
- Hoàn thành có nghĩa là lịch hẹn đã được đặt.
Danh sách: những thứ cần đóng gói
Một danh sách gom nhóm các nhiệm vụ. Nó hữu ích khi bạn muốn kiểm tra từng mục riêng lẻ mà không biến toàn bộ danh sách thành một dự án lớn hơn.
- Hộ chiếu
- Bộ sạc
- Vé du lịch
Dự án: chuẩn bị bài thuyết trình
Một dự án bao gồm các nhiệm vụ và danh sách đóng góp vào một kết quả. Đặt tên cho kết quả, sau đó thêm các hành động để tiến triển nó.
- Kết quả: bài thuyết trình đã sẵn sàng để trình bày.
- Nhiệm vụ: thống nhất thông điệp chính.
- Danh sách: kiểm tra phòng và thiết bị.
Khu vực: nhà
Một khu vực giữ các trách nhiệm đang diễn ra, bao gồm các dự án, danh sách và nhiệm vụ. Không giống như một dự án, trách nhiệm này tiếp tục ngay cả sau khi một kết quả đã hoàn thành.
- Dự án: sửa vòi bếp.
- Danh sách: đồ dùng trong nhà.
- Nhiệm vụ: đặt lịch kiểm tra hàng năm.
Thói quen: đọc trong 20 phút
Sử dụng một thói quen khi bạn muốn theo dõi một hành vi theo thời gian, bao gồm tần suất bạn thực hiện hoặc mức tiến bộ bạn ghi nhận. Chọn một chỉ số và nhịp độ phù hợp trong trình chỉnh sửa Thói quen. Một công việc lặp lại với mỗi lần hoàn thành riêng biệt, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn, có thể phù hợp hơn với một nhiệm vụ định kỳ.
- Hành vi ví dụ: đọc thường xuyên.
- Ví dụ về mục tiêu đo lường: 20 phút mỗi ngày.
- Xem xét ví dụ về thói quen hoặc nhiệm vụ nếu bạn đang chọn giữa một công việc lặp lại và một hành vi để phát triển.
Trước khi kết thúc
- Hôm nay bao gồm một lựa chọn công việc thực tế, bao gồm cả Thói quen đã được lên lịch.
- Các cam kết có thời hạn có ngày dự kiến và thời gian nhắc nhở theo kế hoạch.
- Các Dự án đang hoạt động có bước tiếp theo mà bạn có thể hiểu khi quay lại.