Mementରେ ଚେଷ୍ଟା କରନ୍ତୁ
- ଯଦି ଆପଣ GTD ସଂଗଠନ ଚାହାଁନ୍ତି, ତେବେ ସେଟିଂସ → ସାଧାରଣ → ସଂଗଠନ ରେ GTD ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ ଚାଲୁ କରନ୍ତୁ।
- ବାହ୍ୟପ୍ରବାହ → ଇନ୍ବକ୍ସ ଖୋଲନ୍ତୁ ଏବଂ ଧରାଯାଇଥିବା ବାଦ୍ଧ୍ୟତାମାନଙ୍କୁ ପରିଶୋଧନା କରିବାକୁ ସ୍ପଷ୍ଟ କରନ୍ତୁ ଚୟନ କରନ୍ତୁ।
- ପ୍ରତ୍ୟେକ ରେକର୍ଡ ପାଇଁ, ଏହାର ଅର୍ଥ କ’ଣ ତାହା ନିର୍ଣ୍ଣୟ କରନ୍ତୁ, ଏକ ସ୍ଥିତି ଚୟନ କରନ୍ତୁ, ଆବଶ୍ୟକତା ଅନୁଯାୟୀ କୌଣସି ସମ୍ପାଦନା କରନ୍ତୁ, ଏବଂ ସେଭ୍ କରନ୍ତୁ। ସ୍କିପ୍ କଲେ ସେଭ୍ କରାଯାଇଥିବା ରେକର୍ଡ ପରିବର୍ତ୍ତନ ହେବ ନାହିଁ।
- ଯେତେବେଳେ ଆପଣ ପ୍ରସ୍ତୁତ କାର୍ଯ୍ୟ ଚୟନ କରିବାକୁ ଚାହାଁନ୍ତି ବା ନିଜର ପ୍ରକାରର ନିଷ୍ପତ୍ତି ନିରୀକ୍ଷଣ କରିବାକୁ ଅନ୍ୟ ସ୍ଥିତି ଦେଖିବାକୁ ଚାହାଁନ୍ତି, ସେତେବେଳେ ନେକ୍ସ୍ଟ୍ ଆକ୍ସନ୍ସ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ।
- ସମସ୍ତ ଆଇଟମ୍ଗୁଡ଼ିକୁ ଖୋଲନ୍ତୁ → ବୃହତ୍ ସମୀକ୍ଷା ପାଇଁ ଆଇଟମ୍ଗୁଡ଼ିକୁ ସମୀକ୍ଷା କରନ୍ତୁ। ଯଦି ଆପଣ ମଧ୍ୟରେ ବିରତି ନେଇଥାନ୍ତେ, ସେଇ ସନ୍ଦର୍ଭରେ ଜାରି ରଖିଥିବା ସମୀକ୍ଷା ଦ୍ୱାରା ଫେରନ୍ତୁ।
ସେଇ ଅବସ୍ଥା ବାଛନ୍ତୁ ଯାହା ପ୍ରତିବଦ୍ଧତାକୁ ବିବରଣୀ କରେ
Inboxରେ ଏହା ନିମିତ୍ତରେ କିଛି ରହିଛି ଯାହା ଆପଣ ଏହା ବିଷୟରେ ଭାବିବାକୁ ଆବଶ୍ୟକ: “ଖିଡ଼କି ଠାରୁ ପାଠ ପାଖ।” Next Actionsରେ କାମ ରହିଛି ଯାହାକୁ ଆପଣ ତୁରନ୍ତ କରିବାକୁ ଉଦ୍ୟମିତ: “ଖିଡ଼କି ପାଖରେ ସ୍ଥାନ ମାପନ୍ତୁ।” Scheduled କାହାକୁ ବିବରଣୀ କରେ ଯାହାକୁ ଆପଣ ଯୋଜନା କରିବା ପାଇଁ ବାଛିଛନ୍ତି: “ଶେଲ୍ଫ୍ ଲେଆଉଟ୍ ସ୍କେଚ୍ ମନଜୁର କରନ୍ତୁ।” ସମୟ ସମ୍ମତି ଥିଲେ ସତ୍ୟିକ ତାରିଖ କୁ ଅଲଗାଭାବେ ଯୋଗ କରନ୍ତୁ।
ବାହାର ଉତ୍ତର କିମ୍ବା ଫଳାଫଳ ପାଇଁ ରେକର୍ଡଗୁଡିକୁ ଅପେକ୍ଷା କରୁଛି, ଯଥା “କାର୍ପେଣ୍ଟରଙ୍କର ମାଡ଼ନା କାର୍ଯ୍ୟ ସ୍କେଚ୍” ପ୍ରାପ୍ତ କରନ୍ତୁ। ଆପଣ କିଏ କିମ୍ବା କଣ ପାଇଁ ଅପେକ୍ଷା କରୁଛନ୍ତି ତାହା ବ୍ୟାଖ୍ୟା କରିବା ପାଇଁ ବୈକଳ୍ପିକ ଟେକ୍ସଟ୍ ଯୋଗ କରିପାରିବେ। ସମ୍ବାଦ ଭବିଷ୍ୟତରେ ପୁନରାବୃତ୍ତି କରିବାକୁ ଚାହୁଁଥିବା ଧାରଣାକୁ ରଖେ, ଯଥା “ପରେ ବଡ଼ ବହିର ରାକ୍ ବିଷୟକ ଅନୁସନ୍ଧାନ କରନ୍ତୁ”। ଏହି ପାଞ୍ଚଟି ବିକଳ୍ପ ଆପଣଙ୍କୁ ଭିନ୍ନ ସମୟରେ କ’ଣ ଯାଞ୍ଚ କରିବାକୁ ସିଦ୍ଧାନ୍ତ ନେବାରେ ସାହାଯ୍ୟ କରେ।
ଟାସ୍କ, ତାଲିକା, ପ୍ରକଳ୍ପ, ଏବଂ ମଞ୍ଚ ପ୍ରତ୍ୟେକର ନିଜସ୍ୱ ସ୍ଥିତି ଥାଏ। ଅଭ୍ୟାସ ଏବଂ ସ୍ଥାନ ଅନ୍ୟ ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟ ପାଳନ କରନ୍ତି ଏବଂ ଏହି ବର୍ଗୀକରଣ ପ୍ରୟୋଗ କରନ୍ତି ନାହିଁ। ପ୍ରକଳ୍ପର ସ୍ଥିତି ତାହାର ସନ୍ତାନ ଟାସ୍କ ଗୁଡ଼ିକର ସ୍ଥିତିକୁ ପରିବର୍ତ୍ତନ କରେ ନାହିଁ। ପରିଚିତ ବର୍ଗୀକରଣ ବିନା ଥିବା ଅସ୍ତିତ୍ୱମାନ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ Inboxରେ ଆରମ୍ଭ ହୁଏ, ସେହିପରି ଆପଣଙ୍କର ପ୍ରଥମ Inboxରେ ଆପଣ ଆଗରୁ ପ୍ରସ୍ତୁତ କରିଥିବା ଯୋଜନା ଥିବା ସମଭାବନା ରହିପାରେ।
ଏକ ଧାରଣାକୁ ଉପଯୋଗୀ ପରବର୍ତୀ କାର୍ଯ୍ୟରେ ପରିଣତ କରନ୍ତୁ
ସ୍ପଷ୍ଟ କରାଯିବା ସମୟରେ Inbox ରୁ ପାଠନ କୋଣ ପ୍ରତିଭାବଧାରଣା କୁ ଖୋଲନ୍ତୁ। ଯଦି ଏହା ଅନେକ ପଦକ୍ଷେପ ସହିତ ଫଳାଫଳକୁ ପ୍ରତିନିଧିତ୍ୱ କରେ, ସେହି ଫଳାଫଳକୁ ଏକ Project ରେ ରଖନ୍ତୁ ଏବଂ “Window ସାଇଡକୁ ଅଞ୍ଚଳ ମାପନ କରନ୍ତୁ” ପରି କୌଣସି Task ସୃଷ୍ଟି କରନ୍ତୁ କିମ୍ବା ଚୟନ କରନ୍ତୁ। ଯେତେବେଳେ Task କରିବାକୁ ପ୍ରସ୍ତୁତ ହୁଏ, ସେହି Task କୁ Next Actions ଦିଅନ୍ତୁ। Project ର ସ୍ୱୟଂ ଅବସ୍ଥାକୁ ସ୍ୱତନ୍ତ୍ର ଭାବେ ସମୀକ୍ଷା କରନ୍ତୁ।
ମାପ ନେବା ପରେ, ଆପଣ “କାର୍ପେଣ୍ଟରଙ୍କ ରେଖାଚିତ୍ର ଗ୍ରହଣ କରନ୍ତୁ” କୁ Waiting For ଭାବେ ସୃଷ୍ଟି କରିପାରିବେ। ଏକ ଦାଲି ଚିତ୍ର ଆସିଲେ, “ସେଲ୍ଫ ରେଖାଚିତ୍ରକୁ ଅନୁମୋଦନ କରନ୍ତୁ” ପ୍ରସ୍ତୁତ କିମ୍ବା ନିର୍ଦ୍ଧାରିତ କାର୍ଯ୍ୟ ଭାବେ ଏକ ପୃଥକ କାର୍ଯ୍ୟ ହେବାକୁ ପାରିବ। ଏହି ଅବସ୍ଥାଗୁଡିକ ଆପଣଙ୍କ ତରଫରୁ ସେହି ରେକର୍ଡ ବିଷୟରେ ନିର୍ଣ୍ଣୟକୁ ବର୍ଣ୍ଣାଇଥାଏ; ଏକ ରେକର୍ଡକୁ ଏହାମାନଙ୍କ ମଧ୍ୟରେ ସରିବା ଆପଣ ପାଇଁ ପରବର୍ତ୍ତୀ Task ତିଆରି କରେ ନାହିଁ।
ଆପଣ ତଥାପି GTD ସହିତ ତାରିଖ, ଟ୍ୟାଗ୍, ପ୍ରାଥମିକତା, ସ୍ପେସ୍ ଏବଂ ହାଇରାର୍କି ବ୍ୟବହାର କରିପାରିବେ । ଏକ ୱାର୍କ ଟ୍ୟାଗ୍ ପ୍ଲସ୍ ନେକ୍ସଟ୍ ଆକ୍ସନ୍ ଅନେକ ପ୍ରୋଜେକ୍ଟରେ କ୍ରିୟାଶୀଳ ବୃତ୍ତିଗତ କାର୍ଯ୍ୟ ପାଇଁ ଏକ ସ୍ମାର୍ଟ ଫିଲ୍ଟର ଗଠନ କରିପାରେ ।
ସମୟ ଏବଂ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ପୃଥକ ଭାବେ ସେଟ୍ କରନ୍ତୁ
ଯେତେବେଳେ ଏକ ପ୍ରତିବଦ୍ଧତା ଏକ ନିର୍ଦ୍ଦିଷ୍ଟ ସମୟର ଅଟେ ସେତେବେଳେ ଏକ ତାରିଖ ଏବଂ ସ୍ମାରକ ବାଛନ୍ତୁ । ନିର୍ଦ୍ଧାରିତ ନିଜେ କୌଣସି ତାରିଖ ପ୍ରଦାନ କରେ ନାହିଁ । ଅପେକ୍ଷା କରିବା ପାଇଁ ଆପଣଙ୍କର ନିଜ ଫଲୋ-ଅପ୍ ପାଇଁ ଏକ ସ୍ମାରକ ରହିପାରେ, ଏବଂ ପରବର୍ତ୍ତୀ କାର୍ଯ୍ୟ କେବେ କାର୍ଯ୍ୟ କରିବେ ତାହା ସ୍ଥିର ନକରିବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଅଣତାରିଖ ରହିପାରେ ।
ଶ୍ରେଣୀବଦ୍ଧତା ପରିବର୍ତ୍ତନ କରିବାକୁ, ସଞ୍ଚିତ ରୋ କରିବାରେ Status ମେନୁ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ କିମ୍ବା Organise → Status କୁ ସମ୍ପାଦନା କରି ସଞ୍ଚୟ କରନ୍ତୁ। ଏକ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ରେକର୍ଡ ଯେତେବେଳେ ଆପଣ ଏହା କୁ ପୁନଃଶ୍ରେଣୀବଦ୍ଧ କରିବେ, ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣ ରହିଥାଏ। GTD କୁ ବନ୍ଦ କରିବା ସଞ୍ଚିତ ଷ୍ଟାଟସ୍ ରକ୍ଷା କରେ ଏବଂ ସାଧାରଣ All ଭ୍ୟୁକୁ ପ୍ରତ୍ୟାବର୍ତ୍ତନ କରେ, ଯାହା ଆପଣଙ୍କର ଅନ୍ୟାନ୍ୟ ପ୍ରଣାଳୀକୁ ପ୍ରୟୋଗ କରିବାକୁ ସୁବିଧାଜନକ ରଖେ।
ଭିନ୍ନ ସିଦ୍ଧାନ୍ତ ସହିତ ସଫାଇ ଏବଂ ସମୀକ୍ଷା ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ
କ୍ଲାରିଫାଇ ଆରମ୍ଭ କରେ ସେହି ଇନବକ୍ସ ରେକର୍ଡ୍ରୁ ଯାହାରେ ନିଷ୍ପତ୍ତି ଆବଶ୍ୟକ। ରିଭ୍ୟୁ ସେହି ରେକର୍ଡ୍କୁ ପୁଣିଠାରୁ ଦେଖେ ଯାହା ପୂର୍ବରୁ ବର୍ଗୀକୃତ ହୋଇଛି। ସେହି ବର୍ଗର ପାଇଁ ଏକ ଷ୍ଟାଟସ୍ ଟ୍ୟାବର ରିଭ୍ୟୁ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତୁ, କିମ୍ବା ସମସ୍ତ ଆଇଟମ୍ସ → ଆଇଟମ୍ସ ରିଭ୍ୟୁ କରନ୍ତୁ ଯାହାରେ ସଂରକ୍ଷିତ ପ୍ରତିବଦ୍ଧତା ମାଧ୍ୟମରେ ବ୍ରହଦ୍ଦ ଭାବେ କାମ କରିପାରିବେ।
ସେଭ୍ କରିବା ପରେ ଏକ ସମ୍ପାଦକ ପଦକ୍ଷେପ ଆଗକୁ ବଢ଼େ; Skip ରଖିଥିବା ରେକର୍ଡ କୁ ପରିବର୍ତ୍ତନ କରେ ନାହିଁ। Inbox ବାହାରେ ଥିବା ଗୋଟିଏ Project କିମ୍ବା Area ତାହାର ବିବରଣୀ ଖୋଲିଥାଏ ଯାହା ଆପଣକୁ ଫଳାଫଳ, ସାମଗ୍ରୀ ଏବଂ ପରବର୍ତ୍ତୀ କାର୍ଯ୍ୟ ଯାଞ୍ଚ କରିବାକୁ ସହାୟକ ହୁଏ। Next ବିକଳ୍ପ ଚୟନ କରନ୍ତୁ ଯାହା ଆପଣ review ପଦକ୍ଷେପକୁ ସ୍ୱୀକୃତ କରୁଛନ୍ତି। ଏକ କେବଳ ଶିଶୁ Task ସେଭ୍ କରିବା Project ର ସମୀକ୍ଷା ସ୍ୱୀକୃତ ନୂହେଁ।
ପୂର୍ଣ୍ଣ ସମୀକ୍ଷା ବନ୍ଦ କଲେ ସେଇ ସମୀକ୍ଷା ପରିପ୍ରେକ୍ଷିତିରେ ଗତି ରକ୍ଷିତ ହୁଏ। ଆପଣ ଚାହିଁଲେ ସମାନ Space ଏବଂ scope କୁ Continue review ମାଧ୍ୟମରେ ପୁନଃଖୋଲନ୍ତୁ। ସାପ୍ତାହିକ ସୂଚନା Analytics ଖୋଲିଥାଏ; ଯେତେବେଳେ ଆପଣ ଆପଣଙ୍କର ପରିକଳ୍ପନା ସମ୍ପର୍କରେ ସିଦ୍ଧାନ୍ତ ନେବାକୁ ପ୍ରସ୍ତୁତ, ସେତେବେଳେ Workflow ମଧ୍ୟରେ GTD ସମୀକ୍ଷା ଆରମ୍ଭ କରନ୍ତୁ।
ସାରିବା ପୂର୍ବରୁ
- ଚୟନିତ ସ୍ଥିତି କହିଥାଏ ପ୍ରତ୍ୟେକ ସମୀକ୍ଷିତ ରେକର୍ଡ ସହ କ'ଣ ହେବା ଉଚିତ।
- ତାରିଖ ଏବଂ ସ୍ମରଣ ସମୟ ତେଣୁ ସେଟ୍ କରାଯାଏ ଯେଉଁଠାରେ ବାସ୍ତବିକ ସମୟ ଉପଲବ୍ଧ ରହିଛି।
- ସକ୍ରିୟ ପ୍ରକଳ୍ପଗୁଡିକର ଏକ ପରବର୍ତ୍ତୀ କାର୍ଯ୍ୟ ରହିଛି, ଏବଂ ସମୀକ୍ଷା ପଦକ୍ଷେପଗୁଡିକୁ ଜଣାଶୁଣା କିମ୍ବା ସଚେତନଭାବେ ସଞ୍ଚୟ କରାଯାଇଛି।