सब कुछ दोबारा पढ़े बिना किसी प्रोजेक्ट पर वापस लौटें

उस स्थिति का चयन करें जो प्रतिबद्धता का वर्णन करती हो

इनबॉक्स में कुछ ऐसा रखा है जिसे आपको अभी भी विचार करना है: “खिड़की के पास पढ़ने का कोना”। अगले कार्य (Next Actions) में वह काम रखा है जिसे आप करने के लिए तैयार हैं: “खिड़की के पास जगह मापें”। अनुसूचित (Scheduled) उस काम का वर्णन करता है जिसे आपने योजना बनाने के लिए चुना है: “शेल्फ़ की स्केच को अनुमोदित करें”। जब समय के लिए कोई सहमति हो तो वास्तविक तारीख अलग से जोड़ें।

रिकॉर्ड के लिए बाहरी प्रतिक्रिया या परिणाम की प्रतीक्षा करना, जैसे “बढ़ई की स्केच प्राप्त करें”। आप इस बारे में वैकल्पिक टेक्स्ट जोड़ सकते हैं कि आप किसके या किस चीज़ के लिए प्रतीक्षा कर रहे हैं। 'Someday' उस विचार को रखता है जिसे आप बाद में पुनः देखना चाहते हैं, जैसे “बड़ी बुकशेल्फ़ बाद में देखें”। ये पांच विकल्प आपको विभिन्न समयों पर क्या जांचना है, यह तय करने में मदद करते हैं।

कार्य, सूचियाँ, परियोजनाएँ और क्षेत्र प्रत्येक की अपनी स्थिति होती है। आदतें और स्थान अन्य उद्देश्यों की सेवा करते हैं और इस वर्गीकरण का उपयोग नहीं करते। एक परियोजना की स्थिति उसके बच्चे कार्यों की स्थिति को बदलती नहीं है। मान्यता प्राप्त वर्गीकरण के बिना मौजूद रिकॉर्ड इनबॉक्स में शुरू होते हैं, इसलिए आपका पहला इनबॉक्स पहले से बनाए गए योजनाओं को शामिल कर सकता है।

एक विचार को उपयोगी आगामी कार्रवाई में बदलें

क्लैरिफाई के दौरान इनबॉक्स से रीडिंग-कार्नर के आइडिया को खोलें। यदि यह कई चरणों वाले किसी परिणाम का प्रतिनिधित्व करता है, तो उस परिणाम को एक प्रोजेक्ट में रखें और एक टास्क बनाएं या चुनें जैसे कि “खिड़की के पास जगह को मापें”। जब टास्क करने के लिए तैयार हो, तो उसे नेक्स्ट एक्शंस दें। प्रोजेक्ट की अपनी स्थिति को स्वतंत्र रूप से समीक्षा करें।

माप लेने के बाद, आप “कारपेंटर का स्केच प्राप्त करें” को वेटिंग फॉर के रूप में बना सकते हैं। जब स्केच आ जाए, तो “शेल्फ स्केच को मंजूरी दें” एक अलग तैयार या निर्धारित कार्य बन सकता है। स्थिति उन रिकॉर्ड्स के बारे में आपके निर्णय का वर्णन करती है; उन्हें उनके बीच स्थानांतरित करना आपके लिए अगला टास्क तैयार नहीं करता।

आप अब भी तारीखें, टैग, प्राथमिकताएं, स्पेस और पदानुक्रम GTD के साथ उपयोग कर सकते हैं। एक कार्य टैग और नेक्स्ट एक्शन कई प्रोजेक्ट्स में व्यावसायिक कार्य के लिए एक स्मार्ट फ़िल्टर बना सकते हैं।

समय और पूर्णता को अलग-अलग सेट करें

जब कोई प्रतिबद्धता किसी विशेष समय से संबंधित हो, तो तारीख और रिमाइंडर चुनें। शेड्यूल स्वयं कोई तारीख नहीं देता। वेटिंग फॉर के लिए आप अपने फॉलो-अप के लिए रिमाइंडर रख सकते हैं, और नेक्स्ट एक्शन तब तक बिना तारीख के रह सकते हैं जब तक आप यह निर्णय न लें कि कब कार्य करना है।

श्रेणी बदलने के लिए, एक सहेजे गए रो के Status मेनू का उपयोग करें या Organise → Status और Save को संपादित करें। एक पूर्ण रिकॉर्ड पुनः वर्गीकृत करने पर भी पूर्ण रहता है। GTD को बंद करने से सहेजे गए स्टेटस बनाए रहते हैं और सामान्य All दृश्य में वापसी होती है, ताकि आपकी बाकी योजना उपयोग में बनी रहे।

विभिन्न निर्णयों के लिए स्पष्टता और समीक्षा का उपयोग करें

स्पष्टीकरण उन इनबॉक्स रिकॉर्डों से शुरू होता है जिन्हें निर्णय की आवश्यकता होती है। समीक्षा उन रिकॉर्डों को दोबारा देखती है जो पहले ही वर्गीकृत हो चुके हैं। उस श्रेणी के लिए स्टेटस टैब में Review का उपयोग करें, या All items → Review items का उपयोग करके सहेजे गए कमिटमेंट्स के माध्यम से व्यापक रूप से कार्य करें।

एक संपादक चरण 'सहेजें' के बाद आगे बढ़ता है; 'छोड़ें' से सहेजी गई रिकॉर्ड अपरिवर्तित रहती है। इनबॉक्स के बाहर कोई प्रोजेक्ट या क्षेत्र इसके विवरण को खोलता है ताकि आप परिणाम, सामग्री और अगले कार्यों की जांच कर सकें। इसे स्वीकार करने के लिए 'अगला' चुनें। केवल एक बच्चे के कार्य को सहेजना प्रोजेक्ट की समीक्षा को स्वीकार नहीं करता।

पूर्ण समीक्षा को बंद करने पर उस समीक्षा संदर्भ में प्रगति बनी रहती है। जब आप जारी रखना चाहते हैं, तो उसी स्पेस और स्कोप को 'समीक्षा जारी रखें' के माध्यम से फिर से खोलें। साप्ताहिक सूचना Analytics खोलती है; जब आप अपनी योजनाओं के निर्णय लेने के लिए तैयार हों, तो इसे Workflow के अंदर GTD समीक्षा शुरू करें।