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選擇描述承諾的狀態

收件箱包含你還需要思考的事項：「窗邊的閱讀角落」。下一步行動包含你已經準備好執行的工作：「測量窗邊的空間」。已排程描述你選擇計畫的工作：「批准書架草圖」。當有具體時間協議時，請另行加入實際日期。

「等待」記錄外部的回應或結果，例如「收到木匠的草圖」。你可以加入選擇性文字來說明你在等待誰或什麼。「某天」則保留你想再次探討的想法，例如「以後再探索更大的書櫃」。這五個選擇可以幫助你決定在不同時間檢視什麼。

任務、清單、專案和領域各自有自己的狀態。習慣和空間有其他用途，並不使用這種分類。專案的狀態不會改變其子任務的狀態。沒有被識別分類的現有紀錄會以收件箱開始，因此你的第一個收件箱可以包含你已經建立的計劃。

將一個想法轉化為有用的下一個行動

在澄清階段，從收件箱打開閱讀角落的想法。如果它代表一個包含多個步驟的結果，將該結果保留在專案中，並創建或選擇一個任務，例如“測量窗戶旁的空間”。當任務準備好執行時，給予其下一步行動。獨立審查專案的自身狀態。

在測量完成後，你可能會將“收到木匠的草圖”作為等待中。草圖到達後，“批准書架草圖”可以成為一個單獨的已就緒或已安排行動。這些狀態描述了你對那些紀錄的決策；將紀錄在它們之間移動並不會為你生成下一個任務。

你仍然可以在 GTD 旁邊使用日期、標籤、優先順序、工作區以及層級結構。工作標籤加上下一步行動可以形成一個智慧篩選，讓你在多個專案中管理可執行的專業工作。

分別設定時間與完成日期

當承諾屬於特定時間時，選擇日期與提醒。單純的排程本身不提供日期。等候中可以設定提醒以便自己跟進，而下一步行動可以保持未設定日期，直到你決定何時執行。

要更改分類，請使用已保存列的「狀態」選單或編輯「組織 → 狀態並保存」。完成的記錄在重新分類時仍保持已完成狀態。關閉 GTD 可保留已保存的狀態，並返回普通的「所有項目」視圖，因此您其餘的計劃仍然可以使用。

對不同的決策使用澄清和審查。

澄清從需要決策的收件箱記錄開始。審查則重新檢視已分類的記錄。使用分類標籤中的「審查」來查看該類別，或使用「所有項目 → 審查項目」以更廣泛地處理已保存的承諾。

在編輯器中，儲存後會進行下一步；選擇跳過則會保留已儲存的記錄不變。收件箱之外的專案或區域會打開其詳細資訊，以便你檢查結果、內容及後續行動。選擇「下一步」以確認該審查步驟。單獨儲存子任務並不表示確認了專案的審查。

關閉完整審查可以保留該審查情境中的進度。當你想繼續時，可以通過「繼續審查」重新打開相同的空間和範圍。每週通知會打開分析頁面；當你準備好對計劃做決策時，在工作流程內開始此GTD審查。