اگلا کیا ہوگا یہ فیصلہ کرنے کے لیے GTD استعمال کریں

عہدوں کو کیپچر کریں، ان کے اگلے قدم کی وضاحت کریں، اور پانچ اسٹیٹس کے ذریعے ٹاسکس، لسٹس، پروجیکٹس، اور ایریاز کا جائزہ لیں۔

Mement میں آزمائیں
1. اگر آپ GTD تنظیم چاہتے ہیں تو سیٹنگز → جنرل → آرگنائزیشن میں Use GTD کو آن کریں۔
2. Workflow → Inbox کھولیں اور کیپچر کیے گئے عہدوں پر کام کرنے کے لیے Clarify منتخب کریں۔
3. ہر ریکارڈ کے لیے، یہ فیصلہ کریں کہ اس کا کیا مطلب ہے، ایک اسٹیٹس منتخب کریں، ضرورت کے مطابق کوئی ترمیم کریں، اور Save کریں۔ Skip پر کلک کرنے سے محفوظ شدہ ریکارڈ میں کوئی تبدیلی نہیں ہوگی۔
4. Next Actions استعمال کریں جب آپ وہ کام منتخب کرنا چاہتے ہیں جو تیار ہیں، یا کسی دوسرے اسٹیٹس کا جائزہ لینا چاہتے ہیں تاکہ اس کے لیے مخصوص فیصلہ کریں۔
5. تمام آئٹمز کھولیں → مزید وسیع جائزے کے لیے آئٹمز کا جائزہ لیں۔ اگر آپ درمیان میں رک جائیں تو اسی سیاق و سباق میں جاری جائزے کے ذریعے واپس آئیں۔

اس حیثیت کو منتخب کریں جو عزم کو بیان کرتی ہو۔

ان باکس میں وہ چیزیں رکھی جاتی ہیں جن پر آپ کو ابھی سوچنا ہے: “کھڑکی کے پاس ایک پڑھنے کا کونہ”۔ اگلے اقدامات وہ کام رکھتا ہے جو آپ کرنے کے لیے تیار ہیں: “کھڑکی کے پاس جگہ ناپیں”۔ شیڈول کردہ وہ کام بتاتا ہے جسے آپ نے منصوبہ بنانے کے لیے منتخب کیا ہے: “شیلف کے خاکے کی منظوری دیں”۔ جب وقت کا معاہدہ ہو تو اصل تاریخ الگ سے شامل کریں۔
ریکارڈز کے لیے بیرونی ردعمل یا نتیجہ کا انتظار کرنا، جیسے کہ “کیمپینٹر کا خاکہ وصول کریں”۔ آپ اختیاری متن شامل کر سکتے ہیں جس میں یہ وضاحت ہو کہ آپ کس یا کس چیز کا انتظار کر رہے ہیں۔ کسی دن کا خیال ایک ایسا خیال رکھتا ہے جسے آپ بعد میں دوبارہ دیکھنا چاہتے ہیں، جیسے کہ “بعد میں بڑا بک کیس دریافت کریں”۔ یہ پانچ اختیارات آپ کو مختلف اوقات میں جانچنے کے لیے فیصلہ کرنے میں مدد کرتے ہیں۔
ٹاسکس، لسٹس، پروجیکٹس، اور ایریاز ہر ایک کی اپنی حالت ہوتی ہے۔ عادات اور اسپیسز دیگر مقاصد کے لیے ہیں اور یہ درجہ بندی استعمال نہیں کرتے۔ ایک پروجیکٹ کی حالت اس کے ذیلی ٹاسکس کی حالت کو تبدیل نہیں کرتی۔ موجودہ ریکارڈز جن کی پہچانی گئی درجہ بندی نہیں ہے، وہ ان باکس میں شروع ہوتے ہیں، اس لیے آپ کا پہلا ان باکس پہلے سے بنائی گئی منصوبوں کو شامل کر سکتا ہے۔

ایک خیال کو ایک مفید اگالی کارروائی میں تبدیل کریں

Inbox سے Clarify کے دوران مطالعے کے کونے کے خیال کو کھولیں۔ اگر یہ کئی مراحل کے ساتھ نتیجہ پیش کرتا ہے، تو اس نتیجے کو Project میں رکھیں اور ایک Task بنائیں یا منتخب کریں جیسے کہ “کھڑکی کے کنارے کی جگہ ماپنا”۔ جب Task کے لیے کام کرنے کے لیے تیار ہو جائے تو اس کے لیے Next Actions تفویض کریں۔ Project کی اپنی حیثیت کو آزادانہ طور پر جائزہ لیں۔
ماپ لینے کے بعد، آپ “کارپینٹر کا خاکہ وصول کریں” کو Waiting For کے طور پر بنا سکتے ہیں۔ جب خاکہ آ جائے، “شیلف کے خاکے کی منظوری دیں” ایک الگ تیار یا مقرر کردہ عمل بن سکتا ہے۔ حیثیتیں وہ فیصلے بیان کرتی ہیں جو آپ نے ان ریکارڈز کے بارے میں کیے ہیں؛ کسی ریکارڈ کو ان کے درمیان منتقل کرنا آپ کے لیے اگلا Task پیدا نہیں کرتا۔
آپ اب بھی تاریخیں، ٹیگز، ترجیحات، اسپیسز، اور ہائیرارکی کو GTD کے ساتھ استعمال کر سکتے ہیں۔ ایک ورک ٹیگ اور نیکسٹ ایکشنز کئی پروجیکٹس میں قابل عمل پیشہ ورانہ کام کے لیے اسمارٹ فلٹر بنا سکتے ہیں۔

وقت اور تکمیل کو علیحدہ سے مقرر کریں

جب کسی پابندی کا تعلق کسی خاص وقت سے ہو تو تاریخ اور یاد دہانی منتخب کریں۔ شیڈیول خود کوئی تاریخ فراہم نہیں کرتا۔ ویٹنگ فار کے لیے آپ کی اپنی فالو اپ کے لیے یاد دہانی ہو سکتی ہے، اور نیکسٹ ایکشنز بغیر تاریخ کے رہ سکتے ہیں جب تک کہ آپ فیصلہ نہ کریں کہ عمل کب کرنا ہے۔
زمرہ بندی تبدیل کرنے کے لیے، محفوظ شدہ صف کی Status مینو استعمال کریں یا Organise → Status اور Save میں ترمیم کریں۔ ایک مکمل ریکارڈ مکمل ہی رہتا ہے جب آپ اسے دوبارہ درجہ بندی کریں۔ GTD کو بند کرنے سے محفوظ شدہ Status برقرار رہتے ہیں اور عام All ویو واپس آتا ہے، تاکہ آپ کی باقی منصوبہ بندی قابل استعمال رہے۔

مختلف فیصلوں کے لیے وضاحت اور جائزہ استعمال کریں

وضاحت Inbox ریکارڈز سے شروع ہوتی ہے جنہیں فیصلہ درکار ہوتا ہے۔ جائزہ ان ریکارڈز کا دوبارہ جائزہ لیتا ہے جو پہلے ہی درجہ بندی کیے جا چکے ہیں۔ اس زمرہ کے لیے Status ٹیب کے Review استعمال کریں، یا All items → Review items پر جا کر محفوظ شدہ وعدوں کے ذریعے زیادہ وسیع پیمانے پر کام کریں۔
ایک ایڈیٹر کا مرحلہ Save کے بعد آگے بڑھتا ہے؛ Skip محفوظ شدہ ریکارڈ کو بغیر تبدیلی کے رکھتا ہے۔ Inbox کے باہر کوئی Project یا Area اس کی تفصیلات کھولتا ہے تاکہ آپ نتیجہ، مواد، اور Next Actions کا معائنہ کر سکیں۔ اس جائزہ کے مرحلے کو منظور کرنے کے لیے Next کو منتخب کریں۔ صرف ایک child Task کو Save کرنا Project کے جائزے کو منظور نہیں کرتا۔
مکمل جائزے کو بند کرنے سے اس جائزے کے سیاق و سباق میں پیش رفت برقرار رہتی ہے۔ جب آپ جاری رکھنا چاہیں تو Continue review کے ذریعے اسی Space اور scope کو دوبارہ کھولیں۔ ہفتہ وار نوٹیفیکیشن Analytics کھولتا ہے؛ جب آپ اپنے منصوبوں کے بارے میں فیصلے کرنے کے لیے تیار ہوں تو اس GTD جائزے کو Workflow کے اندر شروع کریں۔

ختم کرنے سے پہلے
[ ] منتخب شدہ status بتاتا ہے کہ ہر جائزہ شدہ ریکارڈ کے ساتھ کیا ہونا چاہیے۔
[ ] تاریخیں اور reminder کے اوقات اس وقت سیٹ کیے جاتے ہیں جب حقیقی وقت کی پابندی موجود ہو۔
[ ] فعال پروجیکٹس میں اگلا عمل موجود ہوتا ہے، اور جائزہ کے اقدامات کو جان بوجھ کر محفوظ یا تسلیم کیا جاتا ہے۔