Faça um plano que possa utilizar hoje

Escolha o que necessita da sua atenção, dê uma data ao trabalho com prazo e mantenha o resto dos seus planos fáceis de retomar.

Experimente no Mement
1. Abra Hoje e veja as Tarefas e Hábitos já devidos. Compare-os com o tempo que tem realmente disponível.
2. Registe qualquer coisa que esteja em falta. Use um nome concreto, como “Enviar o orçamento revisto”, e depois adicione uma data ou hora quando for importante.
3. Abra os seus Projetos ativos e escolha a próxima ação útil de cada um que necessite de atenção hoje.
4. Mantenha o trabalho posterior na sua Lista, Projeto ou Área. Atribua a data de hoje ao trabalho que pretende realizar hoje.
5. No final do dia, registe as Tarefas concluídas e o progresso dos Hábitos, depois decida o que fazer com cada compromisso não concluído.

Comece com o trabalho, depois escolha a sua estrutura.

Uma Tarefa é suficiente para uma única ação. Uma Lista mantém Tarefas relacionadas juntas, um Projeto agrupa o trabalho com vista a um resultado, e uma Área mantém uma responsabilidade contínua. Pode usar datas, lembretes, etiquetas, Espaços, Sessões e as outras ferramentas de planeamento sem ativar o GTD.
Por exemplo, “Enviar o orçamento revisto” pode permanecer como uma Tarefa isolada. “Preparar a apresentação para o cliente” pode necessitar de um Projeto que contenha várias Tarefas. “Trabalho” pode ser uma Área que contenha esse Projeto e outros compromissos. Adicione estrutura quando isso o ajudar a encontrar e rever o seu trabalho.

Tome decisões sobre um dia real

Suponha que tem uma reunião às 14:00, uma proposta para enviar, três recados e apenas uma hora para outro trabalho. Mantenha a hora real da reunião. Escolha “Enviar a proposta revisada” para hoje e depois deixe as Tarefas da apresentação posterior no seu Projeto. Os recados podem permanecer numa Lista até planear a viagem em Próximo.
Os hábitos em Hoje seguem o seu próprio cronograma e objetivos. Verifique o que é devido antes de adicionar mais Tarefas. Um objetivo semanal de leitura e uma Tarefa para enviar um documento representam diferentes tipos de progresso, mesmo quando trabalha em ambos hoje.
À noite, marca a cotação como feita se a enviaste. Para uma Tarefa incompleta, escolhe uma nova data, remove uma data desnecessária mantendo-a no seu Projeto, ou elimina-a se o compromisso já não existir. Uma Sessão regista o tempo gasto; pará-la não completa automaticamente o trabalho.

Mantém as escolhas de amanhã possíveis.

Revê regularmente os Projetos e Áreas ativos. Pergunta-te o que ainda importa, se um Projeto tem um próximo passo acionável e se uma data guardada ainda reflete um compromisso real. Etiquetas ou um Espaço de Trabalho podem ajudar-te a rever planos relacionados em vários Projetos.
Se ativar GTD, use o Workflow para clarificar os registos da Caixa de Entrada e rever os cinco estados. O planeamento diário habitual continua a funcionar com GTD desativado. Também pode configurar lembretes de manhã, à noite e semanais nas definições de lembretes. A notificação semanal abre a Análise; uma revisão GTD começa separadamente do Workflow.

Retorne após uma pausa

Após um feriado ou uma semana ocupada, comece com compromissos com prazo definido e Projetos ativos. Reveja as Tarefas em atraso individualmente para que um plano antigo não se torne inadvertidamente a carga de trabalho de hoje. Procure em Concluídas ou Eliminadas quando se lembrar de ter tratado de algo mas não conseguir encontrar nos registos ativos.
Construa o plano do dia seguinte a partir do trabalho que continua relevante. Não precisa recriar o seu espaço de trabalho nem atribuir novas datas a cada ideia guardada.

Antes de terminar
[ ] Hoje contém uma seleção realista de trabalho, incluindo Hábitos já agendados.
[ ] Compromissos com prazo definido têm as datas e horários de lembrete previstos.
[ ] Projetos ativos têm um próximo passo que consegue compreender quando regressar.