Faça um plano que você possa usar hoje

Escolha o que precisa da sua atenção, dê uma data para trabalhos com prazo e mantenha o restante dos seus planos fáceis de retomar.

Experimente no Mement
1. Abra Hoje e veja as Tarefas e Hábitos que já estão vencidos. Compare-os com o tempo que você realmente tem.
2. Registre qualquer coisa que esteja faltando. Use um nome concreto, como “Enviar a proposta revisada”, e depois adicione uma data ou hora quando for importante.
3. Abra seus Projetos ativos e escolha a próxima ação útil de cada um que precisa de atenção hoje.
4. Mantenha trabalhos futuros em sua Lista, Projeto ou Área. Atribua a data de hoje ao trabalho que você pretende fazer hoje.
5. No final do dia, registre as Tarefas concluídas e o progresso dos Hábitos, depois decida o que fazer com cada compromisso não concluído.

Comece pelo trabalho, depois escolha sua estrutura

Uma Tarefa é suficiente para uma única ação. Uma Lista mantém Tarefas relacionadas juntas, um Projeto agrupa trabalho em direção a um resultado, e uma Área mantém uma responsabilidade contínua. Você pode usar datas, lembretes, etiquetas, Espaços, Sessões e as outras ferramentas de planejamento sem ativar GTD.
Por exemplo, “Enviar a cotação revisada” pode permanecer como uma Tarefa independente. “Preparar a apresentação para o cliente” pode precisar de um Projeto contendo várias Tarefas. “Trabalho” pode ser uma Área contendo esse Projeto e outros compromissos. Adicione estrutura quando isso ajudar você a encontrar e revisar seu trabalho.

Tome decisões sobre um dia real

Suponha que você tenha uma reunião às 14:00, um orçamento para enviar, três tarefas externas e apenas uma hora para outros trabalhos. Mantenha o horário real da reunião. Escolha “Enviar o orçamento revisado” para hoje e depois deixe as tarefas da apresentação posterior no Projeto. As tarefas externas podem permanecer em uma Lista até você planejar a viagem em Próximo.
Os hábitos em Hoje seguem sua própria programação e metas. Verifique o que está pendente antes de adicionar mais Tarefas. Uma meta semanal de leitura e uma Tarefa para enviar um documento representam diferentes tipos de progresso, mesmo quando você trabalha em ambos hoje.
À noite, marque a cotação como feita se você a enviou. Para uma Tarefa não concluída, escolha uma nova data, remova uma data desnecessária enquanto a mantém em seu Projeto, ou exclua-a se o compromisso não existir mais. Uma Sessão registra o tempo gasto; pará-la não conclui automaticamente o trabalho.

Mantenha as opções de amanhã possíveis

Revise regularmente os Projetos e Áreas ativos. Pergunte o que ainda importa, se um Projeto possui um próximo passo acionável e se uma data salva ainda reflete um compromisso real. Etiquetas ou um Espaço de Trabalho podem ajudá-lo a revisar planos relacionados em vários Projetos.
Se você ativar GTD, use o Workflow para esclarecer os registros da Caixa de Entrada e revisar os cinco status. O planejamento diário comum ainda funciona com GTD desativado. Você também pode configurar lembretes matinais, vespertinos e semanais nas configurações de lembrete. A notificação semanal abre o Analytics; uma revisão de GTD começa separadamente do Workflow.

Retorne após uma pausa

Depois de um feriado ou uma semana ocupada, comece com compromissos com prazo definido e Projetos ativos. Revise Tasks atrasadas individualmente para que um plano antigo não se torne a carga de trabalho de hoje por acidente. Procure em Concluído ou Excluído quando lembrar de ter tratado algo, mas não conseguir encontrá-lo entre os registros ativos.
Construa o plano do dia seguinte a partir do trabalho que permanece relevante. Você não precisa recriar seu espaço de trabalho ou atribuir novas datas a toda ideia salva.

Antes de terminar
[ ] O dia de hoje contém uma seleção realista de trabalho, incluindo Hábitos já agendados.
[ ] Compromissos com prazo definido têm as datas e horários de lembrete pretendidos.
[ ] Projetos Ativos têm um próximo passo que você pode entender quando retornar.